1. Hiểu thế nào về văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của Khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện đóng vai trò là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được giao nhiệm vụ đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích này. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tên của văn phòng đại diện phải tuân thủ các nguyên tắc về việc sử dụng chữ cái tiếng Việt, cụ thể là chỉ được sử dụng các chữ cái có trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ số, và các ký hiệu. Những chữ cái như F, J, Z, W không được sử dụng. Tên văn phòng đại diện cần phải bao gồm tên của doanh nghiệp, kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".

Trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành, tên của văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp. Điều này nhấn mạnh vai trò của văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc, không phải là một thực thể kinh doanh độc lập.

Quy định này giúp tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong hoạt động của văn phòng đại diện, đồng thời bảo vệ quyền lợi và tránh nhầm lẫn cho các bên liên quan. Bằng cách này, các tổ chức có thể tự tin hơn khi tương tác với văn phòng đại diện mà không lo lẫn lộn với các hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp.

 

2. Có cần nộp lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện hay không?

Thứ nhất, theo Công văn 1279/TCT-CS năm 2017 của Tổng cục Thuế, trả lời Công văn 88/CT-THNVDT ngày 23/01/2017 của Cục Thuế tỉnh Kiên Giang về lệ phí môn bài, quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh như sau:

Theo Điều 2 của Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ, người nộp lệ phí môn bài được quy định như sau: "Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 của Nghị định này, bao gồm:

+ Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật...

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có)..."

Dựa trên quy định trên, nếu văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì phải nộp lệ phí môn bài. Ngược lại, nếu văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì không cần nộp lệ phí môn bài.

Như vậy, quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện có hai trường hợp cụ thể như sau:

- Trường hợp thứ nhất, nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Điều này áp dụng cho những văn phòng đại diện mà trong quá trình hoạt động của họ, họ tham gia vào việc sản xuất, kinh doanh các loại hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ, nếu một văn phòng đại diện thực hiện giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ, hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh khác, thì văn phòng đại diện đó sẽ phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

- Trường hợp thứ hai, nếu văn phòng đại diện quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện có hai trường hợp cụ thể như sau:

+ Trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: Đối với những văn phòng đại diện tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, lệ phí môn bài phải được nộp. Điều này áp dụng cho những trường hợp khi văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc tham gia vào các hoạt động kinh doanh khác. Do đó, văn phòng đại diện trong trường hợp này sẽ phải tuân thủ quy định và đóng lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật.

+ Trường hợp văn phòng đại diện không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: Nếu văn phòng đại diện không tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, thì không cần nộp lệ phí môn bài. Điều này áp dụng cho những trường hợp khi văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện, liên lạc và không tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện trong trường hợp này được miễn lệ phí môn bài theo quy định hiện hành.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, mức lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện được quy định như sau: Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác là 1.000.000 (một triệu) đồng/năm.

Thứ hai, theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không thu được thu nhập từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, vì vậy, văn phòng đại diện không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn có trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (hoặc hàng quý) đối với các loại thuế phát sinh mà văn phòng đại diện phải nộp, hoặc thực hiện việc nộp thuế thay thế. Đối với các loại thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không cần nộp hồ sơ khai thuế.

Hơn nữa, văn phòng đại diện cũng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Tóm lại, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có chức năng kinh doanh. Mặc dù không thu được thu nhập từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, văn phòng đại diện vẫn có nhiều trách nhiệm liên quan đến việc nộp thuế và khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật.

 

3. Trường hợp văn phòng đại diện phải nộp lệ phí môn bài

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ, người nộp lệ phí môn bài được đề cập ở phía trên, nhưng trường hợp văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Điều này có nghĩa là nếu văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh không thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì không có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài. Tuy nhiên, để được miễn lệ phí môn bài, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh cần đáp ứng yêu cầu rõ ràng và chứng minh được rằng không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Lệ phí môn bài là một khoản thuế phải nộp hàng năm và áp dụng cho các tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật. Mục đích của việc thu lệ phí môn bài là để tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước và đóng góp vào việc phát triển kinh tế-xã hội của đất nước.

Vì vậy, nếu văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì không có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định tại Nghị định số 139/2016/NĐ-CP. Tuy nhiên, cần tuân thủ quy định và có chứng minh rõ ràng để được miễn lệ phí môn bài.

Bài viết liên quan: Người đứng đầu văn phòng đại diện có được ký hợp đồng mua bán hàng hoá với công ty chủ quản không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Văn phòng đại diện có cần nộp lệ phí môn bài hay không? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn về pháp luật qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!