Giấy ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông có phải công chứng không?

1. Giấy uỷ quyền dự họp đại hội đồng cổ đông có phải công chứng?

Dựa trên quy định tại Điều 144 của Luật doanh nghiệp năm 2020, các điều khoản về việc thực hiện quyền dự họp của đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần được chi tiết như sau:

- Cổ đông, những người được xác định là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông, có thể trực tiếp tham dự cuộc họp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân, tổ chức khác dự họp đại hội đồng cổ đông. Các hình thức ủy quyền được quy định tại khoản 3 Điều 144 của Luật doanh nghiệp năm 2020.

- Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản và tuân theo quy định của pháp luật về dân sự. Văn bản ủy quyền phải chi tiết tên cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền, số lượng cổ phần được ủy quyền, và phải được xuất trình khi đăng ký dự họp đại hội đồng cổ đông.

- Cổ đông và đại diện ủy quyền cần phải làm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nội dung văn bản ủy quyền phải đầy đủ và đáp ứng thủ tục đăng ký trước khi tham gia phòng họp.

- Cổ đông được xem là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông trong các tình huống cơ bản như tham dự trực tiếp, uỷ quyền cho cá nhân hoặc tổ chức, tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, gửi phiếu biểu quyết qua thư điện tử, hoặc các hình thức khác theo quy định trong điều lệ của công ty cổ phần.

Theo quy định hiện hành, cổ đông được phép ủy quyền cho người khác tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Quá trình ủy quyền này đòi hỏi việc lập văn bản theo quy định của pháp luật và phải tuân theo các quy định về dân sự. Tuy nhiên, theo phân tích được đưa ra, pháp luật về doanh nghiệp hiện tại không đặt ra yêu cầu bắt buộc về việc thực hiện thủ tục công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình lập văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông. Do đó, trong quá trình này, việc thực hiện thủ tục công chứng cho văn bản ủy quyền không được coi là bắt buộc.

Về mặt hình thức, việc ủy quyền tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông có thể thực hiện theo các quy định sau đây:

- Ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông phải được thực hiện dưới dạng văn bản.

- Văn bản ủy quyền cần tuân theo quy định của pháp luật về dân sự, bao gồm việc rõ ràng nêu tên người được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền.

So sánh với quy định tại Điều 119 của Bộ luật dân sự năm 2015, có thể nhận thấy rằng văn bản ủy quyền, bao gồm cả văn bản ủy quyền tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông, không bị yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Do đó, việc công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông chỉ là bắt buộc khi cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền mong muốn và có nhu cầu thực hiện thủ tục này. Tóm lại, theo quy định hiện tại, pháp luật không yêu cầu văn bản ủy quyền tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông phải qua thủ tục công chứng.

>> Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền tham dự họp đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc bất thường

2. Thủ tục uỷ quyền dự họp đại hội đồng cổ đông thực hiện như thế nào?

Dựa trên phân tích đã trình bày, có thể nhận thấy rằng, việc công chứng văn bản ủy quyền cho việc tham gia đại hội cổ đông không là bắt buộc. Tuy nhiên, trong trường hợp muốn đảm bảo sự thống nhất quan điểm và tránh mọi xung đột, các bên có thể lựa chọn thực hiện thủ tục công chứng theo các bước sau đây:

Bước 1: Tiến hành chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật để thực hiện công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền tham gia đại hội đồng cổ đông trong trường hợp này bao gồm một số giấy tờ cơ bản như sau: Phiếu đề nghị công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, được cung cấp bởi tổ chức công chứng; các tài liệu liên quan đến người ủy quyền và người được ủy quyền, tuân theo quy định của pháp luật; các giấy tờ liên quan đến nội dung ủy quyền, như giấy mời tham gia đại hội đồng cổ đông và chứng nhận cổ phần... và các văn bản khác khi cần thiết.

Bước 2: Sau khi đã chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, tiếp theo, bên yêu cầu sẽ nộp hồ sơ tới cơ quan thực hiện thủ tục công chứng để yêu cầu chứng nhận văn bản ủy quyền tham gia đại hội đồng cổ đông. Để có thể thực hiện công chứng này, người ủy quyền và người được ủy quyền sẽ phải đến các tổ chức hành nghề công chứng, theo quy định của Điều 2 trong Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018. Các tổ chức này có thể là văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Do đó, để thuận tiện nhất, bên ủy quyền và bên được ủy quyền có thể lựa chọn bất kỳ văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nào mà họ cảm thấy thuận lợi nhất để thực hiện quy trình công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông.

Bước 3: Tiến hành quy trình công chứng văn bản ủy quyền tham gia đại hội đồng cổ đông và nhận kết quả tại các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi đã hoàn tất công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, các bên sẽ thực hiện việc nộp các khoản phí và chi phí công chứng. Các chi phí này bao gồm việc sao chép giấy tờ, chi phí cho các dịch vụ ngoài giờ làm việc, và các khoản phí khác liên quan đến xử lý hồ sơ ngoại trụ sở của tổ chức công chứng.

3. Quy định về thời hạn yêu cầu hủy bỏ biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến đại hội đồng cổ đông

Dựa trên quy định của Điều 151 trong Luật Doanh nghiệp năm 2020, các thủ tục và yêu cầu hủy bỏ quyết định của đại hội đồng cổ đông được mô tả như sau: Trong thời hạn 90 ngày tính từ ngày nhận được nghị quyết, biên bản họp, hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu đại hội đồng cổ đông, cổ đông hoặc nhóm cổ đông, theo quy định tại Điều 115 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, đều được quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đó là tòa án hoặc trọng tài, xem xét và hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nội dung trong nghị quyết của đại hội đồng cổ đông trong một số trường hợp cơ bản sau:

- Trình tự và thủ tục triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, cũng như quyết định của đại hội đồng cổ đông, vi phạm nghiêm trọng quy định của pháp luật và điều lệ của công ty.

- Nội dung trong nghị quyết của đại hội đồng cổ đông vi phạm pháp luật hoặc vi phạm điều lệ của công ty.

Nếu kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến phản ánh vi phạm theo quy định của pháp luật, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có đầy đủ quyền yêu cầu tòa án hoặc trọng tài xem xét và hủy bỏ nghị quyết, điều này phải được thực hiện trong thời hạn 90 ngày từ ngày nhận được biên bản. Điều 146 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng quy định về thể thức và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền kiến nghị về nội dung chương trình đại hội đồng cổ đông. Điều này cần được thực hiện thông qua việc lập văn bản và gửi đến công ty cổ phần trước ngày khai mạc họp đại hội đồng cổ đông ít nhất 3 ngày làm việc, trừ khi điều lệ của công ty có quy định khác. Thông tin kiến nghị cần rõ ràng với tên của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại đang nắm giữ, và vấn đề kiến nghị trong quá trình họp đại hội đồng cổ đông.

>>  Bài viết liên quan: Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông do nhóm cổ đông triệu tập có quyền sử dụng con dấu của công ty không?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!