1. Hướng dẫn cách  xử lý hóa đơn khi có sai sót

Điều chỉnh đồng nghĩa với việc sửa đổi, điều chỉnh lại để đạt đến mức độ chính xác và hợp lý hơn. Tương tự, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi có sai sót xảy ra. Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử đều được xử lý theo quy trình điều chỉnh, mà từng trường hợp sai sót sẽ có các phương pháp xử lý khác nhau.

Mặt khác, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 do Chính phủ ban hành đã quy định về hóa đơn và chứng từ. Theo quy định này, hóa đơn giấy chỉ có hiệu lực đến ngày 30/6/2022, và từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc. Vì vậy mà những thông tin đề cập sau đây chúng tôi sẽ chỉ tiếp cận với nội dung hoá đơn điện tử.

Theo Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử với sai sót có thể được xử lý theo các phương thức sau đây:

Hủy hóa đơn điện tử: 

Trong trường hợp người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua có sai sót, người bán sẽ thực hiện thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập với mã sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua.

Thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn: 

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã được gửi cho người mua, nhưng người mua hoặc người bán phát hiện rằng có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua mà không sai mã số thuế hoặc các nội dung khác không có sai sót), người bán sẽ thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn.

Người bán sẽ thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế: 

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã được gửi cho người mua và người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng), có hai cách để sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Người bán có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua đồng ý lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ các sai sót, sau đó người bán sẽ điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử được lập theo quy định mà không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không hủy hoặc thay thế.

- Người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Trừ trường hợp người bán và người mua đồng ý lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ các sai sót, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Người bán kiểm tra sai sót: 

Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, cơ quan này sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán tiến hành kiểm tra sai sót.

Tổng kết lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, bao gồm sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách hoặc chất lượng.

2. Điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập như thế nào?

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định các quy trình cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:

- Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, hóa đơn điện tử điều chỉnh phải chứa dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

- Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong bất kỳ thời gian nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

- Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ tiếp tục áp dụng hình thức xử lý đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện bằng cách tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) đúng với sự điều chỉnh thực tế.

3. Xử lý đối với hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Căn cứ Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp được thực hiện như sau:

Đối với hóa đơn điện tử:

- Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán có quyền sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (có trong Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế bất cứ lúc nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

- Nếu người bán lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán phải hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (có trong Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

- Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Trong khoảng thời gian được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT (có trong Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), người bán phải thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Thông báo này phải sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (có trong Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) và ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo).

- Trong trường hợp theo quy định, hóa đơn điện tử được lập mà không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hoặc số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không hủy hoặc thay thế.

- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót, người bán thực hiện điều chỉnh bằng cách tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

- Trong trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã được gửi đến cơ quan thuế và thiếu dữ liệu về hóa đơn điện tử, người bán phải gửi bổ sung dữ liệu thiếu cho bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Nếu bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đến cơ quan thuế có sai sót, người bán phải gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã được khai báo trong bảng tổng hợp.

- Việc điều chỉnh thông tin hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, theo quy định tại điểm a.1, khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, yêu cầu người bán điền đầy đủ các thông tin như ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và số hóa đơn vào cột 14 "thông tin hóa đơn liên quan" tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Tuy nhiên, trường hợp hóa đơn điện tử không yêu cầu các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thì không cần điền các thông tin này.

Ngoài ra, việc khai bổ sung hồ sơ thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) sẽ tuân thủ quy định của pháp luật quản lý thuế.

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót mới nhất  

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Điều chỉnh nội dung hóa đơn đã lập và đã kê khai như thế nào? Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua số hotline1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.