Đại diện ủy quyền theo hợp đồng ủy quyền với người bên ngoài pháp nhân

1. Khái niệm hợp đồng bảo đảm là gì?

Tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 21, hợp đồng bảo đảm được hiểu như sau:

Hợp đồng bảo đảm bao gồm hợp đồng cầm cố tài sản, hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng đặt cọc, hợp đồng ký cược, hợp đồng ký quỹ, hợp đồng mua bán tài sản có bảo lưu quyền sở hữu, hợp đồng bảo lãnh hoặc hợp đồng tín chấp.

Hợp đồng bảo đảm có thể là sự thỏa thuận giữa bên bảo đảm và bên nhận bảo đảm hoặc thỏa thuận giữa bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm và người có nghĩa vụ được bảo đảm.

Hợp đồng bảo đảm có thể được thể hiện bằng hợp đồng riêng hoặc là điều khoản về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trong hình thức giao dịch dân sự khác phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Người đại diện theo pháp luật thường giữ các chức danh quản lý trong cơ cấu tổ chức của công ty. Ví dụ:

- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Chủ tịch Hội đồng thành viên; Giám đốc/Tổng giám đốc (Khoản 3 Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020).

- Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị; Giám đốc/Tổng giám đốc (Khoản 2 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020).

3. Hình thức phát sinh quan hệ đại diện theo pháp luật 

Dựa trên tình hình thực tế, khi phát sinh một quan hệ đại diện thì quan hệ này sẽ được xác lập thông qua hai hình thức:

+ Hình thức thứ nhất là hình thức đại diện do pháp luật quy định. Ví dụ cụ thể cho trường hợp này như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn A đăng kí kinh doanh hợp pháp, theo thông tin đăng ký kinh doanh ban đầu, B là người đại diện theo pháp luật của công ty mà công ty A đăng kí trong Giấy phép đăng kí kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư. Trường hợp này thuộc diện đại diện theo quy định của pháp luật.

+ Hình thức thứ hai là hình thức đại diện khi có sự ủy quyền từ cá nhân, pháp nhân này sang cá nhân, pháp nhân khác. Cũng với ví dụ trên, nếu như B-người đại diện theo pháp luật của công ty vì một lí do nào đó không thể trực tiếp thực hiện một công việc cần có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật, thì B có thể ủy quyền sang cho C thay mặt mình thực hiện công việc đó trong một thời hạn nhất định thì C sẽ thuộc trường hợp đại diện theo ủy quyền.

Quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020 quy định, Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Chức danh của người đại diện theo pháp luật của công ty có thể là Giám đốc, Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty,….

Đối với công ty TNHH 1 thành viên mà chủ sở hữu là tổ chức thì công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đối với công ty cổ phần, trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Số lượng người đại diện theo pháp luật 

Cũng giống như Luật Doanh nghiệp cũ , Luật doanh nghiệp 2020 cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có hơn một người đại diện theo pháp luật.

“2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.”

Quy định này nhằm hướng tới việc tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật cho mình trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Có thể nói, đây là một trong những nội dung thay đổi cơ bản so với Luật Doanh nghiệp cũ (công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần chỉ có duy nhất một người đại diện theo pháp luật). Đứng dưới khía cạnh đảm bảo quyền tự do kinh doanh, đây là một quy định mang tính đột phá trong việc cho doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể hội nhập nhanh hơn, tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh thông qua các đại diện theo pháp luật. Đồng thời, quy định này sẽ góp phần tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện duy nhất của doanh nghiệp bất hợp tác, không thực hiện các yêu cầu của thành viên/cổ đông trong quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp trong nội bộ cũng như giao dịch với bên ngoài công ty. Bằng cách có nhiều hơn 1 người đại diện, sự lạm quyền, bất hợp tác như đã nói trên sẽ bị vô hiệu hóa.

4. Quy đinh về đại diện ký hợp đồng bảo đảm

Việc ký hợp đồng nói chung, hợp đồng bảo đảm nói riêng do người đại diện theo pháp luật của pháp nhân hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền thực hiện. Người được ủy quyền có hai dạng là được ủy quyền đại diện trong nội bộ pháp nhân và người được ủy quyền theo hợp đồng ủy quyền với người bên ngoài pháp nhân.

Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm 3 dạng sau: người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ, ngưòi có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật và người do Toà án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Toà án. Một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân phù hợp với quyền, nghĩa vụ của mình được xác định rõ theo điều lệ hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đối với pháp nhân là công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể nhiều ngưòi đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đổi đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Quy định về việc nhiều người đại diện theo pháp luật này là một rủi ro pháp lý rất đáng ngại cho các đổi tác giao dịch. Vì như vậy đồng nghĩa với việc đòi hỏi các đối tác phải biết rõ thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật của pháp nhân trong khi không có cơ sở để xác định chắc chắn đâu là điều lệ hiện hành và có hiệu lực của pháp nhân. Đây hoàn toàn là công việc nội bộ của pháp nhân, vì vậy pháp nhân phải chịu trách nhiệm đối với việc xác lập, thực hiện giao dịch của nhân viên mình nói chung, của người đại diện theo pháp luật nói riêng.

Đối với đại diện trong nội bộ pháp nhân, Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định, thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Trường hợp không xác định được thời hạn đại diện theo quy định này thì thời hạn đại diện được xác định theo một trong hai cách:

Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó.

Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện. Quan hệ đại diện theo phân công, phân cấp, phân nhiệm trong nội bộ pháp nhân không phải là hợp đồng ủy quyền. Vì vậy, hai Bộ luật Dân sự năm cũ  trước đây không quy định hạn chế văn bản ủy quyền chỉ có hiệu lực trong vòng 01 năm. Tuy nhiên, theo quy định Bộ luật Dân sự năm 2015 thì văn bản ủy quyền nội bộ pháp nhân cũng phải thực hiện thời hạn đại diện 01 năm giống như hợp đồng ủy quyền, nếu như không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể.

5. Đối với đại diện ủy quyền theo hợp đồng ủy quyền với người bên ngoài pháp nhân

Đối với đại diện ủy quyền theo hợp đồng ủy quyền với người bên ngoài pháp nhân, cả ba Bộ luật Dân sự năm cũ và 2015 đều quy định, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Như vậy, khi giao dịch với người được ủy quyền nội bộ hay theo hợp đồng ủy quyền thì thời hạn ủy quyền chỉ có hiệu lực 01 năm, nếu như không được xác định rõ ràng một thời hạn khác.

Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định, bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong 02 trường hợp: có sự đồng ý của bên ủy quyền và do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được. Tuy nhiên, việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu, và hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền. Chẳng hạn, hợp đồng ủy quyền ban đầu bằng văn bản, thì việc ủy quyền lại cũng phải bằng văn bản.

Như vậy, việc ủy quyền lại không còn bị hạn chế “chỉ được ủy quyền lại người thứ ba, nếu được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định” như quy định trước đây tại hai Bộ luật Dân sự năm cũ. Thay vì chỉ được ủy quyền đến người thứ ba, thì có thể ủy quyền không giới hạn. Tuy nhiên, chấp nhận việc ủy quyền lại càng nhiều lượt thì càng tăng thêm rủi ro pháp lý trong giao dịch. Chẳng hạn, giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưỏng phòng ký hợp đồng là bình thường, nhưng khi ủy quyền cho nhân viên đã là việc không bình thường. Nêu giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc, rồi phó giám đốc quyền lại cho trưởng phòng, rồi trưởng phòng tiếp tục ủy quyền lại cho nhân viên thì là điều rất bất thường, sẽ rắc rôì, phức tạp và giảm sự an toàn pháp lý cho đối tác ký kết hợp đồng.