Danh bản là gì? Khi nào phải lấy danh bản trong tố tụng hình sự?

 Danh bản không chỉ đơn thuần là hồ sơ hành chính, mà còn là chứng cứ nghiệp vụ có giá trị pháp lý cao, giúp cơ quan tiến hành tố tụng quản lý, đối chiếu, truy tìm hoặc xác định lại nhân thân của người bị bắt, bị tạm giữ, bị can, bị cáo. Hoạt động lấy danh bản được tiến hành theo quy định pháp luật, có trình tự, thủ tục cụ thể, nhằm bảo đảm tính hợp pháp, khách quan và bảo vệ quyền con người trong quá trình tố tụng.

Việc tìm hiểu rõ “danh bản là gì” và “khi nào phải lấy danh bản trong tố tụng hình sự” là rất cần thiết, không chỉ đối với người học và hành nghề luật mà còn đối với cán bộ tư pháp, điều tra viên, kiểm sát viên, thẩm phán trong thực tiễn áp dụng pháp luật. Đây là cơ sở để nhận thức đầy đủ về ý nghĩa pháp lý, giá trị chứng cứ và giới hạn quyền lực của cơ quan tiến hành tố tụng trong quản lý thông tin cá nhân của người bị buộc tội.

1. Danh bản là gì?

Cơ sở pháp lý cao nhất định nghĩa về danh bản được quy định tại điểm m, khoản 1, Điều 4 của Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2025 (BLTTHS). Theo đó, "Danh bản là bản ghi thông tin tóm tắt về lý lịch, nhân dạng, ảnh chụp ba tư thế, in dấu vân hai ngón tay trỏ của bị can do cơ quan có thẩm quyền lập và lưu giữ".

Thông tin tóm tắt về lý lịch bao gồm các dữ liệu nhân thân cơ bản nhất để xác định một con người, như: họ và tên, bí danh (nếu có), ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nơi đăng ký thường trú và chỗ ở hiện tại, quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, nghề nghiệp, thông tin về gia đình (cha, mẹ, vợ/chồng, con). Đây là nền tảng để xác định và kiểm tra chéo nhân thân của bị can.

Nhân dạng ghi nhận các đặc điểm riêng biệt, không thể thay đổi hoặc khó thay đổi trên cơ thể của bị can, ví dụ như sẹo, nốt ruồi, hình xăm... Các đặc điểm này có giá trị cao trong việc nhận dạng trực quan, đặc biệt trong trường hợp có sự thay đổi về ngoại hình.

Ảnh chụp ba tư thế gồm ảnh chụp chính diện, ảnh chụp nghiêng phải và ảnh chụp nghiêng trái. Đây là một tiêu chuẩn của khoa học hình sự quốc tế, cho phép nhận diện toàn diện các đặc điểm trên khuôn mặt, cấu trúc xương hàm, tai, và các góc cạnh khác, cung cấp một bộ dữ liệu hình ảnh đầy đủ để đối chiếu.

In dấu vân hai ngón tay trỏ là một phương pháp nhanh chóng, hiệu quả để phục vụ cho việc đối chiếu cơ bản và nhập liệu vào hệ thống tra cứu. Dấu vân tay là một trong những đặc điểm định danh sinh trắc học có độ chính xác gần như tuyệt đối. 

Đối tượng áp dụng là "bị can", khoanh vùng rõ đối tượng phải lập danh bản là người đã bị khởi tố về hình sự. Điều này phân biệt rõ ràng với các đối tượng khác trong tố tụng như người bị tạm giữ, người bị tố giác hay người làm chứng.

Sự tồn tại của một định nghĩa chi tiết và chuẩn hóa trong luật cho thấy ý đồ của nhà làm luật trong việc xây dựng một hệ thống dữ liệu nhận dạng thống nhất trên toàn quốc. Nếu không có quy chuẩn này, mỗi cơ quan điều tra ở các địa phương khác nhau có thể lập danh bản theo cách riêng, dẫn đến tình trạng thông tin không đồng bộ, thiếu sót. Sự thiếu nhất quán đó sẽ làm suy yếu hệ thống cơ sở dữ liệu tội phạm quốc gia, gây khó khăn cho việc tra cứu, liên kết các vụ án và tiềm ẩn nguy cơ dẫn đến những sai lầm tư pháp nghiêm trọng. Do đó, việc pháp điển hóa một định nghĩa chi tiết là yêu cầu tất yếu để hệ thống tư pháp hình sự vận hành hiệu quả và công bằng.

2. Phân biệt danh bản và chỉ bản

Bên cạnh danh bản, BLTTHS 2015 cũng định nghĩa "Chỉ bản" tại điểm n, khoản 1, Điều 4 quy định: "Chỉ bản là bản ghi thông tin tóm tắt về lý lịch và in dấu vân tất cả các ngón tay của bị can do cơ quan có thẩm quyền lập và lưu giữ".

Mặc dù thường được gọi chung là "danh chỉ bản", hai tài liệu này có sự khác biệt rõ rệt về nội dung và mục đích sử dụng. Sự khác biệt này có thể được tóm tắt trong bảng sau:

Việc pháp luật tách bạch thành hai loại tài liệu riêng biệt phản ánh một sự phân công chức năng rất chuyên biệt và có chủ đích trong hoạt động tố tụng hình sự. Danh bản chủ yếu phục vụ cho nhu cầu "quản lý hành chính tư pháp", giúp các cơ quan tiến hành tố tụng trả lời câu hỏi: "Bị can này là ai, trông như thế nào?". Ngược lại, chỉ bản phục vụ cho nhu cầu "khoa học hình sự", giúp các giám định viên trả lời câu hỏi: "Dấu vân tay thu được tại hiện trường có phải của bị can này không?".

Nếu gộp chung hai tài liệu này làm một, quy trình nghiệp vụ sẽ trở nên kém hiệu quả. Một điều tra viên cần xác minh nhanh nhân thân bị can tại trại tạm giam sẽ cần đến danh bản với hình ảnh trực quan. Trong khi đó, một giám định viên tại phòng thí nghiệm, khi đối chiếu một dấu vân tay thu được từ vũ khí gây án, sẽ cần đến chỉ bản với bộ vân tay đầy đủ của cả mười ngón để có cơ sở so sánh toàn diện nhất. Việc tách bạch giúp các cơ quan chức năng truy cập đúng loại dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả của công tác điều tra.

3. Quy trình và thẩm quyền lập danh bản

3.1. Thời điểm bắt buộc lập danh bản

Pháp luật tố tụng hình sự quy định một cách rõ ràng và mang tính bắt buộc về thời điểm phải tiến hành lập danh bản. Theo quy định tại Khoản 5, Điều 179 BLTTHS, sau khi nhận được quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can của Viện kiểm sát, Cơ quan điều tra phải chụp ảnh, lập danh bản, lập chỉ bản của bị can và đưa các tài liệu này vào hồ sơ vụ án.

Đây là một thủ tục bắt buộc, không phải là một hoạt động tùy nghi của cơ quan điều tra. Thời điểm này được xem là một cột mốc pháp lý quan trọng, chính thức hóa việc "định danh tư pháp" một cá nhân trong khuôn khổ một vụ án hình sự. Trước khi bị khởi tố, một người có thể có tư cách là người bị tố giác, người bị tình nghi, và các hoạt động của cơ quan chức năng chủ yếu là xác minh thông tin. Tuy nhiên, kể từ thời điểm quyết định khởi tố bị can có hiệu lực, cá nhân đó chính thức mang tư cách "bị can", và nhà nước bắt đầu ghi nhận, quản lý con người đó với đầy đủ các thuộc tính nhận dạng trong một hệ thống tố tụng chính thức.

Việc gắn thời điểm lập danh bản với quyết định khởi tố bị can có ý nghĩa sâu sắc. Nó đảm bảo rằng ngay khi quy trình tố tụng chính thức bắt đầu với một cá nhân cụ thể, một "hồ sơ định danh" chuẩn hóa sẽ được thiết lập. Điều này giúp ngăn chặn tuyệt đối nguy cơ nhầm lẫn đối tượng trong tất cả các hoạt động tố tụng sau này như hỏi cung, đối chất, nhận dạng, xét xử, đảm bảo rằng mọi hoạt động của các cơ quan tư pháp đều nhắm đúng vào con người đã được định danh.

3.2. Thẩm quyền và trách nhiệm

Cơ quan điều tra (CQĐT) là đơn vị có thẩm quyền và trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức lập danh bản và chỉ bản của bị can. CQĐT có thể là Cơ quan Cảnh sát điều tra thuộc Công an các cấp (huyện, tỉnh, Bộ) hoặc các cơ quan khác được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, hoạt động này thường được các cán bộ điều tra thực hiện tại nhà tạm giữ hoặc trại tạm giam, nơi đang quản lý bị can sau khi có lệnh tạm giam.

