Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

1. Giới thiệu

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của một công ty nước ngoài được thành lập tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn phòng đại diện này không có tư cách pháp nhân, tức là không được phép trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh như sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ để tạo ra lợi nhuận.

Mục đích hoạt động:

- Tìm hiểu thị trường: Nghiên cứu, thu thập thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, cơ hội kinh doanh tại Việt Nam.

- Xúc tiến thương mại: Quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ, tìm kiếm khách hàng, đối tác tiềm năng.

- Liên lạc: Làm cầu nối giữa công ty mẹ và các đối tác, cơ quan nhà nước tại Việt Nam.

- Chuẩn bị cho việc đầu tư: Nghiên cứu khả năng thành lập công ty con, chi nhánh hoặc dự án đầu tư trực tiếp tại Việt Nam trong tương lai.

2. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện

Dựa trên quy định tại Điều 7 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, các điều kiện để cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được quy định cụ thể như sau:

Thương nhân nước ngoài phải đáp ứng điều kiện về tư cách pháp lý: Thương nhân nước ngoài cần phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi họ hoạt động. Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ này phải là thành viên của các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc ít nhất phải được pháp luật của các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó công nhận.

Thời gian hoạt động của thương nhân nước ngoài: Thương nhân nước ngoài phải có ít nhất một năm hoạt động kể từ ngày thành lập hoặc ngày đăng ký kinh doanh. Điều này có nghĩa là thương nhân đó không được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam nếu họ chưa hoạt động đủ thời gian quy định.

Thời hạn hiệu lực của giấy tờ liên quan: Nếu giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động, thì thời hạn này phải còn ít nhất một năm tính từ ngày nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: Hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký kết. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động của Văn phòng đại diện không vi phạm các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã tham gia.

Yêu cầu về sự chấp thuận đặc biệt: Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với các cam kết quốc tế của Việt Nam, hoặc nếu thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên của các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, việc thành lập Văn phòng đại diện cần phải có sự chấp thuận đặc biệt từ Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Như vậy, việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải tuân theo các điều kiện nêu trên để đảm bảo sự tuân thủ pháp lý và cam kết quốc tế.

3. Thủ tục thành lập chi tiết

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:

- Phải theo mẫu do Bộ Công Thương quy định.

- Đơn này cần được ký bởi đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài.

Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương:

- Cung cấp bản sao của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương tự, chứng minh sự tồn tại hợp pháp của thương nhân nước ngoài.

Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện:

- Thương nhân nước ngoài cần cung cấp văn bản chính thức cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tài chính:

- Cung cấp bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất.

- Tài liệu này phải được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc chứng nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân trong năm tài chính gần nhất.

Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện:

- Nếu người đứng đầu là người Việt Nam, cung cấp bản sao hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân.

- Nếu người đứng đầu là người nước ngoài, cung cấp bản sao hộ chiếu.

Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:

- Cung cấp bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm, hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.

- Cung cấp bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan.

Lưu ý: Các tài liệu (2), (3), (4), (5) (đối với bản sao hộ chiếu của người đứng đầu là người nước ngoài) cần phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Lưu ý thêm: Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trình tự và thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu điều kiện cho phép) tới cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong toàn bộ quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản thông báo lý do.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu cần)

Nếu việc thành lập Văn phòng đại diện cần xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hoặc nếu việc thành lập chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép phải gửi văn bản xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản thông báo lý do.

4. Các vấn đề cần lưu ý

(1) Chi Phí Thành Lập

Chi phí thành lập văn phòng đại diện phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

- Lệ phí cấp phép: Đây là khoản phí bắt buộc phải nộp khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

- Chi phí thuê văn phòng: Bao gồm tiền thuê nhà, trang bị nội thất, các chi phí tiện ích khác.

- Chi phí pháp lý: Bao gồm phí tư vấn luật, phí dịch thuật, phí công chứng...

- Chi phí khác: Chi phí đăng ký thuế, chi phí in ấn, chi phí đi lại...

Lưu ý: Chi phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô văn phòng, địa điểm đặt văn phòng và các dịch vụ bổ sung mà bạn lựa chọn.

(2) Thời Gian Hoàn Thành Thủ Tục

Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện thường dao động từ 1-2 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào sự phối hợp của doanh nghiệp và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(3) Những Thay Đổi Gần Đây Trong Quy Định

Để có được thông tin chính xác và cập nhật nhất về những thay đổi trong pháp luật liên quan đến thành lập văn phòng đại diện, tôi khuyên bạn nên tham khảo các nguồn thông tin sau:

- Cổng thông tin điện tử của Bộ Công Thương: Đây là kênh thông tin chính thức cung cấp các văn bản pháp luật, hướng dẫn thực hiện liên quan đến hoạt động đầu tư kinh doanh tại Việt Nam.

- Các văn phòng luật: Các văn phòng luật chuyên về đầu tư sẽ cung cấp cho bạn những tư vấn pháp lý cụ thể và cập nhật nhất.

- Các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp: Các tổ chức như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), các hiệp hội ngành nghề cũng có thể cung cấp thông tin hữu ích.

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: văn phòng đại diện là gì?
Bạn đọc có thắc mắc pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn