Công ty chỉ được trừ lương nhân viên trong 03 trường hợp nào?

1. 03 trường hợp công ty được phép trừ lương nhân viên

Theo quy định tại Điều 102 và Điều 129 của Bộ luật Lao động 2019, việc khấu trừ lương của nhân viên chỉ được thực hiện trong những trường hợp cụ thể như sau:

• Khi nhân viên làm hư hỏng các trang thiết bị, dụng cụ hoặc có hành vi khác gây thiệt hại về tài sản, công ty có quyền khấu trừ lương để bồi thường. Tuy nhiên, nếu thiệt hại do sơ suất và giá trị thiệt hại không vượt quá 10 tháng lương tối thiểu vùng theo quy định của Chính phủ tại nơi làm việc, thì mức bồi thường không vượt quá 03 tháng lương. Khoản khấu trừ sẽ được thực hiện hàng tháng theo quy định tại khoản 3 Điều 102 của Bộ luật Lao động 2019.
• Trong trường hợp nhân viên làm mất dụng cụ, trang thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động hoặc tài sản khác do người sử dụng lao động bàn giao, công ty cũng có quyền khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại. Mức bồi thường sẽ dựa trên giá trị thị trường của tài sản bị mất hoặc theo quy định trong nội quy lao động.
• Nếu nhân viên tiêu hao vật tư vượt mức định mức cho phép, công ty có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Trong các trường hợp trên, mức bồi thường có thể là một phần hoặc toàn bộ giá trị thiệt hại, tùy thuộc vào nội quy lao động và các thỏa thuận cụ thể. Nếu có hợp đồng trách nhiệm liên quan, bồi thường phải thực hiện theo điều khoản đã được quy định trong hợp đồng đó. Tuy nhiên, nếu thiệt hại xảy ra do các yếu tố không thể kiểm soát được như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa, hoặc sự kiện khách quan khác, mà công ty đã áp dụng tất cả các biện pháp cần thiết mà vẫn không thể khắc phục được, thì nhân viên không phải bồi thường.

2. Trừ lương trái quy định, công ty có thể bị phạt hành chính đến 80 triệu đồng

Theo Điều 124 của Bộ luật Lao động 2019, việc khấu trừ lương không được coi là một hình thức xử lý kỷ luật lao động. Điều này có nghĩa là công ty không được phép sử dụng việc cắt giảm lương như một phương thức để xử lý các vấn đề kỷ luật với nhân viên.

Ngoài những trường hợp cụ thể đã được phép khấu trừ lương theo quy định, bất kỳ hành vi tự ý trừ lương của người sử dụng lao động đều có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 3 Điều 19 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt tiền có thể dao động từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động nếu họ áp dụng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương như một cách xử lý kỷ luật thay vì sử dụng các phương thức xử lý kỷ luật lao động hợp pháp.

Cần lưu ý rằng mức phạt nêu trên áp dụng đối với các cá nhân. Đối với các tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi mức phạt đối với cá nhân. Do đó, nếu người sử dụng lao động là doanh nghiệp, hành vi cố tình trừ lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động có thể bị phạt lên đến 80 triệu đồng.

Để khắc phục hậu quả của hành vi cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động, theo khoản 4 Điều 19 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, biện pháp cần thực hiện là buộc người sử dụng lao động phải hoàn trả số tiền đã bị khấu trừ hoặc phải thanh toán đủ tiền lương cho nhân viên.

3. Một số lưu ý khi trừ lương nhân viên

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi thực hiện việc trừ lương nhân viên dựa trên các quy định hiện hành:

• Tuân thủ Quy Định Pháp Luật: Việc trừ lương phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật, cụ thể là Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn thi hành. Trừ lương không được xem là một hình thức xử lý kỷ luật lao động.
• Xác Định Trường Hợp Khấu Trừ: Chỉ được phép khấu trừ lương trong những trường hợp cụ thể như: Nhân viên làm hư hỏng trang thiết bị, dụng cụ, hoặc gây thiệt hại tài sản của công ty. Nhân viên làm mất dụng cụ, trang thiết bị, hoặc tài sản của công ty. Nhân viên tiêu hao vật tư vượt định mức cho phép.
• Giới Hạn Mức Khấu Trừ: Đối với thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, mức bồi thường không được vượt quá 03 tháng lương. Nếu thiệt hại do nhân viên gây ra không vượt quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, công ty phải khấu trừ lương theo quy định.
• Trách Nhiệm Theo Hợp Đồng: Nếu có hợp đồng trách nhiệm giữa nhân viên và công ty, việc bồi thường phải thực hiện theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Xử Phạt Hành Chính: Nếu công ty tự ý trừ lương ngoài những trường hợp cho phép, công ty có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 20 triệu đến 40 triệu đồng, hoặc đến 80 triệu đồng đối với các tổ chức.
• Biện Pháp Khắc Phục Hậu Quả: Trong trường hợp vi phạm, công ty phải khắc phục bằng cách hoàn trả khoản tiền đã khấu trừ hoặc trả đủ tiền lương cho nhân viên theo quy định.
• Xem Xét Các Tình Huống Khách Quan: Không yêu cầu bồi thường trong các trường hợp thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa hoặc các sự kiện khách quan không thể lường trước và không thể khắc phục dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết.
• Thực Hiện Theo Nội Quy Lao Động: Nếu có quy định cụ thể trong nội quy lao động của công ty về việc khấu trừ lương, công ty cần thực hiện đúng theo nội quy đã ban hành.

Đảm bảo thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro pháp lý và duy trì mối quan hệ lao động tốt đẹp với nhân viên.

4. Ý nghĩa của các quy định trên đối với người lao động và người sử dụng lao động

Các quy định về việc trừ lương trong Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định liên quan có ý nghĩa quan trọng đối với cả người lao động và người sử dụng lao động. Dưới đây là ý nghĩa cụ thể của các quy định này đối với từng bên:

Đối với Người Lao Động

• Bảo Vệ Quyền Lợi Tài Chính: Giới Hạn Khấu Trừ: Quy định rõ ràng về mức khấu trừ tối đa bảo vệ quyền lợi tài chính của người lao động. Điều này đảm bảo rằng họ không bị mất quá nhiều tiền lương do thiệt hại không nghiêm trọng hoặc do sự cố ngoài ý muốn. Không Khấu Trừ Trong Một Số Trường Hợp: Người lao động không phải chịu trách nhiệm tài chính trong các tình huống như thiên tai, hỏa hoạn, hoặc các sự kiện bất khả kháng.
• Minh Bạch và Công Bằng: Rõ Ràng Quy Trình: Quy định về việc khấu trừ lương giúp người lao động hiểu rõ hơn về các trường hợp nào có thể dẫn đến việc khấu trừ lương và mức độ khấu trừ, từ đó giúp họ dễ dàng bảo vệ quyền lợi của mình.
• Bảo Vệ Quyền Lợi Hợp Pháp: Được Hoàn Trả: Nếu có khấu trừ không hợp pháp, người lao động có quyền yêu cầu công ty hoàn trả số tiền đã bị khấu trừ, theo quy định của pháp luật.

Đối với Người Sử Dụng Lao Động

• Tuân Thủ Pháp Luật: Ngăn Ngừa Rủi Ro Pháp Lý: Các quy định rõ ràng về việc khấu trừ lương giúp người sử dụng lao động tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính do vi phạm quy định pháp luật.
• Quản Lý và Xử Lý Hiệu Quả: Quản Lý Thiệt Hại: Quy định về khấu trừ lương giúp người sử dụng lao động có phương thức để xử lý thiệt hại do nhân viên gây ra một cách công bằng và hợp lý, đồng thời giúp duy trì kỷ luật lao động trong công ty.
• Xây Dựng Môi Trường Lao Động Công Bằng: Công Bằng và Minh Bạch: Quy định giúp tạo ra một môi trường làm việc công bằng và minh bạch, nơi mà việc xử lý các vấn đề liên quan đến thiệt hại tài sản hoặc tiêu hao vật tư được thực hiện một cách hợp lý và có căn cứ pháp lý.
• Trách Nhiệm và Xử Lý: Trách Nhiệm Đối Với Quy Định: Công ty phải đảm bảo rằng tất cả các hành vi trừ lương đều phải tuân thủ đúng theo quy định pháp luật và nội quy lao động, từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động và tránh các hình thức xử phạt hành chính. 

Các quy định này có vai trò quan trọng trong việc duy trì sự công bằng, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quan hệ lao động. Đối với người lao động, chúng bảo vệ quyền lợi tài chính và đảm bảo rằng các khoản khấu trừ lương được thực hiện công bằng và hợp lý. Đối với người sử dụng lao động, chúng giúp quản lý thiệt hại, đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng môi trường làm việc tích cực và công bằng.