Doanh nghiệp nào được tạm dừng đóng quỹ hưu trí và tử tuất?

Hệ thống an sinh xã hội tại Việt Nam đang trải qua một giai đoạn chuyển đổi mang tính lịch sử với việc ban hành và thực thi Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu và trong nước vẫn đối mặt với nhiều biến số khó lường, từ các cuộc khủng hoảng tài chính đến tác động kéo dài của biến đổi khí hậu và dịch bệnh, các doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng mất cân đối dòng tiền nghiêm trọng. Một trong những công cụ hỗ trợ tài chính quan trọng nhất mà Nhà nước thiết lập để giúp doanh nghiệp trụ vững là cơ chế tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Chính sách này không chỉ đơn thuần là một biện pháp giãn nợ, mà còn là một mắt xích trong chiến lược bảo vệ việc làm và duy trì sự ổn định của quan hệ lao động. Việc hiểu rõ các quy định cập nhật nhất cho năm 2025 và 2026 là yêu cầu cấp thiết đối với các nhà quản trị doanh nghiệp, chuyên gia nhân sự và các nhà hoạch định chính sách.

1. Quỹ hưu trí và tử tuất: Bản chất pháp lý và cấu trúc trách nhiệm tài chính

Quỹ hưu trí và tử tuất là thành phần quan trọng nhất trong hệ thống bảo hiểm xã hội bắt buộc, chiếm tỷ trọng đóng góp lớn nhất từ cả người lao động và người sử dụng lao động. Về bản chất, đây là quỹ tích lũy dài hạn nhằm đảm bảo thu nhập cho người lao động khi họ rời khỏi thị trường lao động do tuổi tác hoặc hỗ trợ gia đình họ khi có rủi ro về tính mạng.

- Khái niệm cơ bản và vai trò của quỹ

Theo quy định pháp luật, quỹ hưu trí đảm nhận việc chi trả lương hưu hằng tháng và trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần. Trong khi đó, quỹ tử tuất cung cấp trợ cấp mai táng và trợ cấp tuất (hằng tháng hoặc một lần) cho thân nhân của người lao động. Đối với doanh nghiệp, việc đóng góp vào quỹ này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm xã hội, giúp xây dựng sự an tâm cho người lao động, từ đó thúc đẩy năng suất lao động và sự gắn bó lâu dài. Trong cơ cấu chi phí vận hành, khoản đóng bảo hiểm xã hội thường được hạch toán vào chi phí quản lý hoặc chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận của đơn vị.

- Tỷ lệ đóng và sự thay đổi trong căn cứ tính lương năm 2026

Từ năm 2026, tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tiếp tục được duy trì ổn định nhưng có những thay đổi quan trọng trong cách xác định mức đóng tối thiểu và tối đa dựa trên "mức tham chiếu" mới. Tổng tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất được xác lập là 22% mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Điểm mới từ ngày 01/07/2025 là sự xuất hiện của "mức tham chiếu" thay thế cho "mức lương cơ sở". Mức tham chiếu được dùng để tính mức đóng tối thiểu và tối đa. Cụ thể, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu. Tính đến đầu năm 2026, mức tham chiếu tạm thời được ấn định là 2.340.000 đồng/tháng, trừ khi Chính phủ có điều chỉnh mới dựa trên chỉ số giá tiêu dùng và tăng trưởng kinh tế. Như vậy, mức lương đóng bảo hiểm tối đa năm 2026 sẽ rơi vào khoảng 46.800.000 đồng. Việc thấu hiểu các con số này giúp doanh nghiệp xác định được quy mô dòng tiền có thể tiết kiệm được khi áp dụng cơ chế tạm dừng đóng.

2. Điều kiện và đối tượng doanh nghiệp được tạm dừng đóng quỹ hưu trí và tử tuất

Cơ chế tạm dừng đóng không phải là một quyền mặc định mà là một đặc cách pháp lý dành cho những doanh nghiệp chứng minh được sự khó khăn khách quan, không thể duy trì nghĩa vụ tài chính trong ngắn hạn mà không gây nguy cơ phá sản hoặc sa thải hàng loạt. Điều 16 Nghị định 115/2015/NĐ-CP và sau này là Điều 37 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cùng Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã tạo lập khung pháp lý vững chắc cho vấn đề này.

Các trường hợp khó khăn được xem xét

Theo phân tích các quy định mới nhất áp dụng cho giai đoạn 2025 – 2026, doanh nghiệp được xem xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất khi thuộc một trong hai nhóm trường hợp sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc do tác động tiêu cực từ khủng hoảng, suy thoái kinh tế. Điều này cũng bao gồm việc thực hiện các chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế hoặc thực hiện các cam kết quốc tế dẫn đến việc thu hẹp sản xuất tạm thời. Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng, việc thay đổi tiêu chuẩn sản xuất để đáp ứng các cam kết về môi trường (như CBAM của EU) hoặc các tiêu chuẩn lao động mới có thể khiến doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động để nâng cấp, và đây chính là đối tượng được hướng tới.

Thứ hai, doanh nghiệp gặp khó khăn do các nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc mất mùa. Bài học từ đại dịch COVID-19 đã cho thấy tính thiết yếu của quy định này, giúp hàng vạn doanh nghiệp duy trì được sự tồn tại khi các hoạt động giao thương bị đứt gãy hoàn toàn.

Tiêu chí định lượng xác định điều kiện tạm dừng

Để được phê duyệt tạm dừng, doanh nghiệp không chỉ cần nêu lý do mà phải đáp ứng các chỉ số định lượng cụ thể nhằm đảm bảo tính công bằng và tránh trục lợi chính sách :

• Về lao động: Doanh nghiệp phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên và không thể bố trí việc làm cho người lao động. Trong đó, số lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc phải tạm thời nghỉ việc phải chiếm từ 50% trở lên so với tổng số lao động có mặt trước khi tạm dừng.
• Về tài sản: Doanh nghiệp bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc mất mùa gây ra (không tính giá trị tài sản là đất).

Giá trị tài sản thiệt hại sẽ được so sánh với báo cáo kiểm kê tài sản gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống sổ sách kế toán và kiểm kê định kỳ minh bạch để làm căn cứ đối chiếu.

Điểm mới 2026: Doanh nghiệp trong quy trình phục hồi phá sản

Một bước tiến đáng chú ý trong Luật Phục hồi, phá sản năm 2025 (có hiệu lực từ 01/03/2026) là việc bổ sung trường hợp doanh nghiệp đang áp dụng thủ tục phục hồi theo quy định của pháp luật về phá sản vào diện được tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội. Sự tích hợp giữa pháp luật bảo hiểm và pháp luật phá sản cho thấy một tư duy quản lý đồng bộ: khi một doanh nghiệp đang nỗ lực phục hồi dưới sự giám sát của tòa án, việc giảm bớt áp lực nộp bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí (khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất) sẽ tăng khả năng thành công của phương án phục hồi, bảo vệ được sinh kế của người lao động về lâu dài thay vì đẩy doanh nghiệp vào đường cùng.

3. Thời gian và phạm vi tạm dừng đóng quỹ hưu trí và tử tuất

Cơ chế tạm dừng đóng được thiết kế như một biện pháp khẩn cấp có thời hạn, không được kéo dài vô thời hạn để bảo vệ sự an toàn của quỹ bảo hiểm quốc gia.

Thời hạn tối đa và các mốc thời gian

Thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất được tính theo tháng và tổng thời gian tối đa không quá 12 tháng. Tùy thuộc vào mức độ khó khăn và đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan chức năng có thể phê duyệt thời gian tạm dừng ngắn hơn như 6 tháng, sau đó xem xét gia hạn nếu khó khăn vẫn chưa được khắc phục, nhưng tổng cộng không được vượt ngưỡng 12 tháng.

Thời điểm bắt đầu tính tạm dừng đóng được tính từ tháng mà doanh nghiệp có văn bản đề nghị gửi cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc xác định đúng mốc thời gian này rất quan trọng để kế toán doanh nghiệp thực hiện trích lương và hạch toán đúng quy định, tránh việc trích đóng sau đó lại phải thực hiện điều chỉnh thu hồi.

Các quỹ bắt buộc phải tiếp tục đóng

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp cho rằng khi được tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội thì sẽ dừng toàn bộ các khoản nộp. Thực tế, pháp luật chỉ cho phép tạm dừng đóng vào duy nhất quỹ hưu trí và tử tuất. Trong thời gian này, người sử dụng lao động vẫn phải đóng đầy đủ và đúng hạn vào các quỹ sau:

• Quỹ ốm đau và thai sản (3%).
• Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (0,5%).
• Quỹ bảo hiểm y tế (3% phần của DN và 1,5% phần của NLĐ).
• Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (1% phần của DN và 1% phần của NLĐ).

Việc tách bạch này nhằm đảm bảo rằng dù doanh nghiệp đang khủng hoảng, các quyền lợi sát sườn và mang tính "cứu trợ" ngay lập tức của người lao động như khám chữa bệnh, thai sản hay hỗ trợ tai nạn lao động vẫn được duy trì liên tục.

4. Quy trình, hồ sơ và thủ tục xác nhận điều kiện tạm dừng đóng

Quy trình xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện là một quy trình liên ngành, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ dựa trên lý do xin tạm dừng đóng :

Trình tự các bước thực hiện

Quy trình thực hiện bao gồm 4 bước chính nhằm đảm bảo tính khách quan và đúng quy định pháp luật:

Bước 1: Tự đánh giá và nộp hồ sơ xác nhận khó khăn. Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình thực tế (số lao động nghỉ việc hoặc giá trị tài sản thiệt hại) để gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

• Thẩm quyền xác định số lao động nghỉ việc: Đối với doanh nghiệp do địa phương quản lý là Cơ quan Nội vụ địa phương; đối với doanh nghiệp thuộc Bộ, ngành trung ương là Bộ hoặc ngành đó.
• Thẩm quyền xác định thiệt hại tài sản: Đối với doanh nghiệp địa phương là Cơ quan Tài chính địa phương; đối với doanh nghiệp trung ương là Cơ quan Tài chính của Bộ, ngành.

Bước 2: Thẩm định và ra văn bản xác nhận. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, các cơ quan trên có trách nhiệm xem xét, xác định và trả lời doanh nghiệp bằng văn bản.

Bước 3: Gửi hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội. Sau khi có văn bản xác nhận về điều kiện khó khăn, doanh nghiệp nộp hồ sơ (bao gồm văn bản đề nghị tạm dừng đóng và văn bản xác nhận ở Bước 2) đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia đóng bảo hiểm.

Bước 4: Giải quyết tạm dừng đóng. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm giải quyết việc tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Trường hợp không giải quyết, cơ quan bảo hiểm xã hội phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Các phương thức thực hiện linh hoạt bao gồm nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, gửi qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thực hiện trực tuyến qua giao dịch điện tử và Cổng dịch vụ công quốc gia. Việc số hóa quy trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được theo dõi sát sao.

5. Trách nhiệm của doanh nghiệp sau khi hết thời hạn tạm dừng đóng

Bản chất của việc tạm dừng đóng là sự "gia hạn nợ" không tính lãi trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, khi hết thời hạn hoặc khi doanh nghiệp phục hồi khả năng tài chính trước thời hạn, trách nhiệm "đóng bù" là bắt buộc và không thể thoái thác.

Cơ chế đóng bù và thời hạn thực hiện

Hết thời hạn tạm dừng đóng, người sử dụng lao động và người lao động phải tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo phương thức thông thường và thực hiện đóng bù cho toàn bộ thời gian đã tạm dừng.

• Thời hạn đóng bù: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc việc tạm dừng đóng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp kết thúc thời hạn tạm dừng vào tháng 12/2025, thì chậm nhất ngày 31/01/2026 doanh nghiệp phải hoàn thành việc đóng bù.
• Số tiền đóng bù: Bằng tổng số tiền phải đóng của những tháng đã tạm dừng đóng. Một điểm có lợi cho doanh nghiệp là tiền đóng bù trong thời gian tạm dừng hợp pháp sẽ không bị tính lãi chậm đóng.

Hệ quả của việc chậm đóng bù

Nếu sau thời hạn đóng bù chậm nhất mà doanh nghiệp vẫn chưa nộp đủ số tiền, hành vi này sẽ bị chuyển thành "chậm đóng bảo hiểm xã hội" và bắt đầu bị xử lý theo Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

• Tính lãi chậm đóng: Số tiền chậm đóng sẽ bị tính lãi với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng.
• Xử phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về lao động và bảo hiểm.
• Cưỡng chế và pháp lý: Cơ quan bảo hiểm xã hội có quyền kiến nghị các biện pháp cưỡng chế tài khoản ngân hàng hoặc kiến nghị khởi tố hình sự nếu hành vi được xác định là "trốn đóng" (sau 60 ngày kể từ ngày hết hạn đóng mà vẫn không thực hiện hoặc không chấp hành văn bản đôn đốc).
• Thi đua khen thưởng: Doanh nghiệp sẽ không được xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng trong giai đoạn vi phạm.

6. Quyền lợi của người lao động trong thời gian doanh nghiệp tạm dừng đóng

Đây là nội dung mà người lao động và công đoàn đặc biệt quan tâm, bởi bất kỳ sự gián đoạn nào trong việc đóng bảo hiểm cũng tiềm ẩn rủi ro về quyền lợi an sinh.

Bảo vệ quyền lợi ốm đau, thai sản và y tế

Như đã phân tích ở phần phạm vi, việc doanh nghiệp vẫn phải đóng quỹ ốm đau, thai sản và bảo hiểm y tế là "chốt chặn" bảo vệ quyền lợi cho người lao động.

• Thẻ bảo hiểm y tế: Người lao động vẫn có thể sử dụng thẻ bảo hiểm y tế để khám chữa bệnh bình thường trong suốt thời gian doanh nghiệp tạm dừng đóng quỹ hưu trí.
• Chế độ ốm đau, thai sản: Các khoản trợ cấp ốm đau, thai sản vẫn được cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết chi trả kịp thời nếu người lao động phát sinh nhu cầu, vì doanh nghiệp vẫn đóng đủ vào quỹ này hằng tháng.
• Tai nạn lao động: Người lao động vẫn được quỹ Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp chi trả nếu có rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc tại đơn vị.

Giải quyết chế độ hưu trí và tử tuất phát sinh đột xuất

Một tình huống phức tạp có thể xảy ra: Trong thời gian doanh nghiệp đang được tạm dừng đóng quỹ hưu trí, có người lao động đủ điều kiện nghỉ hưu hoặc chẳng may qua đời. Để đảm bảo quyền lợi cho những trường hợp này, pháp luật quy định doanh nghiệp và người lao động (hoặc thân nhân) phải thực hiện đóng bù ngay lập tức cho thời gian đang tạm dừng của riêng người đó. Sau khi đóng bù xong cho cá nhân đó, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ chốt sổ và giải quyết chế độ hưu trí hoặc tử tuất ngay mà không cần đợi đến khi toàn doanh nghiệp hết thời hạn tạm dừng. Tương tự, nếu người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cũng phải đóng bù cho thời gian tạm dừng của người đó để thực hiện thủ tục trả sổ bảo hiểm xã hội, giúp họ kịp thời hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chuyển sang đơn vị mới.