Hàng hóa không phù hợp với hợp đồng mua bán? Quy trình xử lý chi tiết

1. Hướng dẫn xử lý đối với hàng hóa không phù hợp với hợp đồng mua bán hàng hóa

Căn cứ theo quy định tại Điều 39 Luật Thương mại 2005 quy định về hàng hóa không phù hợp với hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

- Trong trường hợp hợp đồng không có quy định cụ thể về tiêu chuẩn hay chất lượng hàng hóa, hàng hóa sẽ được coi là không phù hợp với hợp đồng khi thuộc vào một trong các trường hợp sau đây:

+ Hàng hóa không phù hợp với mục đích sử dụng thông thường của các hàng hóa cùng loại. Điều này có nghĩa là hàng hóa không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản và thông thường mà người tiêu dùng mong đợi từ loại hàng hóa đó.

+ Hàng hóa không phù hợp với bất kỳ mục đích cụ thể nào mà bên mua đã thông báo cho bên bán hoặc bên bán phải biết vào thời điểm giao kết hợp đồng. Ví dụ, nếu bên mua đã nói rõ rằng họ cần hàng hóa cho một mục đích đặc biệt và bên bán đã đồng ý, nhưng hàng hóa lại không đáp ứng được mục đích đó, thì hàng hóa này sẽ bị coi là không phù hợp.

+ Hàng hóa không bảo đảm chất lượng như chất lượng của mẫu hàng hóa mà bên bán đã giao cho bên mua trước đó. Nếu bên bán đã cung cấp một mẫu hàng hóa để bên mua kiểm tra và chọn lựa, thì hàng hóa giao thực tế phải đảm bảo chất lượng tương đương với mẫu đó. Nếu không, hàng hóa sẽ bị coi là không phù hợp với hợp đồng.

+ Hàng hóa không được bảo quản hoặc đóng gói theo cách thức thông thường đối với loại hàng hóa đó, hoặc không theo cách thức thích hợp để bảo quản hàng hóa trong trường hợp không có cách thức bảo quản thông thường. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa phải được đóng gói và bảo quản đúng cách để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.

- Bên mua có quyền từ chối nhận hàng nếu hàng hóa không phù hợp với hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều 39 của Luật Thương mại 2005. Điều này có nghĩa là bên mua không bắt buộc phải chấp nhận hàng hóa không đạt tiêu chuẩn hoặc không phù hợp với những điều đã thỏa thuận trong hợp đồng. Việc từ chối nhận hàng phải được thực hiện dựa trên những lý do chính đáng và phù hợp với quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên mua trong giao dịch thương mại.

2. Quy trình xử lý chi tiết khi hàng hóa không phù hợp với hợp đồng mua bán

Bước 1. Xác định hàng hóa không phù hợp với hợp đồng:

Tiêu chí đánh giá:

Căn cứ vào các tiêu chí sau để xác định hàng hóa không phù hợp với hợp đồng:

- Số lượng hàng hóa: So sánh số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi trong hợp đồng. Nếu có sai sót về số lượng, hàng hóa được coi là không phù hợp.

- Chất lượng hàng hóa: Đánh giá chất lượng hàng hóa dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng quy định trong hợp đồng, quy chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn chất lượng hàng hóa bắt buộc áp dụng. Nếu hàng hóa không đáp ứng các tiêu chuẩn này, được coi là không phù hợp.

- Thông số kỹ thuật: So sánh các thông số kỹ thuật của hàng hóa thực tế với thông số kỹ thuật ghi trong hợp đồng. Nếu có sai sót về thông số kỹ thuật, hàng hóa được coi là không phù hợp.

- Ngoại quan, bao bì, nhãn mác: Kiểm tra ngoại quan, bao bì, nhãn mác của hàng hóa xem có phù hợp với mô tả trong hợp đồng hay không. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hàng hóa được coi là không phù hợp.

- Các điều kiện khác theo thỏa thuận trong hợp đồng: Xem xét các điều kiện khác về thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán,... được quy định trong hợp đồng. Nếu hàng hóa không đáp ứng các điều kiện này, được coi là không phù hợp.

Bằng chứng:

Thu thập các bằng chứng sau để chứng minh hàng hóa không phù hợp với hợp đồng:

-  Hợp đồng mua bán: Đây là bằng chứng quan trọng nhất thể hiện các thỏa thuận giữa hai bên về hàng hóa.

- Biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có): Ghi nhận số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa khi giao nhận.

- Hình ảnh, video ghi lại tình trạng hàng hóa: Chụp ảnh, quay video để ghi lại chi tiết tình trạng hàng hóa không phù hợp.

- Ý kiến của nhân chứng (nếu có): Lời khai của những người có mặt khi nhận hàng có thể là bằng chứng quan trọng.

Bước 2. Thông báo cho bên bán:

- Hình thức thông báo:

Có thể thông báo cho bên bán về việc phát hiện hàng hóa không phù hợp bằng các hình thức sau:

+ Thông báo bằng văn bản: Gửi công văn, thư, email cho bên bán.

+ Thông báo qua điện thoại: Ghi âm lại cuộc trò chuyện để làm bằng chứng.

+ Gặp trực tiếp: Trao đổi trực tiếp với đại diện của bên bán.

- Nội dung thông báo:

Nội dung thông báo cần nêu rõ các thông tin sau:

+ Thông tin về hàng hóa không phù hợp: Ghi rõ tên hàng hóa, số lượng, lô hàng, đặc điểm không phù hợp.

+ Nêu ra yêu cầu cụ thể đối với bên bán: Yêu cầu đổi hàng, trả hàng, giảm giá, bồi thường thiệt hại,...

+ Đề nghị bên bán xác nhận đã nhận được thông báo: Bên bán cần ký tên, hoặc xác nhận bằng email để ghi nhận đã nhận được thông báo.

Bước 3. Thu thập bằng chứng:

- Ghi chép lại nội dung trao đổi với bên bán: Ghi chép lại nội dung trao đổi qua điện thoại, email hoặc cuộc gặp trực tiếp với bên bán. Ghi chép cần đầy đủ, chính xác và có ghi chú thời gian.

- Lưu giữ các giấy tờ liên quan đến giao dịch mua bán: Lưu giữ cẩn thận các giấy tờ liên quan đến giao dịch mua bán như hợp đồng, biên bản, hóa đơn, chứng từ thanh toán,...

- Chụp ảnh, quay video ghi lại tình trạng hàng hóa không phù hợp: Chụp ảnh, quay video để ghi lại chi tiết tình trạng hàng hóa không phù hợp, bao gồm bao bì, nhãn mác, lỗi sản phẩm,...

- Thu thập ý kiến của nhân chứng (nếu có): Nếu có nhân chứng khi nhận hàng, cần thu thập ý kiến của họ về tình trạng hàng hóa.

Bước 4. Đàm phán với bên bán:

- Mục tiêu:

Mục tiêu của việc đàm phán là đạt được thỏa thuận với bên bán để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Trong quá trình đàm phán, cần thể hiện thiện chí hợp tác và mong muốn giải quyết mâu thuẫn trên tinh thần hợp tác để duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài.

- Kỹ năng đàm phán:

+ Đề xuất giải pháp: Chuẩn bị sẵn một số giải pháp khả thi để đề xuất cho bên bán, thể hiện sự chủ động và thiện chí của bạn trong việc giải quyết vấn đề.

+ Linh hoạt trong đàm phán: Sẵn sàng điều chỉnh đề xuất của bạn dựa trên phản hồi của bên bán để tìm kiếm điểm chung và đạt được thỏa thuận.

+ Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể: Duy trì giao tiếp bằng mắt, cử chỉ phù hợp để thể hiện sự tôn trọng và thiện chí.

+ Kiên nhẫn và kiên trì: Đàm phán có thể mất thời gian, do đó cần kiên nhẫn và kiên trì để đạt được thỏa thuận mong muốn.

-  Trường hợp không đạt được thỏa thuận:

Nếu không thể đạt được thỏa thuận với bên bán qua đàm phán, bạn có thể cân nhắc các biện pháp sau:

+ Yêu cầu bên thứ ba can thiệp: Có thể đề nghị một bên thứ ba trung lập như tổ chức bảo vệ người tiêu dùng hoặc cơ quan chức năng có liên quan can thiệp để giải quyết tranh chấp.

+ Khởi kiện ra tòa án: Nếu các biện pháp khác không hiệu quả, bạn có thể khởi kiện ra tòa án để yêu cầu bên bán thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng.

Xem thêm: Thời hạn được coi là không vi phạm giao hàng trễ trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Hàng hóa không phù hợp với hợp đồng mua bán? Quy trình xử lý chi tiết mà Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất.