1. Giám sát cắt hủy/nấu hủy tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông theo Thông tư 19/2023/TT-NHNN

Dựa trên những quy định được đề cập trong Điều 13 của Thông tư 19/2023/TT-NHNN (chưa có hiệu lực), quá trình giám sát kỹ lưỡng đối với các thủ tục liên quan đến việc phá hủy hoặc đốt cháy tiền không đạt chuẩn được miêu tả thông qua một tập hợp hướng dẫn chi tiết như sau:

- Việc giám sát chặt chẽ được yêu cầu đối với các giao dịch hàng ngày liên quan đến việc nhận và gửi tiền tại Tổ cắt hủy tiền, tuân thủ theo các quy định về tiêu hủy tiền của Ngân hàng Nhà nước. Sự giám sát này mở rộng đến việc kiểm tra và xác nhận kỹ lưỡng các tình huống đa dạng, bao gồm các trường hợp thặng dư, thiếu hụt, tiền loại trộn, tiền giả và tiền đủ điều kiện tiêu hủy, tất cả những vấn đề này có thể xảy ra trong quá trình nhận và gửi tiền tại Tổ cắt hủy tiền.

- Việc giám sát toàn bộ quy trình phá hủy tiền (hoặc đốt cháy) là quan trọng. Điều này bao gồm việc chuyển đổi tiền thành vật liệu phế liệu, đảm bảo rằng vật liệu phế liệu từ việc phá hủy tiền không thể khôi phục và tái sử dụng trong bất kỳ hình thức nào.

- Khi ngày làm việc kết thúc, Tổ trưởng (hoặc Tổ phó) chịu trách nhiệm xác nhận lượng tiền thực tế đã được phá hủy (hoặc đốt cháy) dựa trên biên bản chính thức do Hội đồng tiêu hủy lập. Bất kỳ lượng tiền nào được giao cho Tổ cắt hủy mà không được phá hủy (hoặc đốt cháy) hết trong ngày phải được niêm phong một cách an toàn, với đủ chữ ký của Tổ trưởng (hoặc Tổ phó) chịu trách nhiệm giám sát cắt hủy và Tổ trưởng (hoặc Tổ phó) chịu trách nhiệm cắt hủy tiền, trước khi trả lại kho quản lý của Hội đồng tiêu hủy, đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh của quá trình tiêu huỷ tài chính.

 

2. Quy định về việc quản lý kho tiền tiêu hủy 

Quy trình quản lý và lưu trữ trong kho tiền tiêu hủy, theo quy định cụ thể tại Điều 13 của Thông tư 03/2020/TT-NHNN, được tổ chức với sự chú ý đặc biệt đến chi tiết. Quá trình này diễn ra một cách liền mạch với các hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về quản lý kho tiền và bảo quản tiền mặt đối với Kho tiền Trung ương. Kho tiền tiêu hủy được áp dụng một phương pháp quản lý có hệ thống và chặt chẽ. Việc xử lý tiền tiêu hủy và bảo quản nó an toàn được thực hiện tuân thủ chặt chẽ theo các quy định về quản lý kho tiền và bảo quản tiền mặt, như được quy định bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đối với Kho tiền Trung ương.  Toàn bộ quá trình được tiến hành một cách chặt chẽ theo các hướng dẫn và quy định được nêu rõ bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, đảm bảo rằng kho tiền tiêu hủy hoạt động trong khuôn khổ pháp lý và duy trì các tiêu chuẩn tính chính trực cao nhất.

Danh sách các quản lý trong kho tiền tiêu hủy không chỉ là một tập hợp công việc thông thường, mà còn là một hệ thống tổ chức đặc sắc, bao gồm các vị trí chủ chốt đảm bảo quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ và chính xác. Dưới đây là những thành viên quản lý chính trong kho tiền tiêu hủy:

- Ủy viên Hội đồng tiêu hủy: Vai trò là chịu trách nhiệm đại diện cho Hội đồng Tiêu Hủy trong quản lý kho tiền tiêu hủy. Nhiệm vụ tham gia đánh giá, quyết định về các vấn đề chiến lược và quy trình liên quan đến việc tiêu hủy tiền. Trách nhiệm đảm bảo rằng mọi quyết định được đưa ra là chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

- Nhân viên kế toán kho tiền tiêu hủy: Vai trò chịu trách nhiệm về khía cạnh tài chính và kế toán liên quan đến quá trình tiêu hủy tiền. Nhiệm vụ thực hiện ghi chú chi tiết về số lượng và giá trị của tiền tiêu hủy, đồng thời tham gia trong các quá trình kiểm tra và kiểm soát tài chính.

- Thủ kho tiền tiêu hủy: Vai trò là người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quản lý vật lý và an ninh của kho tiền tiêu hủy. Nhiệm vụ đảm bảo rằng tiền tiêu hủy được lưu trữ an toàn và đúng cách, tham gia vào quá trình đếm, kiểm tra và niêm phong tiền tiêu hủy.

* Nhiệm vụ của các thành viên quản lý trong kho tiền tiêu hủy không chỉ đơn thuần là việc thực hiện các công đoạn quản lý thông thường, mà còn là sự đảm bảo cho một quá trình hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và tối ưu. Dưới đây là chi tiết trách nhiệm của từng thành viên:

- Ủy viên hội đồng tiêu hủy: Chịu trách nhiệm đại diện cho Hội đồng Tiêu Hủy trong việc tổ chức quản lý kho tiền tiêu hủy, bảo đảm an toàn cho tài sản và hoạt động của kho. Giữ chìa khóa cho một ổ khóa của cửa kho và trực tiếp mở, khóa cửa để giám sát xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho. Tham gia kiểm kê và ký xác nhận trên các sổ quỹ, sổ theo dõi, biên bản kiểm kê, thẻ kho.

- Nhân viên kế toán kho tiền tiêu hủy: Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền tiêu hủy. Giữ chìa khóa cho một ổ khóa của cửa kho và trực tiếp tham gia mở, khóa cửa để xuất, nhập tài sản, bảo quản trong kho. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và sổ quỹ để đảm bảo sự khớp đúng.

- Thủ kho tiền tiêu hủy: Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tất cả các loại tài sản trong kho tiền và quản lý chìa khóa của cửa kho. Thực hiện xuất, nhập tiền tiêu hủy đúng chứng từ hợp lệ và hợp pháp, đảm bảo các sổ sách như sổ theo dõi, thẻ kho đầy đủ và chính xác. Tổ chức sắp xếp và bảo quản tài sản trong kho một cách gọn gàng, khoa học, và đảm bảo vệ sinh.

Trong trường hợp nghỉ làm việc hoặc đi công tác, quyết định cử người thay thế dưới 15 ngày làm việc do Chủ tịch Hội đồng Tiêu Hủy (đối với Cụm tiêu hủy phía Bắc) hoặc Phó Chủ tịch phụ trách Cụm tiêu hủy phía Nam (đối với Cụm tiêu hủy phía Nam) xem xét. Trong trường hợp nghỉ trên 15 ngày làm việc, quyết định do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét và quyết định. Điều này không chỉ là việc thay thế mà còn là sự đảm bảo liên tục và hiệu quả cho hoạt động của kho tiền tiêu hủy.

 

3. Thành viên tổ giúp việc Hội đồng giám sát tiêu hủy tiền 

Theo quy định tại Điều 9 của Thông tư 19/2023/TT-NHNN, các quy định về Tổ giúp việc trong việc tiêu hủy tiền và giám sát tiêu hủy tiền được xây dựng một cách linh hoạt và hiệu quả. Dưới đây là chi tiết cụ thể về các điều khoản này:

​- Tổ giúp việc sẽ được hình thành bởi các công chức của Ngân hàng Nhà nước, được tập trung dựa trên quyết định của Chủ tịch Hội đồng giám sát.

​- Các công chức tham gia Tổ giúp việc cần phải có phẩm chất cao, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp. Họ phải có sự nghiên cứu sâu rộng và nắm vững các quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan đến tiêu hủy tiền và giám sát tiêu hủy tiền. Quyết định huy động và trưng tập công chức được thực hiện theo phương án được Thống đốc phê duyệt và dựa trên đề nghị của Chủ tịch Hội đồng giám sát, cùng với việc danh sách công chức tham gia Tổ giúp việc được đơn vị có chức năng gửi về Chủ tịch Hội đồng giám sát, sử dụng Mẫu số 01 tại Phụ lục của Thông tư 19/2023/TT-NHNN.

​- Dựa trên nhiệm vụ giám sát, Tổ giúp việc sẽ được phân chia thành các tổ chuyên môn như: Tổ giám sát chung, Tổ giám sát kiểm đếm, Tổ giám sát cắt hủy. Mỗi tổ sẽ có Tổ trưởng, Tổ phó và các thành viên tương ứng, nếu có sự cần thiết. Điều này nhằm tối ưu hóa quá trình giám sát và đảm bảo mọi khía cạnh được quản lý một cách chặt chẽ và hiệu quả.

- Thành phần của Tổ giúp việc được tổ chức một cách sáng tạo và chi tiết để đảm bảo tính hiệu quả và đồng đều trong quá trình giám sát tiêu hủy. Dưới đây là mô tả chi tiết về thành phần này:

+ Cụm giám sát tiêu hủy phía Bắc sẽ tập trung trưng tập các công chức thuộc Vụ Kiểm toán nội bộ và Cục Quản trị từ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Thành phố Hà Nội. Đảm bảo sự chuyên nghiệp và sự hiểu biết sâu rộng về quy trình tiêu hủy tại khu vực Bắc, đồng thời tối ưu hóa khả năng giám sát.

​+ Cụm giám sát tiêu hủy phía Nam sẽ tập trung trưng tập các công chức thuộc Chi cục Quản trị tại Thành phố Hồ Chí Minh và từ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Đảm bảo có đội ngũ chuyên gia được trang bị đầy đủ kỹ năng và hiểu biết về các quy trình tiêu hủy đặc thù tại khu vực Nam, nhằm đảm bảo sự hiệu quả cao.

​+ Giám sát tiêu hủy tiền in, đúc hỏng sẽ tập trung trưng tập các công chức thuộc Vụ Kiểm toán nội bộ và Cục Quản trị. Chú trọng vào việc có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc giám sát quá trình tiêu hủy tiền in và đúc hỏng, đảm bảo tính chính xác và an toàn.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Giám sát tiêu hủy tiền hỏng của Ngân hàng Nhà nước từ 11/02/2024. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.