1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Theo quy định tại Thông tư 78/2012/TT-BTC thì Các chữ số tự nhiên từ 1 đến 6 đề cập đến một cách phân loại thông tin quan trọng về loại hóa đơn điện tử. Dưới đây là mô tả chi tiết của mỗi số:
- Số 1: Được sử dụng để xác định loại hóa đơn điện tử liên quan đến thuế gia trị gia tăng (VAT) và các giao dịch có liên quan đến việc tính toán và thực hiện thuế này. Hóa đơn có mã số 1 thường xuất hiện trong các giao dịch thương mại, nơi thuế VAT được áp dụng và phải được ghi chú rõ ràng để tuân thủ quy định thuế.
- Số 2: Đại diện cho loại hóa đơn điện tử liên quan đến các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn với mã số 2 chứa thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được giao dịch, giá trị, số lượng, và các thông tin tài chính khác để thực hiện quản lý giao dịch mua bán.
- Số 3: Được sử dụng để phản ánh loại hóa đơn điện tử liên quan đến việc giao dịch và bán tài sản công, bao gồm việc chuyển nhượng, đấu giá hoặc các giao dịch tài sản của tổ chức công quyền. Mã số 3 trên hóa đơn điện tử cung cấp thông tin chi tiết về tài sản bị bán chuyển, giá trị và các điều khoản liên quan.
- Số 4: Đại diện cho loại hóa đơn điện tử liên quan đến giao dịch bán hàng dự trữ quốc gia. Các giao dịch này thường liên quan đến các sản phẩm hoặc dịch vụ được giữ dự trữ cho mục tiêu quốc gia, và hóa đơn với mã số 4 chứa thông tin chi tiết về giao dịch này để theo dõi và báo cáo cho quốc gia.
- Số 5: Thể hiện những loại hóa đơn điện tử đặc biệt, bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các tài liệu điện tử tương tự, những tài liệu này mang theo nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điều này giúp cung cấp một phạm vi rộng hơn để theo dõi các giao dịch điện tử và đảm bảo tuân thủ các quy định.
- Số 6: Dành cho việc phản ánh các chứng từ điện tử đặc biệt khác, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử. Các chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các giao dịch xuất kho và vận chuyển nội bộ cũng như giao dịch hàng gửi đại lý. Mã số 6 giúp xác định rõ ràng loại tài liệu điện tử này và nâng cao khả năng theo dõi và báo cáo.
Các con số này được sử dụng để phân biệt rõ ràng giữa các loại hóa đơn điện tử và cung cấp thông tin quan trọng về mục tiêu và tính chất của mỗi giao dịch.
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Mã hóa đơn điện tử, bao gồm sáu (06) ký tự, là một cách mạnh mẽ để phản ánh chi tiết về loại hóa đơn điện tử cũng như thông tin liên quan đến năm lập hóa đơn và có hoặc không có mã cơ quan thuế. Hãy xem xét mô tả chi tiết của sáu ký tự này:
- Ký tự đầu tiên, có thể là "C" hoặc "K," thể hiện xem hóa đơn điện tử có liên quan đến mã cơ quan thuế ("C") hay không có ("K").
- Hai ký tự tiếp theo, là hai con số Ả Rập, thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, và chúng được xác định dựa trên hai chữ số cuối cùng của năm dương lịch. Ví dụ, nếu năm lập hóa đơn điện tử là 2022, thì hai ký tự này sẽ là "22," và nếu là năm 2023, thì chúng sẽ là "23."
- Mã hóa đơn điện tử tiếp theo sẽ bao gồm một (01) chữ cái từ danh sách sau: T, D, L, M, N, B, G, H. Mỗi chữ cái này thể hiện loại hóa đơn điện tử cụ thể và nguồn gốc sử dụng như sau:
+ Chữ T: Được sử dụng để chỉ loại hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Điều này bao gồm các hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định thuế.
+ Chữ D: Áp dụng cho các hóa đơn điện tử liên quan đến giao dịch bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc các loại hóa đơn điện tử đặc thù không bắt buộc phải tuân thủ một số tiêu chuẩn nào đó. Điều này thường liên quan đến các giao dịch chuyên biệt và không phải là một phần của hệ thống tiêu chuẩn.
+ Chữ L: Sử dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. Các hóa đơn này thường là kết quả của các thay đổi hoặc điều chỉnh thuế mà cơ quan thuế thực hiện theo từng tình huống cụ thể.
+ Chữ M: Được sử dụng cho các hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành bán lẻ và đòi hỏi sự tích hợp của các thiết bị và phần mềm máy tính tiền.
+ Chữ N: Được sử dụng cho các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các giao dịch liên quan đến xuất kho và vận chuyển nội bộ trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
+ Chữ B: Áp dụng cho các phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử. Điều này liên quan đến việc ghi nhận các giao dịch gửi hàng cho các đại lý hoặc đối tác kinh doanh và sẽ được sử dụng để theo dõi các tình huống này.
+ Chữ G: Thể hiện các tem, vé, thẻ điện tử có tính chất của hóa đơn giá trị gia tăng. Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp khi cần theo dõi thuế giá trị gia tăng cho các loại sản phẩm hoặc dịch vụ này.
+ Chữ H: Sử dụng cho các tem, vé, thẻ điện tử có tính chất của hóa đơn bán hàng. Điều này thường áp dụng cho các giao dịch bán hàng trực tiếp cho khách hàng và cần được ghi chép và báo cáo một cách chính xác.
- Hai ký tự cuối cùng trong mã hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự phân biệt và quản lý dữ liệu. Người bán có quyền tự xác định chúng để phù hợp với nhu cầu quản lý của họ. Trong trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn, hai ký tự cuối này được sử dụng để phân biệt rõ ràng giữa các mẫu hóa đơn khác nhau thuộc cùng loại. Điều này đảm bảo sự đặc thù của từng mẫu hóa đơn và giúp dễ dàng quản lý và theo dõi chúng.
- Trong trường hợp không có nhu cầu quản lý cụ thể, người bán có thể sử dụng "YY" làm hai ký tự cuối cùng. Mã hóa đơn điện tử và mã mẫu số hóa đơn điện tử thường được hiển thị ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí dễ dàng nhận biết, giúp người nhận hóa đơn dễ dàng xác định thông tin quan trọng này.
3. Ví dụ thể hiện ký tự ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử
Dưới đây là ví dụ minh họa các ký tự của mã hóa đơn điện tử và mã mẫu số hóa đơn điện tử, giúp dễ hiểu hơn về cách chúng thể hiện thông tin liên quan:
- “1C22TAA”: Đây là một hóa đơn giá trị gia tăng được lập năm 2022, có mã của cơ quan thuế. Được sử dụng cho hóa đơn điện tử do doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký với cơ quan thuế. Các ký tự "1C22" thể hiện mã mẫu hóa đơn điện tử và năm lập hóa đơn, còn "TAA" là mã định danh doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- “2C22TBB”: Đây là một hóa đơn bán hàng được lập năm 2022, có mã của cơ quan thuế. Sử dụng cho hóa đơn điện tử được tạo bởi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký với cơ quan thuế. Các ký tự "2C22" thể hiện mã mẫu hóa đơn điện tử và năm lập hóa đơn, còn "TBB" là mã định danh doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- “1C23LBB”: Là hóa đơn giá trị gia tăng được lập năm 2023, có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. Điều này có nghĩa là hóa đơn này được tạo bởi cơ quan thuế dựa trên các sự kiện hoặc điều chỉnh cụ thể. Các ký tự "1C23" thể hiện mã mẫu hóa đơn điện tử và năm lập hóa đơn, trong khi "LBB" là mã định danh của cơ quan thuế.
- “1K23TYY”: Đây là một hóa đơn giá trị gia tăng không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử được tạo bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức đã đăng ký với cơ quan thuế. Các ký tự "1K23" thể hiện mã mẫu hóa đơn điện tử và năm lập hóa đơn, còn "TYY" là mã định danh của doanh nghiệp.
- “1K22DAA”: Là hóa đơn giá trị gia tăng không có mã được lập năm 2020 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải tuân thủ một số tiêu chuẩn bắt buộc. Được tạo bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức đã đăng ký sử dụng. Các ký tự "1K22" thể hiện mã mẫu hóa đơn điện tử và năm lập hóa đơn, trong khi "DAA" là mã định danh của doanh nghiệp.
- “6K22NAM”: Đây là một phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã được lập năm 2022, được tạo bởi doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế. Các ký tự "6K22" thể hiện mã mẫu phiếu xuất kho điện tử và năm lập phiếu, còn "NAM" là mã định danh của doanh nghiệp.
- “6K22BAB”: Là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không có mã được lập năm 2022, được tạo bởi doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế. Các ký tự "6K22" thể hiện mã mẫu phiếu xuất kho điện tử và năm lập phiếu, trong khi "BAB" là mã định danh của doanh nghiệp.
Các ký tự này tạo thành một mã hóa đơn điện tử độc đáo, cho phép người nhận hóa đơn dễ dàng hiểu và xác định thông tin quan trọng về hóa đơn.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao?. Còn vướng măc, hãy liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ Xin cảm ơn.
