Ủy quyền của cổ đông trong công ty cổ phần thì có cần công chứng không?

- Phát biểu, ký tên vào các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cổ đông;

- Nhận cổ tức hàng năm và các quyền lợi tài chính;

- Chuyển nhượng, mua lại hoặc được ưu tiên mua cổ phần mới do tổng công ty phát hành (bao gồm ký hợp đồng chuyển nhượng, nhận tiền …vv);

- Các quyền và nghĩa vụ khác của cổ đông theo qui định của pháp luật và điều lệ của công ty.

- Phí ủy quyền a trả cho b bằng cổ tức hàng năm trong thời gian ủy quyền.

Vậy cho hỏi: Trong thời gian ủy quyền, A có là cổ đông của công ty không và trong sổ đăng ký cổ đông của công ty thì cổ đông A có được tính trong số lượng cổ đông hiện hữu hay không. Hợp đồng ủy quyền có cần công chứng hay không. Xin cảm ơn.

Người gửi : Võ Hoàng Hà

Luật sư tư vấn:

1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định (Điều 562 Bộ luật dân sự 2015)

Hợp đồng ủy quyền nằm trong nhóm hợp đồng có đối tượng là công việc. Theo đó, chủ thể của hợp đồng được ủy quyền gồm bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Bên ủy quyền thỏa thuận với bên được ủy quyền thực hiện công việc vì lợi ích của bên ủy quyền. Sau khi hoàn thành công việc ủy quyền, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định thì bên ủy quyền có nghĩa vụ thanh toán thù lao cho bên được ủy quyền. Hợp đồng ủy quyền được áp dụng rộng rãi và khá phổ biến trên thực tế. 

Hợp đồng ủy quyền có thể phát sinh trong trường hợp do không có điều kiện hoặc không có khả năng tham gia trực tiếp trong một số giao dịch dân sự cụ thể nên một chủ thể có thể chuyển giao việc thực hiện công việc của mình cho một chủ thể khác thực hiện thay. Ví dụ A đang tranh chấp hợp đồng vay tài sản với B. A là nguyên đơn. A có thể ủy quyền cho B là một công ty luật thực hiện việc tranh tụng tại Tòa án thay cho mình.

Hợp đồng ủy quyền là hợp đồng có đền bù trong trường hợp các bên thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định về việc trả thù lao cho việc ủy quyền. Trường hợp pháp luật quy định hợp đồng ủy quyền có trả thù lao thì bên ủy quyền phải trả thù lao cho bên được ủy quyền theo sự thỏa thuận hoặc theo pháp luật quy định. Ví dụ, ủy quyền cho luật sư tham gia tố tụng dân sự.

2. Hợp đồng ủy quyền có cần phải công chứng hay không?

Bên cạnh đó tại điều 55 Luật công chứng 2014 quy định về công chứng hợp đồng ủy quyền như sau:

 - Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

- Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Trường hợp của bạn ủy quyền để thực hiện các công việc liên quan đến quyền của cổ đông trong công ty, nên không thuộc trường hợp bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật. Hợp đồng của bạn chỉ cần đảm bảo các điều kiện có hiệu lực của một giao dịch dân sự và không vi phạm các điều cấm của pháp luật về dân sự.

3. Về quyền của cổ đông A khi đã ủy quyền cho cổ đông B:

3.1 Quyền của cổ đông phổ thông

- Cổ đông phổ thông có các quyền sau đây:

+ Tham dự, phát biểu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty, pháp luật quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;

+ Nhận cổ tức với mức theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông;

+ Ưu tiên mua cổ phần mới tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần phổ thông của từng cổ đông trong công ty;

+ Tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120, khoản 1 Điều 127 của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan;

+ Xem xét, tra cứu và trích lục thông tin về tên và địa chỉ liên lạc trong danh sách cổ đông có quyền biểu quyết; yêu cầu sửa đổi thông tin không chính xác của mình;

+ Xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp Điều lệ công ty, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông;

+ Khi công ty giải thể hoặc phá sản, được nhận một phần tài sản còn lại tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần tại công ty.

+ Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền sau đây:

+  Xem xét, tra cứu, trích lục sổ biên bản và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, hợp đồng, giao dịch phải thông qua Hội đồng quản trị và tài liệu khác, trừ tài liệu liên quan đến bí mật thương mại, bí mật kinh doanh của công ty;

+ Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này;

+ Yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết. Yêu cầu phải bằng văn bản và phải bao gồm các nội dung sau đây: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty; vấn đề cần kiểm tra, mục đích kiểm tra;

+ Quyền khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

- Cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều này có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

+ Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;

+ Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

- Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông quy định tại khoản 3 Điều này phải bằng văn bản và phải bao gồm các nội dung sau đây: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty, căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Kèm theo yêu cầu triệu tập họp phải có các tài liệu, chứng cứ về các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyết định vượt quá thẩm quyền.

- Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát thực hiện như sau:

+ Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;

+ Căn cứ số lượng thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản này được quyền đề cử một hoặc một số người theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông làm ứng cử viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các cổ đông khác đề cử.

- Quyền khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

3.2 Nghĩa vụ của cổ đông 

 - Thanh toán đủ và đúng thời hạn số cổ phần cam kết mua.

- Không được rút vốn đã góp bằng cổ phần phổ thông ra khỏi công ty dưới mọi hình thức, trừ trường hợp được công ty hoặc người khác mua lại cổ phần. Trường hợp có cổ đông rút một phần hoặc toàn bộ vốn cổ phần đã góp trái với quy định tại khoản này thì cổ đông đó và người có lợi ích liên quan trong công ty phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi giá trị cổ phần đã bị rút và các thiệt hại xảy ra.

- Tuân thủ Điều lệ công ty và quy chế quản lý nội bộ của công ty.

- Chấp hành nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.

- Bảo mật các thông tin được công ty cung cấp theo quy định tại Điều lệ công ty và pháp luật; chỉ sử dụng thông tin được cung cấp để thực hiện và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình; nghiêm cấm phát tán hoặc sao, gửi thông tin được công ty cung cấp cho tổ chức, cá nhân khác.

-  Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Như vậy , Cổ đông A hoàn toàn có thể ủy quyền cho cổ đông B để thực hiện các quyền của mình theo quy định của pháp luật. Trong thời gian ủy quyền, cổ đông A vẫn là cổ đông của công ty, vẫn có tên trong sổ cổ đông của công ty và phải thực hiện các nghĩa vụ của cổ đông công ty.

Cổ đông A có quyền yêu cầu cổ đông B thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.

+ Yêu cầu cổ đông B giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác;

+ Được bồi thường thiệt hại, nếu cổ đông B vi phạm nghĩa vụ khi thực hiện công việc được ủy quyền của mình.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp. Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc cho phó giám đốc công ty mới