Trong bài viết này, để làm rõ việc văn phòng đại diện là doanh nghiệp trong nước hoặc văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có được phép ký hợp đồng nếu có giấy ủy quyền của công ty hoặc thương nhân nước ngoài hay không? Luật Minh Khuê phân tích dưới hai hệ thống quy định pháp luật của Việt Nam như sau:
1. Phân tích văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
- Văn phòng đại diện không được quyền trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế, thương mại mang tính chất sinh lời (như hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sinh lời trực tiếp) nhân danh chính mình.
- Người đứng đầu hoặc đại diện của Văn phòng đại diện có thể ký kết hợp đồng kinh tế nếu nhận được Giấy ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài.
- Trong trường hợp này, việc ký kết hợp đồng thực chất là việc người đứng đầu Văn phòng đại diện thay mặt (đại diện theo ủy quyền) cho thương nhân nước ngoài ở trụ sở chính ký kết. Toàn bộ quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng sẽ ràng buộc trực tiếp thương nhân nước ngoài chứ không ràng buộc Văn phòng đại diện như một chủ thể kinh doanh độc lập.
- Hợp đồng được ký kết phải nằm trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Văn phòng đại diện đã được cấp phép (hoặc phục vụ cho hoạt động vận hành, xúc tiến của văn phòng) và không được trái với các cam kết quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam.
- Giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản, được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo đúng quy định pháp luật khi giao dịch với các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam.
- Trường hợp thương nhân nước ngoài muốn thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và thu lợi nhuận tại Việt Nam, thương nhân phải tiến hành thủ tục thành lập Chi nhánh thay vì Văn phòng đại diện.
2. Phân tích văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020 thì khái niệm văn phòng đại điện được đinh nghĩa: "Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện, theo ủy quyền, cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp".
Về thẩm quyền đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong nước được quy định tại Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020 như sau: Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong nước và quốc tế. Doanh nghiệp có thể thiết lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương trong giới hạn hành chính. Trong trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện.
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản về các điều cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trong trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chvăn phòng đại diện, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do. Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Như vậy, theo quy định của pháp luật Việt Nam, Văn phòng đại diện trong nước cũng không có chức năng kinh doanh trực tiếp tương tự như văn phòng đại diện nước ngoài.
Theo Điều 385 của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là một thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Mặc dù không có tư cách pháp nhân, nhưng chi nhánh và văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết hợp đồng và trở thành một bên trong quan hệ hợp đồng.
Theo Khoản 5 Điều 84 của Bộ luật Dân sự 2015, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
Do đó, quyền đại diện cho chi nhánh và văn phòng đại diện ký kết hợp đồng chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền từ người đại diện của công ty. Phạm vi ủy quyền được quyết định bởi người đại diện theo pháp luật của công ty, và công ty có quyền hủy việc ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh và văn phòng đại diện trong mọi trường hợp.
Khi chi nhánh và văn phòng đại diện ký kết các hợp đồng hoặc thực hiện các công việc cần sự cho phép của công ty, người đứng đầu phải có văn bản uỷ quyền từ công ty. Ví dụ, đối với việc ký kết hợp đồng lao động trong công ty:
Theo Khoản 2 Điều 63 của Luật Doanh nghiệp 2020, giám đốc của công ty TNHH hai thành viên có quyền tuyển dụng lao động. Do chi nhánh và văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, nên giám đốc công ty là người có quyền tuyển dụng lao động cho họ.
Nếu người lao động ký kết hợp đồng lao động với giám đốc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, họ phải yêu cầu người sử dụng lao động xuất trình văn bản uỷ quyền từ công ty về việc giám đốc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện được phép ký kết hợp đồng lao động.
- Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân thương mại độc lập và không được trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh doanh sinh lời (như hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại thu lợi nhuận) nhân danh chính văn phòng đại diện đó.
- Người đứng đầu hoặc nhân viên của Văn phòng đại diện được phép ký kết hợp đồng nếu có Giấy ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chủ quản.
- Việc ký kết này thực chất là việc đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Mọi quyền, nghĩa vụ dân sự và thương mại phát sinh từ hợp đồng sẽ do doanh nghiệp ở trụ sở chính chịu trách nhiệm thực hiện, chứ văn phòng đại diện không chịu trách nhiệm tài sản độc lập.
- Nội dung hợp đồng được ủy quyền ký kết phải phù hợp với chức năng hoạt động của văn phòng đại diện (như hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng dịch vụ hành chính, điện nước, hoặc ký các biên bản ghi nhớ, thỏa thuận hợp tác nghiên cứu thị trường) và không trái với quy định pháp luật.
Cần lưu ý khi thực hiện:
- Giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản rõ ràng, thể hiện chính xác phạm vi, nội dung và thời hạn ủy quyền do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Nếu doanh nghiệp có nhu cầu giao dịch thương mại, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và hạch toán độc lập tại địa bàn khác, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thành lập Chi nhánh thay vì Văn phòng đại diện.
Ví dụ thực tiễn: Công ty Cổ phần Thương mại X có trụ sở chính tại Hải Phòng và đặt một Văn phòng đại diện tại Hà Nội. Trưởng Văn phòng đại diện được Tổng Giám đốc ủy quyền bằng văn bản để ký kết hợp đồng thuê mặt bằng làm trụ sở văn phòng và hợp đồng mua sắm trang thiết bị văn phòng với các đối tác tại Hà Nội.
Như vậy, việc Trưởng Văn phòng đại diện ký kết các hợp đồng nêu trên là hoàn toàn hợp pháp vì dựa trên văn bản ủy quyền hợp lệ và phục vụ cho hoạt động vận hành nội bộ của văn phòng. Tuy nhiên, nếu Công ty X giao cho Văn phòng đại diện tại Hà Nội ký hợp đồng bán hàng hóa trực tiếp cho khách hàng và thu tiền tại chỗ thì sẽ vi phạm quy định pháp luật về chức năng của đơn vị phụ thuộc, vì chức năng kinh doanh trực tiếp phải thuộc về Chi nhánh hoặc chính trụ sở chính của doanh nghiệp
Tóm lại, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước được quyền ký kết hợp đồng nếu có Giấy ủy quyền hợp pháp. Tuy nhiên, việc ký kết này bị giới hạn chặt chẽ ở các hợp đồng phục vụ cho công tác quản lý, vận hành, xúc tiến và đại diện, hoàn toàn không bao gồm các hợp đồng kinh doanh sinh lời trực tiếp
Mọi vướng mắc pháp lý liên quan cần sự trao đổi với Luật sư của Công ty Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162. Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền cá nhân, ủy quyền doanh nghiệp. Xin trân trọng cảm ơn!
