1. Thư ký công ty làm những công việc gì?
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp công ty:
Đây chính là công việc quan trọng nhất mà một thư ký doanh nghiệp đảm nhận. Nó bao gồm các việc làm sau đây:
- Sắp xếp lịch họp, làm việc và lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép thông tin về các cuộc họp đó.
- Tổ chức hội ý các bộ phận liên quan để các bên có thể báo cáo trực tiếp, nêu ra quan điểm cá nhân của mình trong một công việc nào đó.
- Ghi chép, lưu lại ý kiến của các cấp lãnh đạo và chuyển chúng cho những người có trách nhiệm liên quan.
Tiếp nhận, ghi chép và xử lý thông tin:
Thư ký giữ một vài trò đặc biệt quan trọng trong việc đại diện cho đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp. Vậy nên, mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều do thư ký tiếp nhận và bàn giao cho các bên liên quan.
Công việc tiếp theo mà thư ký cần thực hiện sẽ là:
- Tổng hợp, phân loại giấy tờ.
- Giúp các lãnh đạo giải quyết những loại giấy tờ không quan trọng.
- Đảm bảo văn bản, giấy tờ đến đúng phòng ban, cá nhân một cách chính xác và đầy đủ, được bảo mật tốt.
- Thu nhập những thông tin liên quan đến số liệu.
- Truy tìm tài liệu thất lạc, tìm các tài liệu hữu ích cho công việc khi cần thiết.
- Biên/ phiên dịch tài liệu theo đúng yêu cầu của cấp trên.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề cá nhân nội bộ công ty:
Những việc nội bộ doanh nghiệp sẽ do nhiều phòng ban phối hợp giải quyết. Và trách nhiệm quan trọng của thư ký chính là hỗ trợ kết nối các phòng ban. Từ đó, có được giải pháp tốt nhất.
Tiếp đón khách hàng:
Thư ký giữ vai trò như một người đại diện, là bộ mặt của công ty. Chính vì vậy, ngoài các nhiệm vụ giấy tờ, thư ký còn đảm nhiệm luôn việc đón tiếp khách hàng. Cụ thể như sau:
- Đón khách, giải quyết những mong muốn của khách hàng trong khả năng của mình.
- Sắp xếp nơi để khách ngồi đợi, gặp người cần gặp.
- Hỗ trợ khách có phương tiện di chuyển phù hợp.
- Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ cho khách trước khi bước vào cuộc gặp mặt.
Sắp xếp lịch trình công tác cho cấp trên:
Do đặc thù ngành nghề, nhiều nhân sự thường phải đi công tác ở nhiều tỉnh thành khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyển đi với lịch trình cụ thể nhất. Những công việc chính có thể kể tới như sau:
- Phác thảo các thông tin cần thiết về mục đích, nơi đi, nơi đến, thời gian, các điểm dừng, lựa chọn các phương tiện di chuyển phù hợp.
- Viết chương trình gặp mặt, ngày giờ, đối tượng cần gặp mặt…
- Chịu trách nhiệm đặt vé, lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp.
- Đặt khách sạn.
- Tạm ứng, quyết toán chi phí cho chuyến đi.
2. Công ty cổ phẩn có thể bổ nhiệm thêm chức vụ thư ký công ty hay không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 156 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về bổ nhiệm thêm chức vụ thư ký cho công ty cổ phần như sau:
- Khi xét thấy cần thiết, Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm thư ký công ty. Thư ký công ty có quyền và nghĩa vụ sau đây:
+ Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp;
+ Hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao;
+ Hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty;
+ Hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính;
+ Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên công ty cổ phần có thể bổ nhiệm thêm chức vụ thư ký công ty.
3. Vai trò quan trọng của thư ký trong quản trị doanh nghiệp
Thư ký là cầu nối giữa cấp trên với khách hàng:
Một thư ký giỏi có thể làm cho bộ mặt doanh nghiệp “tốt” hơn đóng góp phần quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp.
Sự chuyên nghiệp của một thư ký thể hiện trong những lần đại diện cho cấp trên thương thảo với các đối tác khách hàng trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ, … Bên cạnh đó, người làm thư ký cần có tác phong chuyên nghiệp, kinh động trong cách ứng xử, thông minh, trang phục lịch thiệp và tự tin giao tiếp khi gặp gỡ, giao dịch với khách hàng.
Thư ký chính là sự kết nối giữa cấp trên với khách hàng cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Một thư ký chuyên nghiệp cần trang bị rất nhiều kiến thức của tất cả các lĩnh vực khác nhau: kế toán, nhân sự, quản trị, … cùng với nhiều nghiệp vụ văn phòng khác. Từ đó thư ký trở thành cánh tay trái của cấp trên trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin cho nên công việc này đòi hỏi trí nhớ rất cao và cực kỳ nhạy bén kể cả trong những tình huống nhỏ nhất.
Thư ký đóng góp ý kiến trực tiếp đến quyết định của lãnh đạo:
Không chỉ là người có khả năng kết nối, thư ký doanh nghiệp còn chịu một trách nhiệm quan trọng khác. Đó chính là tham mưu cho các cấp lãnh đạo.
Là người theo dõi sát sao quy trình làm việc, các kết quả liên quan của doanh nghiệp nên thư ký có thể nhận ra những vấn đề tồn đọng. Sau khi lựa chọn được vấn đề đáng chú ý, thư ký có thể đưa ý kiến tham mưu để lãnh đạo giải quyết.
Quy trình này có thể diễn ra thông qua văn bản hoặc lời nói. Nhưng nó thường diễn ra ở công ty để dễ dàng kết nối với các bên liên quan.
Như vậy, có thể thấy thư ký chính là bộ mặt của doanh nghiệp tác động đến quá trình quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển.
4. Kỹ năng cần có cho một thư ký chuyên nghiệp
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống:
Khả năng phân tích, xử lý tình huống có ý nghĩa rất lớn Kỹ năng quan trọng của thư ký là gì? Khả năng phân tích, xử lý tình huống có ý nghĩa rất lớn Khả năng phân tích đặc biệt quan trọng với một người làm thư ký. Bởi nhiều trường hợp, họ cần thay mặt cấp trên của mình giải quyết các công việc vì ban lãnh đạo không phải lúc nào cũng thường trực ở công ty. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp thư ký nhanh chóng ổn định tình hình, xử lý kịp thời các khúc mắc, mâu thuẫn diễn ra trong nội bộ công ty một cách ổn thỏa. Chính vì vậy thư ký cần có khả năng phân tích và xác định điểm mấu chốt của vấn đề mình gặp phải. Từ đó, hỗ trợ sếp của mình trong công việc một cách tối đa.
Kỹ năng giao tiếp:
Thư ký chính là bộ mặt của công ty, là người đầu tiên tiếp xúc khách hàng hoặc đối tác của công ty. Chính vì vậy thư ký cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt nếu muốn làm ở vị trí này. Kỹ năng giao tiếp thành thạo sẽ tạo cho khách hàng một sự thoải mái, qua đó tạo được ấn tượng tốt và phần nào thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Khi đó, thư ký sẽ hoàn thành nhiệm vụ hỗ trợ cấp trên khi ngoại giao, đàm phán theo cách linh hoạt nhất.
Thư ký giỏi cũng biết cách sống hòa nhã với tất cả nhân viên trong công ty. Chính khả năng thích ứng với môi trường, biết giao tiếp với nhiều ngôn ngữ khác nhau sẽ giúp họ thành công hơn.
Kỹ năng sắp xếp công việc:
Khi muốn làm thư ký văn phòng, bạn phải biết cách phân tích, lên kế hoạch và hỗ trợ cấp trên sắp xếp công việc của mình. Do đó bạn sẽ cần học hỏi không ngừng các kỹ năng liên quan tới đặc thù làm việc của doanh nghiệp. Kỹ năng ghi chép nhanh nội dung công việc, trí nhớ tốt, khả năng quản lý thời gian hữu hiệu cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc này.
Kỹ năng tin học văn phòng:
Thư ký cần thành thạo tin học văn phòng, không cần quá giỏi trong các kỹ năng máy tính. Nhưng thư ký bắt buộc phải biết làm Excel, word, powerpoint để tiến hành soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, thuyết trình,… B
Thư ký phải quản lý rất nhiều công việc Lập kế hoạch, lên lịch trình, tổ chức các công việc cá nhân và hỗ trợ điều hành doanh nghiệp là việc mà bất kỳ thư ký nào cũng phải làm. Và nếu muốn hoàn thành tốt, bạn phải có kỹ năng tổ chức công việc và phối hợp với các phòng ban liên quan. Khả năng làm việc logic, phán đoán linh hoạt sẽ giúp bạn quản lý thời gian và hoàn thành công việc thật tốt.
Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Tổng thư ký Quốc hội là gì ? Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ câu tố chức của Ban Thư ký của Luật Minh Khuê.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Công ty cổ phẩn có thể bổ nhiệm thêm chức vụ thư ký công ty hay không? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
