1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm
Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Bộ Luật Lao động 2019, việc khai trình sử dụng lao động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được thực hiện theo các hướng dẫn cụ thể như sau:
- Khai trình sử dụng lao động: Người sử dụng lao động phải thực hiện việc khai trình sử dụng lao động theo hướng dẫn được quy định tại Nghị định số 122/2020/NĐ-CP. Thời hạn khai trình: Người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc khai trình trong thời hạn là 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động sử dụng lao động.
- Thời điểm báo cáo: Người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động. Báo cáo được thực hiện định kỳ, có thể là theo các chu kỳ cụ thể được quy định trong hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ quan chuyên môn về lao động. Đối tượng nhận báo cáo: Báo cáo được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm thông báo tình hình thay đổi về lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Quản lý hồ sơ và thông tin lao động: Người sử dụng lao động cần duy trì hồ sơ và thông tin liên quan đầy đủ và chính xác để có sẵn khi cần thiết cho việc khai trình và báo cáo. Hồ sơ và thông tin này cần phải được giữ bảo mật và tuân thủ theo quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin cá nhân.
- Hậu quả pháp lý khi vi phạm: Người sử dụng lao động có trách nhiệm chịu hậu quả pháp lý nếu không thực hiện đúng quy định về khai trình và báo cáo tình hình thay đổi về lao động.
Những biện pháp này nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý thông tin đầy đủ để thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát và bảo vệ quyền lợi của người lao động.
Bên cạnh đó, từ Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP) về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, các điều sau đây được chi tiết hóa:
- Người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định kỳ là 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).
- Báo cáo được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định. Trong trường hợp không thể sử dụng Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động có thể gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.
- Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động cũng phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện, và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động từ các báo cáo được gửi bằng bản giấy. Họ cập nhật thông tin này theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định để đảm bảo đầy đủ và chính xác.
- Báo cáo tình hình thay đổi về lao động cũng thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của người sử dụng lao động.
Tổng quan, người sử dụng lao động cần chú ý rằng hạn chót nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho 06 tháng cuối năm 2023 đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là trước ngày 05/12/2023. Việc tuân thủ thời hạn này không chỉ đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của thông tin mà còn giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý và theo dõi tình hình nhân sự, đồng thời tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành. Những quy định trên giúp đảm bảo tính minh bạch, quản lý chặt chẽ, và thuận tiện trong việc cập nhật thông tin về sử dụng lao động, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan chuyên môn và bảo hiểm xã hội.
2. Xử phạt thế nào đối với trường hợp chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt đối với hành vi vi phạm trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý lao động, các hành vi cụ thể và mức phạt được chi tiết như sau:
- Phân biệt đối xử trong lao động: Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng nếu có hành vi phân biệt đối xử trong lao động. Tuy nhiên, các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 của Nghị định này sẽ không được áp dụng trong trường hợp này.
- Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc không có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia: Phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với người sử dụng lao động sử dụng nhân công chưa qua đào tạo hoặc không có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia, đặc biệt đối với những nghề, công việc yêu cầu lao động phải được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia.
- Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động: Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền nếu không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định. Mức phạt được áp dụng trong khoảng từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng.
- Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng quy định: Phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng nếu người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh các quy định về xử phạt đối với hành vi vi phạm trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý lao động tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, quy định tại khoản 1 Điều 6 của cùng Nghị định cũng đặt ra một số yêu cầu và mức phạt đối với người sử dụng lao động, đặc biệt là cá nhân không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn.
- Cá nhân không báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn sẽ phải đối mặt với mức phạt từ 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng.
- Trong trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức chậm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động, họ sẽ phải chịu mức phạt gấp đôi so với cá nhân, tức là từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
Quy định này có mục tiêu chính là tăng cường trách nhiệm và tính chính xác trong việc thông tin báo cáo tình hình sử dụng lao động. Việc xử phạt có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và thuận lợi cho cơ quan quản lý, đồng thời thúc đẩy người sử dụng lao động thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình.
Mức phạt nặng hơn đối với tổ chức so với cá nhân sẽ tạo động lực mạnh mẽ hơn cho các doanh nghiệp, tổ chức để chú ý và tuân thủ nghiêm túc quy định về báo cáo tình hình lao động. Điều này không chỉ làm tăng cường tính minh bạch mà còn giúp cơ quan quản lý có cơ sở dữ liệu chính xác và đầy đủ, hỗ trợ quá trình đưa ra các quyết định và chính sách phù hợp với thị trường lao động.
Tóm lại, các quy định xử phạt này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy trách nhiệm và tính chính xác trong báo cáo tình hình sử dụng lao động, góp phần nâng cao chất lượng quản lý nhân sự và tạo điều kiện công bằng cho cả cá nhân và tổ chức người sử dụng lao động.
3. Sổ quản lý lao động được quy định như nào?
Từ quy định tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì việc lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động được thể hiện như sau:
- Lập sổ quản lý lao động: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải thực hiện việc lập sổ quản lý lao động tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của mình.
- Định dạng và nội dung sổ quản lý lao động: Sổ quản lý lao động có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử, nhưng phải bảo đảm chứa đựng đầy đủ thông tin cơ bản về người lao động. Thông tin bao gồm: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ CCC/ CMND/ Hộ chiếu, trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại HĐLĐ, thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia BHXH, tiền lương, nâng bậc, nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thời điểm chấm dứt HĐLĐ và lý do.
- Cập nhật thông tin: Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện và cập nhật các thông tin quy định trong sổ quản lý lao động từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động khi có yêu cầu của cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan theo quy định pháp luật.
Quy định này nhấn mạnh vai trò quan trọng của sổ quản lý lao động trong việc đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác, góp phần quản lý hiệu quả nhân sự và tuân thủ đúng đắn theo quy định pháp luật về lao động. Xem thêm: Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm
Liên hệ qua 1900.6162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn
