Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, công chứng viên là người được Nhà nước bổ nhiệm để thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, qua đó bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại. Với vị trí đặc thù đó, công chứng viên không chỉ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt khi được bổ nhiệm mà còn phải duy trì đầy đủ điều kiện hành nghề trong suốt quá trình hoạt động. Theo quy định mới nhất của Luật Công chứng, nếu không còn đủ điều kiện hoặc vi phạm những chuẩn mực pháp lý nhất định, công chứng viên có thể bị miễn nhiệm. Việc quy định rõ các trường hợp miễn nhiệm không chỉ nhằm bảo đảm tính nghiêm minh của pháp luật mà còn góp phần giữ gìn uy tín, đạo đức và chất lượng của hoạt động công chứng trong xã hội.
1. Miễn nhiệm công chứng viên theo nguyện vọng và trường hợp đương nhiên được miễn nhiệm công chứng viên
Theo khoản 1 điều 16 Luật công chứng 2024, công chứng viên có thể được miễn nhiệm trong một số trường hợp không mang tính chất xử lý vi phạm mà xuất phát từ ý chí cá nhân hoặc điều kiện khách quan theo luật định.
Trước hết, công chứng viên được miễn nhiệm theo nguyện vọng cá nhân. Đây là trường hợp công chứng viên chủ động đề nghị chấm dứt tư cách hành nghề khi không còn nhu cầu hoặc không còn điều kiện tiếp tục đảm nhiệm chức danh. Quy định này thể hiện sự tôn trọng quyền tự do lựa chọn nghề nghiệp của cá nhân, đồng thời bảo đảm tính tự nguyện trong việc duy trì hay chấm dứt hoạt động hành nghề công chứng.
Bên cạnh đó, công chứng viên cũng được miễn nhiệm khi được chuyển làm công việc khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, việc miễn nhiệm nhằm bảo đảm sự phù hợp giữa chức danh công chứng viên với vị trí công tác thực tế. Khi cá nhân được giao nhiệm vụ mới không còn đáp ứng điều kiện hoặc không còn phù hợp để tiếp tục hành nghề công chứng, việc miễn nhiệm là cần thiết để bảo đảm tính thống nhất trong quản lý cán bộ và hoạt động nghề nghiệp.
Ngoài các trường hợp trên, pháp luật quy định công chứng viên đương nhiên miễn nhiệm khi quá 70 tuổi. Đây là trường hợp miễn nhiệm mang tính bắt buộc, không phụ thuộc vào ý chí của cá nhân. Việc đặt ra giới hạn độ tuổi hành nghề nhằm bảo đảm yêu cầu về sức khỏe, năng lực và chất lượng hoạt động công chứng, đồng thời tạo điều kiện cho sự kế thừa và phát triển đội ngũ công chứng viên.
Như vậy, các quy định về miễn nhiệm trong những trường hợp này thể hiện sự cân bằng giữa quyền tự quyết của cá nhân và yêu cầu quản lý nhà nước, bảo đảm hoạt động công chứng được thực hiện bởi những người đáp ứng đầy đủ điều kiện và phù hợp với thực tiễn.
2. Các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên theo quy định mới nhất
Theo khoản 2 điều 16 Luật công chứng 2024, bên cạnh các trường hợp miễn nhiệm theo nguyện vọng hoặc đương nhiên miễn nhiệm, công chứng viên còn có thể bị miễn nhiệm trong những trường hợp mang tính bắt buộc. Đây là những trường hợp xuất phát từ việc không còn đáp ứng tiêu chuẩn hành nghề, vi phạm pháp luật hoặc không bảo đảm điều kiện để tiếp tục giữ chức danh công chứng viên. Quy định này thể hiện tính nghiêm minh của pháp luật, đồng thời nhằm bảo đảm chất lượng, uy tín và sự an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng – một lĩnh vực có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với đời sống dân sự và kinh tế – xã hội. Công chứng viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:
- Không còn đủ các tiêu chuẩn quy định tại Điều 10 của Luật này, trừ trường hợp đương nhiên miễn nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này;
Điều 10. Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên
Người có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét bổ nhiệm công chứng viên:
1. Là công dân Việt Nam không quá 70 tuổi;
2. Thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng;
3. Có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật;
4. Có thời gian công tác pháp luật từ đủ 03 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật;
5. Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng;
6. Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
- Thuộc trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 14 của Luật này;
Điều 14. Những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên
...
4. Người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
- Được tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động giữ một trong các vị trí công tác quy định tại khoản 5 Điều 14 của Luật này, trừ trường hợp đã được miễn nhiệm theo quy định tại khoản 1 Điều này;
Điều 14. Những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên
...
5. Người đang là cán bộ, công chức, viên chức, trừ viên chức của Phòng công chứng; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.
- Thuộc trường hợp quy định tại điểm h khoản 1 Điều 9 của Luật này;
Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Nghiêm cấm công chứng viên thực hiện các hành vi sau đây:
...
h) Đồng thời hành nghề tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên; đồng thời là thừa phát lại, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá; làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, cơ quan, tổ chức khác hoặc tham gia công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính;
- Không hành nghề công chứng trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên hoặc không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên, trừ trường hợp không hành nghề do bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 15 của Luật này, Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 32 của Luật này;
Điều 32. Tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng
1. Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động trong các trường hợp sau đây:
...
b) Không thể hoạt động vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan theo quy định của Bộ luật Dân sự.
- Hết thời hạn tạm đình chỉ hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 15 của Luật này mà lý do tạm đình chỉ vẫn còn;
Điều 15. Tạm đình chỉ hành nghề công chứng
...
2. Thời gian tạm đình chỉ hành nghề công chứng tối đa là 12 tháng.
- Bị xử phạt vi phạm hành chính từ 02 lần trở lên về hoạt động hành nghề công chứng trong thời hạn 12 tháng; hành nghề công chứng khi chưa đủ điều kiện hành nghề công chứng hoặc trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;
- Bị xử lý kỷ luật từ 02 lần trở lên trong thời hạn 12 tháng hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc;
- Bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;
- Thuộc trường hợp không đủ tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên tại thời điểm được bổ nhiệm.
Như vậy, các quy định về miễn nhiệm bắt buộc đối với công chứng viên không chỉ nhằm xử lý các hành vi vi phạm hoặc tình trạng không đủ điều kiện hành nghề, mà còn góp phần bảo vệ sự trong sạch và chuyên nghiệp của đội ngũ công chứng viên. Thông qua cơ chế này, pháp luật thiết lập một hàng rào pháp lý chặt chẽ để bảo đảm rằng chỉ những người đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về năng lực, đạo đức và trách nhiệm mới được tiếp tục hành nghề, qua đó củng cố niềm tin của xã hội đối với hoạt động công chứng và hệ thống pháp luật nói chung.
3. Trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên
Căn cứ Mục II Phụ lục IV Nghị định số 121/2025/NĐ-CP thì trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện như sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị miễn nhiệm
Hồ sơ gồm Văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.
Bước 2. Nộp hồ sơ
Công chứng viên thuộc trường hợp miễn nhiệm theo nguyện vọng nộp hồ sơ:
- Trực tiếp;
- Qua dịch vụ bưu chính;
- Hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
Nơi nộp: Sở Tư pháp nơi đang hành nghề hoặc nơi hành nghề cuối cùng; nếu đã được bổ nhiệm nhưng chưa hành nghề thì nộp tại Sở Tư pháp nơi đề nghị bổ nhiệm.
Bước 3. Sở Tư pháp xem xét và đề nghị
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ:
- Sở Tư pháp có văn bản đề nghị miễn nhiệm gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trong đó nêu rõ quá trình hành nghề và đề xuất.
- Nếu từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Đối với trường hợp miễn nhiệm bắt buộc: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi có căn cứ xác định công chứng viên thuộc diện bị miễn nhiệm, Sở Tư pháp phải có văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, kèm theo tài liệu liên quan.
Bước 4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc miễn nhiệm.
Nếu từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần xác minh:
- Yêu cầu bổ sung, làm rõ hoặc phối hợp xác minh;
- Thời gian xác minh không quá 20 ngày làm việc;
- Thời hạn 10 ngày được tính lại từ khi nhận đủ kết quả bổ sung hoặc xác minh.
Bước 5. Trách nhiệm theo dõi, báo cáo
Tổ chức hành nghề công chứng khi phát hiện công chứng viên thuộc trường hợp bị miễn nhiệm hoặc đương nhiên miễn nhiệm phải báo cáo kịp thời bằng văn bản cho Sở Tư pháp.
Sở Tư pháp có trách nhiệm thường xuyên rà soát, cập nhật danh sách công chứng viên miễn nhiệm; đăng tải trên Cổng thông tin điện tử và cập nhật vào phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp.
Bước 6. Hệ quả pháp lý
Kể từ thời điểm quyết định miễn nhiệm có hiệu lực, công chứng viên không được ký văn bản công chứng.
Kết luận
Quy định về các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên thể hiện rõ quan điểm nhất quán của pháp luật Việt Nam trong việc xây dựng một đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp, liêm chính và có trách nhiệm. Miễn nhiệm không đơn thuần là một hình thức xử lý hành chính, mà còn là cơ chế bảo đảm rằng chỉ những người thực sự đủ tiêu chuẩn về năng lực, đạo đức và trách nhiệm mới được tiếp tục thực hiện quyền năng pháp lý quan trọng này. Đồng thời, việc cho phép miễn nhiệm theo nguyện vọng cá nhân cũng thể hiện tính nhân văn và linh hoạt của pháp luật. Nhờ đó, hoạt động công chứng luôn được đặt trong khuôn khổ pháp luật nghiêm minh, góp phần củng cố niềm tin của người dân, doanh nghiệp đối với hệ thống pháp lý và trật tự pháp luật trong đời sống xã hội hiện nay.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
