1. Đã có thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự ngành công chứng hiện nay

Vào ngày 02/10/2023, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 08/2023/TT-BTP về hướng dẫn về việc tập sự trong lĩnh vực công chứng.

Theo hướng dẫn này, những người đáp ứng điều kiện để đăng ký làm tập sự công chứng sẽ tự liên hệ với một tổ chức công chứng trong danh sách được công bố bởi Sở Tư pháp.

Hồ sơ đăng ký tập sự gồm các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký làm tập sự công chứng.
Giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận tương đương với người đã được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài, bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản gốc để đối chiếu.

Tổ chức công chứng sẽ chỉ định công chứng viên đủ điều kiện để hướng dẫn và xác nhận trong Phiếu đề nghị đăng ký của người muốn trở thành tập sự.

Nếu có trường hợp từ chối chấp nhận tập sự, tổ chức công chứng sẽ cung cấp lý do chi tiết hoặc ghi rõ lý do từ chối trong Phiếu đề nghị đăng ký của người muốn trở thành tập sự.

Người được tổ chức công chứng cấp phép tập sự sẽ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc Trung tâm dịch vụ hành chính công tại Sở Tư pháp. Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ ra quyết định về việc đăng ký làm tập sự công chứng và gửi quyết định đến người đăng ký và tổ chức công chứng cấp phép tập sự. Trong trường hợp từ chối, lý do sẽ được ghi rõ trong văn bản trả lời.

Thông tư 08/2023/TT-BTP có hiệu lực kể từ ngày 20/11/2023.

2. Nội dung tập sự hành nghề công chứng

Vào ngày 02/10/2023, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 08/2023/TT-BTP, hướng dẫn về quy trình tập sự hành nghề công chứng.

Thông tư 08/2023/TT-BTP đề cập đến các nội dung quan trọng liên quan đến quá trình tập sự hành nghề công chứng, bao gồm:

Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng, kiểm tra tính xác thực và hợp pháp của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, cũng như khả năng nhận biết chủ thể và khả năng hành vi dân sự của các bên trong giao dịch và hợp đồng.
Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, tuân thủ Quy tắc đạo đức nghề nghiệp công chứng, giải thích về quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, cũng như hiểu rõ về ý nghĩa và hậu quả pháp lý của công chứng. Kỹ năng giải thích lý do nếu phải từ chối yêu cầu công chứng.
Nghiên cứu và đề xuất cách giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng.
Soạn thảo hợp đồng và giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, kiểm tra tính xác thực và hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch, và xác minh.
Công chứng bản dịch, chứng thực bản sao, và chứng thực chữ ký trong giấy tờ và văn bản.
Kỹ năng soạn thảo lời chứng.
Kiểm tra, sắp xếp, phân loại và công chứng hồ sơ, sau đó lưu trữ chúng.
Sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.
Quản trị tổ chức hành nghề công chứng.
Thực hiện các kỹ năng và nhiệm vụ liên quan đến công chứng khác theo chỉ định của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

Các công chứng viên hướng dẫn tập sự sẽ hướng dẫn người tập sự thực hiện các nội dung tập sự quy định tại Điều 6, Khoản 1 của Thông tư 08/2023/TT-BTP. Đối với những người tập sự có thời gian tập sự là 06 tháng, công chứng viên hướng dẫn tập sự sẽ xem xét và thống nhất với tổ chức hành nghề công chứng để phân bổ thời gian cho từng nội dung tập sự phù hợp với người tập sự.

Để hoàn thành quá trình tập sự hành nghề công chứng, người tập sự phải thực hiện các bước sau:

Trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, họ cần gửi văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự cùng với Báo cáo kết quả tập sự và Sổ nhật ký tập sự (bản sao chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu) đến Sở Tư pháp nơi họ đăng ký tập sự. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, Sở Tư pháp sẽ ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08). Nếu có từ chối, lý do cụ thể sẽ được đưa ra trong văn bản trả lời.

Người tập sự sẽ được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi họ đáp ứng các điều kiện sau:

Người tập sự phải đủ điều kiện tập sự và không nằm trong những trường hợp không được đăng ký tập sự.
Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải đủ điều kiện để hướng dẫn tập sự và không thuộc vào những trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn.
Người tập sự đã hoàn thành thời gian tập sự và đáp ứng đầy đủ yêu cầu quy định tại Thông tư này và các biểu mẫu kèm theo, cũng như thực hiện tất cả các nghĩa vụ khác của người tập sự.
Nếu có bất kỳ người tập sự nào bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện được công nhận hoàn thành tập sự, Sở Tư pháp sẽ ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người này có thể đăng ký tập sự lại nếu họ đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư.

3. Quy dịnh cụ thể về trường hợp từ chối hướng dẫn tập sự

Công chứng viên phải tuân thủ quy định về việc từ chối hướng dẫn tập sự nếu không đủ điều kiện, theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 hoặc nếu có lý do chính đáng khác. Họ phải thông báo việc từ chối này bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày được phân công.

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo từ công chứng viên về việc từ chối hướng dẫn tập sự, tổ chức hành nghề công chứng phải xem xét và quyết định việc phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự. Nếu tổ chức này không có công chứng viên khác đủ điều kiện, họ phải báo cáo cho Sở Tư pháp bằng văn bản. Sở Tư pháp có thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo của tổ chức hành nghề công chứng để chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự. Trong trường hợp không có tổ chức hành nghề công chứng nào đủ điều kiện nhận tập sự, họ phải thông báo bằng văn bản và cung cấp lý do cho người đăng ký tập sự.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Thông tư 08/2023/TT-BTP, những người sau đây sẽ không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng:
Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết án bằng bản án có hiệu lực về tội phạm vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm cố ý.
Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
Người bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi.
Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.
Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành.
Người làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Quý khách có thể tham khảo thêm bài viết liên quan của chúng tôi:

Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi pháp lý khác thì vui lòng liên hệ công ty Luật Minh khuê qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng./.