Sau khi được lập, danh bản và chỉ bản trở thành một phần không thể thiếu của hồ sơ vụ án. Đồng thời, các thông tin này được chuyển đến Cơ quan hồ sơ nghiệp vụ của ngành Công an. Cơ quan này có trách nhiệm quản lý, lưu trữ một cách hệ thống trong cơ sở dữ liệu tội phạm quốc gia, và cung cấp thông tin cho các cơ quan tiến hành tố tụng khác khi có yêu cầu phục vụ điều tra, truy tố, xét xử hoặc các mục đích nghiệp vụ khác.

Sự phân chia này cho thấy một cơ chế hoạt động hợp lý. CQĐT chịu trách nhiệm về "tính chính xác tại nguồn", tức là đảm bảo việc thu thập và tạo lập dữ liệu ban đầu phải đầy đủ, đúng đắn. Trong khi đó, Cơ quan hồ sơ nghiệp vụ chịu trách nhiệm về "tính toàn vẹn và hệ thống", tức là lưu trữ, bảo mật, quản lý và khai thác khối dữ liệu lớn đó một cách hiệu quả và lâu dài. Cơ chế này đảm bảo dữ liệu vừa phục vụ trực tiếp, tức thời cho vụ án đang diễn ra, vừa được tích hợp vào một hệ thống lớn hơn để phục vụ các mục tiêu an ninh quốc gia và phòng chống tội phạm trên diện rộng.

3.3. Quy trình thực hiện trên thực tế

Dựa trên các quy định của pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ, quy trình lập danh bản, chỉ bản trên thực tế được tiến hành theo các bước chuẩn hóa sau:

Bước 1: Chụp ảnh nhận dạng: Sau khi có quyết định khởi tố bị can đã được phê chuẩn, cán bộ điều tra sẽ tiến hành chụp ảnh bị can theo đúng tiêu chuẩn 3 tư thế: chính diện (không đội mũ, không đeo kính, nhìn thẳng), nghiêng trái 90 độ, và nghiêng phải 90 độ.

Bước 2: Lấy dấu vân tay: Cán bộ sử dụng các phương tiện kỹ thuật để lấy dấu vân tay của bị can. Đối với danh bản, sẽ lấy vân lăn và vân phẳng của hai ngón tay trỏ. Đối với chỉ bản, sẽ lấy vân lăn và vân phẳng của tất cả mười ngón tay.

Bước 3: Khai thác và ghi nhận thông tin: Cán bộ điều tra tiến hành hỏi và ghi nhận đầy đủ, chính xác các thông tin về lý lịch, nhân thân và các đặc điểm nhân dạng đặc biệt của bị can vào biểu mẫu.

Bước 4: Hoàn thiện và lưu hồ sơ: Toàn bộ thông tin trên được điền vào biểu mẫu Danh bản (ký hiệu 17) và Chỉ bản (ký hiệu 18) ban hành kèm theo Thông tư 119/2021/TT-BCA. Sau khi hoàn tất, bị can và cán bộ lập biên bản sẽ ký tên xác nhận. Các tài liệu này sau đó được đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền và chính thức được đưa vào hồ sơ vụ án để quản lý, sử dụng.

4. Vai trò và tầm quan trọng của danh bản trong các giai đoạn tố tụng

Danh bản không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một công cụ pháp lý đa chức năng, có vai trò xuyên suốt từ khi một vụ án được khởi tố cho đến khi bản án được thi hành xong.

4.1. Trong giai đoạn điều tra, truy tố, xét xử

Trong các giai đoạn tố tụng cốt lõi, danh bản đóng vai trò như một "chứng minh thư tư pháp" của bị can, bị cáo. Nó là tài liệu gốc để nhận dạng và quản lý đối tượng, đảm bảo tính nhất quán và liên tục trong suốt quá trình giải quyết vụ án. Một vụ án hình sự có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm, và được chuyển qua nhiều cơ quan, nhiều cán bộ tiến hành tố tụng khác nhau (điều tra viên, kiểm sát viên, thẩm phán). Ngoại hình của bị can cũng có thể thay đổi theo thời gian. Danh bản, với hình ảnh và các đặc điểm nhận dạng ổn định, chính là công cụ neo giữ, đảm bảo rằng "Nguyễn Văn A" ở giai đoạn điều tra vẫn chính là "Nguyễn Văn A" khi ra trước phiên tòa.

Nó là một phần không thể thiếu của hồ sơ vụ án, được chuyển giao một cách tuần tự từ CQĐT sang Viện kiểm sát ở giai đoạn truy tố, và từ Viện kiểm sát đến Tòa án ở giai đoạn xét xử. Tại phiên tòa, các thông tin trong danh bản được sử dụng để thẩm tra lý lịch của bị cáo. Hơn nữa, thông qua danh bản, các cơ quan có thể tra cứu hệ thống dữ liệu để xác định tiền án, tiền sự, và đây là một trong những tình tiết quan trọng để Tòa án xem xét, đánh giá nhân thân của bị cáo khi lượng hình.

4.2. Trong giai đoạn thi hành án và quản lý giam giữ

Vai trò của danh bản tiếp tục được phát huy mạnh mẽ sau khi bản án có hiệu lực pháp luật. Khi một người bị kết án phạt tù, danh bản là một trong những tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ để đưa người đó đến nơi chấp hành án. Theo quy định của Luật Thi hành tạm giữ, tạm giam năm 2015 và Luật Thi hành án hình sự năm 2019, khi tiếp nhận một phạm nhân mới, trại giam, trại tạm giam có trách nhiệm phải kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trong hồ sơ với người thực tế được bàn giao. Hoạt động đối chiếu này dựa chủ yếu vào các thông tin và hình ảnh trong danh bản.

Như vậy, danh bản hoạt động như một cầu nối pháp lý, đảm bảo sự chuyển giao trách nhiệm quản lý con người một cách chính xác từ nhánh quyền lực tư pháp (Tòa án) sang nhánh quyền lực hành pháp (cơ quan thi hành án hình sự). Nó chuyển hóa một "bị cáo" trong bản án thành một "phạm nhân" trong hệ thống trại giam một cách có kiểm soát và định danh rõ ràng, ngăn chặn các nguy cơ tráo người, bỏ trốn hoặc sai sót trong quá trình bàn giao.

4.3. Trong công tác phòng ngừa tội phạm

Giá trị của danh bản vượt ra ngoài phạm vi của một vụ án đơn lẻ. Việc lập danh bản không chỉ nhằm mục đích giải quyết vụ án hiện tại mà còn là để "tạo cơ sở dữ liệu điều tra, kiểm sát, xét xử và thi hành án Hình sự" và phục vụ công tác "phòng ngừa tội phạm" trong dài hạn.

Mỗi danh bản được lập ra giống như một điểm dữ liệu được thêm vào "bản đồ tội phạm" quốc gia. Thông tin từ hàng ngàn danh bản được tích hợp vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của Cơ quan hồ sơ nghiệp vụ. Hệ thống này cho phép các cơ quan chức năng:

• Nhanh chóng tra cứu tiền án, tiền sự của một đối tượng tình nghi trong các vụ án mới.
• Xác minh nhân thân của các đối tượng lang thang, không có giấy tờ tùy thân.
• Phát hiện các đối tượng phạm tội đang bị truy nã.
• Phân tích dữ liệu lớn để nhận diện các xu hướng tội phạm, các băng nhóm hoạt động liên tỉnh, từ đó xây dựng các kế hoạch, chiến lược đấu tranh và phòng ngừa tội phạm một cách khoa học và hiệu quả hơn.

Kết luận

Danh bản không chỉ mang giá trị trong phạm vi nghiệp vụ điều tra mà còn là thành tố quan trọng của hệ thống dữ liệu tư pháp quốc gia, góp phần xây dựng nền quản lý nhà nước hiện đại, khoa học và hiệu quả. Thông qua danh bản, các cơ quan chức năng có thể nhận dạng, truy vết, xác định danh tính một cách chính xác, từ đó hỗ trợ đắc lực cho việc thực thi công lý, đảm bảo trật tự, an toàn xã hội.

Tuy nhiên, việc lập và sử dụng danh bản cũng đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về bảo vệ thông tin cá nhân, quyền riêng tư và phẩm giá con người. Trong bối cảnh chuyển đổi số và ứng dụng dữ liệu sinh trắc học ngày càng phổ biến, các cơ quan tiến hành tố tụng cần thực hiện quy trình lấy và lưu trữ danh bản một cách minh bạch, bảo mật và nhân văn, tránh lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!