1. Điều kiện mở văn phòng đại diện

Theo quy định của Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện của một doanh nghiệp được xác định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp đó. Khi doanh nghiệp quyết định thành lập văn phòng đại diện, nó phải đảm bảo hỗ trợ cho nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền vì lợi ích của doanh nghiệp và phải bảo vệ các lợi ích này nếu chúng bị cá nhân hoặc tổ chức xâm phạm. Một điểm khác biệt quan trọng là văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặc dù pháp luật không ngăn cản việc lập văn phòng đại diện hoặc số lượng văn phòng đại diện, nhưng trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây để được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận:

- Về vấn đề đặt tên văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 của Luật Doanh nghiệp năm 2020. Cụ thể:

  + Tên văn phòng đại diện phải thể hiện đầy đủ và rõ ràng, bao gồm tên của doanh nghiệp kèm theo cụm từ "văn phòng đại diện" để đảm bảo tính chất hình thức.

  + Cấm sử dụng các từ ngữ có thể gây hiểu lầm, như không được sử dụng cụm từ "công ty" hoặc "doanh nghiệp" trong phần tên riêng của văn phòng đại diện.

  + Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt hoặc các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số.

  + Ngoài tên tiếng Việt, pháp luật cũng chấp thuận sử dụng tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt cho văn phòng đại diện.

- Trong việc lựa chọn địa chỉ để thành lập văn phòng đại diện, cần chú ý những điều sau:

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng địa chỉ văn phòng đại diện chứa đựng đầy đủ và chính xác thông tin, để khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và cơ quan quản lý doanh nghiệp có thể giám sát được. Đây bao gồm các thông tin như số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; địa chỉ thuộc huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố. Việc lựa chọn căn hộ chung cư hoặc tập thể để đặt văn phòng đại diện là vi phạm pháp luật.

- Khi kê khai thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện, cần chú ý những điều sau:

Thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện là một trong những điều không thể thiếu. Khi điền thông tin này, cần phải thể hiện rõ địa chỉ thường trú (dựa trên thông tin có trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đang còn hiệu lực) và cũng cần phải cung cấp địa chỉ hiện tại chi tiết bao gồm số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố.

Ngoài ra, cần cung cấp bản sao chứng thực của Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện. Giấy tờ này, sau khi được chứng thực, chỉ có hiệu lực trong vòng không quá 6 tháng.

 

2. Những hành vi vi phạm và mức xử phạt văn phòng đại diện

Căn cứ vào Điều 67 của Nghị định 98/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm liên quan đến việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của các thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi là văn phòng đại diện) sẽ bị xử phạt theo các mức khác nhau, tùy thuộc vào từng hành vi vi phạm cụ thể. Trong bài viết này, tác giả sẽ liệt kê tất cả các vi phạm đó và các hình phạt tương ứng được áp dụng trong thực tiễn:

Thứ nhất, mức phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng sẽ được áp dụng cho một trong những vi phạm sau đây:

- Vi phạm về thông tin kê khai trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện, trong đó thông tin cung cấp được đánh giá là không trung thực hoặc không chính xác;

- Vi phạm về yêu cầu niêm yết công khai, như không tuân thủ quy định về việc niêm yết công khai khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Ngoài ra, mức phạt sẽ được nâng lên từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, nếu có vi phạm các hành vi sau:

- Sai lệch thông tin khai báo, khi bị phát hiện không có địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc cho thuê lại trụ sở văn phòng đại diện, hoặc hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện;

- Không tuân thủ việc báo cáo định kỳ để hỗ trợ kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng đại diện, hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định;

- Chống đối thực hiện các yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền bằng cách né tránh, không thực hiện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình về các vấn đề liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện;

- Chống đối thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật;

- Tự ý thực hiện các hành động sai lệch thông tin, như thêm, xóa, sửa chữa nội dung ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện, cấp sẽ bị nghiêm cấm và xử phạt theo quy định.

- Mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng sẽ được áp dụng khi phát hiện các vi phạm sau đây:

+ Cố ý thực hiện các hoạt động giả mạo giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh, hoặc gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện, mặc dù mức độ vi phạm chưa đủ để bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Hoạt động trong văn phòng đại diện không tuân thủ nội dung được ghi trong giấy phép được cơ quan có thẩm quyền cấp;

+ Hành động của cá nhân vừa là người đứng đầu văn phòng đại diện lại đồng thời giữ chức vụ người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam, vi phạm pháp luật và có thể bị phạt tiền lên đến 30 triệu đồng;

+ Người đứng đầu văn phòng đại diện kiêm nhiệm người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam sẽ bị xử phạt nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện ra;

+ Cho thuê, mượn hoặc thuê lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

- Mức phạt cao nhất áp dụng cho các vi phạm của văn phòng đại diện là từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Các hành vi sau đây có thể dẫn đến mức phạt này:

+ Tiếp tục hoạt động của văn phòng đại diện sau khi thương nhân nước ngoài đã chấm dứt hoạt động;

+ Thực hiện các hành vi khiến cơ quan quản lý nhà nước thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc giấy phép đã hết hạn mà không được gia hạn, và vẫn tiếp tục hoạt động.

- Ngoài các biện pháp xử phạt hành chính, cũng cần nhắc đến các biện pháp bổ sung:

+ Có thể bị tịch thu tang vật vi phạm, như quy định tại điểm đ khoản 2 của Điều 67;

+ Có thể bị tước quyền sử dụng giấy phép thành lập văn phòng đại diện từ 01 đến 03 tháng, cho các hành vi vi phạm quy định tại các điểm b, c, d, đ và e của khoản 3 của Điều 67.

- Đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm e của khoản 3 của Điều 67, biện pháp khắc phục hậu quả được áp dụng là buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện.

Lưu ý: Theo quy định tại điểm b của khoản 4 của Điều 4 trong Nghị định 98/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi điểm b của khoản 1 của Điều 3 trong Nghị định 17/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với cá nhân sẽ áp dụng. Mức phạt tiền đối với tổ chức sẽ gấp đôi mức phạt tiền đối với cá nhân.

 

3. Thực hiện một trong những hoạt động bị xử phạt vi pham hành chính thì văn phòng đại diện có bị chấm dứt hoạt động?

Căn cứ vào quy định tại Điều 35 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP về các trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, cụ thể như sau:

- Chấm dứt hoạt động sẽ chỉ diễn ra khi có đề nghị từ phía thương nhân nước ngoài.

- Đồng thời, cần lưu ý khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

- Trong trường hợp hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh mà không có yêu cầu gia hạn từ phía thương nhân nước ngoài nhưng vẫn tiếp tục hoạt động cố ý.

- Pháp luật cũng quy định trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện khi hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

- Ngoài ra, cũng kể đến trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh theo quy định tại Điều 44 của Nghị định này.

- Đồng thời, nếu thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện, hoặc chi nhánh không đáp ứng được bất kỳ điều kiện nào được quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Nghị định này, cũng sẽ nằm trong trường hợp chấm dứt hoạt động này.

Bài viết liên quan: Văn phòng đại diện có phải nộp tờ khai thuế hàng tháng không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Quy định về các hành vi vi phạm và mức xử phạt văn phòng đại diện. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi!