Căn cứ pháp lý:
- Quyết định 10/2017/QĐ-KTNN;
- CMKTNN 1220 - Kiểm soát chất lượng đối với cuộc kiểm toán tài chính.
1. Hồ sơ kiểm toán là gì?
Hồ sơ kiểm toán được hiểu theo quy định tại Khoản 1 Điều 29 Quyết định 10/2017/QĐ-KTNN về quy trình kiểm toán doanh nghiệp do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành (có hiệu lực từ ngày 05/01/2018),cụ thể như sau:
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
Bên cạnh đó tại Khoản 2 Điều 29 Quyết định 10/2017/QĐ-KTNN, có quy định như sau:
- Phân loại: Hồ sơ kiểm toán được phân loại theo Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ bảo lưu, bảo quản, khai thác và tiêu hủy hồ sơ ban hành theo Quy định của Tổng Kiểm toán nhà nước. Thông thường hồ sơ một cuộc kiểm toán bao gồm:
+ Các tài liệu thuộc Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán theo Quy định Danh mục hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước;
+ Các tài liệu khác do kiểm toán viên thu thập trong quá trình khảo sát và thực hiện kiểm toán, như: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ, thông tin về tình hình tài chính, tổ chức bộ máy,…(các thông tin đã khảo sát và thu thập theo quy định tại Chương II khi thực hiện chuẩn bị kiểm toán).
2. Mục đích của hồ sơ kiểm toán
- Tài liệu, hồ sơ kiểm toán còn phục vụ một số mục đích khác như:
+ Trợ giúp việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán;
+ Làm cơ sở giúp kiểm toán viên nhà nước đưa ra kiến nghị trong báo cáo kiểm toán;
+ Trợ giúp cho các cấp lãnh đạo quản lý, chỉ đạo, giám sát công việc kiểm toán theo quy định;
+ Trợ giúp cho kiểm toán viên nhà nước giải trình về kết quả kiểm toán;
+ Lưu trữ bằng chứng về các vấn đề quan trọng cho các cuộc kiểm toán sau;
+ Phục vụ công việc soát xét, kiểm soát chất lượng kiểm toán;
+ Phục vụ công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định; các cuộc kiểm tra, thanh tra từ bên ngoài theo yêu cầu của pháp luật và các quy định có liên quan;
+ Phục vụ các mục đích khác.
3. Nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán
Kiểm toán viên nhà nước phải lập đầy đủ tài liệu kiểm toán để kiểm toán viên nhà nước có kinh nghiệm không tham gia cuộc kiểm toán dựa vào hồ sơ kiểm toán có thể hiểu được:
* Nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và đã tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán nhà nước, yêu cầu của pháp luật và các quy định có liên quan;
* Kết quả của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và bằng chứng kiểm toán đã thu thập;
* Các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, các xét đoán chuyên môn quan trọng được thực hiện, quá trình hình thành các ý kiến, kết luận và kiến nghị kiểm toán.
Nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố như:
* Quy mô và độ phức tạp của đơn vị được kiểm toán;
* Nội dung của các thủ tục kiểm toán được thực hiện;
* Các rủi ro có sai sót trọng yếu đã xác định;
* Mức độ quan trọng của bằng chứng kiểm toán đã thu thập;
* Bản chất và phạm vi của các vấn đề bất thường được xác định;
* Sự cần thiết phải ghi lại kết luận kiểm toán hoặc cơ sở để đưa ra ý kiến rằng nếu chỉ dựa trên các ghi chép về công việc đã thực hiện hoặc bằng chứng kiểm toán đã thu thập thì chưa thể kết luận được;
* Phương pháp tiếp cận kiểm toán và công cụ sử dụng để kiểm toán.
Tài liệu kiểm toán phải ghi lại nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, bao gồm:
* Đặc điểm đã xác định của các khoản mục cụ thể hoặc các vấn đề được kiểm tra;
* Người thực hiện công việc kiểm toán và ngày bắt đầu, ngày hoàn thành công việc đó;
* Người soát xét công việc kiểm toán đã thực hiện, thời gian và phạm vi soát xét theo yêu cầu của CMKTNN 1220 - Kiểm soát chất lượng đối với cuộc kiểm toán tài chính.
Tài liệu kiểm toán thường bao gồm:
* Quyết định kiểm toán;
* Kế hoạch kiểm toán tổng quát của cuộc kiểm toán cùng các tài liệu khảo sát, thu thập thông tin;
* Kế hoạch kiểm toán chi tiết, Chương trình kiểm toán;
* Nhật ký và các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nhà nước;
* Báo cáo tài chính được kiểm toán và các bằng chứng kiểm toán có liên quan;
* Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của kiểm toán viên nhà nước, Biên bản kiểm toán, Báo cáo kiểm toán, Biên bản đối chiếu, Bản xác nhận của bên thứ ba, phiếu phỏng vấn, Biên bản ghi nhớ về các vấn đề (nếu có);
* Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán; văn bản trao đổi (bao gồm cả thư điện tử) liên quan đến các vấn đề quan trọng (nếu có);
* Các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán, lãnh đạo đoàn kiểm toán, Báo cáo định kỳ, Báo cáo đột xuất của Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán (nếu có);
* Văn bản thẩm định Kế hoạch kiểm toán, dự thảo Báo cáo kiểm toán, Văn bản tiếp thu của Đoàn kiểm toán;
Các tài liệu khác có liên quan.
Các giải thích bằng lời của kiểm toán viên nhà nước không được coi là bằng chứng đầy đủ cho công việc mà kiểm toán viên nhà nước đã thực hiện hoặc kết luận, nhưng có thể được sử dụng để giải thích hoặc làm rõ thông tin trong tài liệu kiểm toán.
Khi đánh giá tầm quan trọng của một vấn đề, kiểm toán viên nhà nước cần phân tích khách quan về hoàn cảnh cụ thể liên quan. Các vấn đề quan trọng cần đánh giá thường bao gồm:
* Các vấn đề làm phát sinh các rủi ro đáng kể;
* Kết quả của các thủ tục kiểm toán cho thấy: Báo cáo tài chính có sai sót trọng yếu; hoặc cần phải thay đổi đánh giá trước đó của kiểm toán viên nhà nước về các rủi ro có sai sót trọng yếu và cách giải quyết của kiểm toán viên nhà nước đối với các rủi ro đó;
* Các trường hợp gây khó khăn cho kiểm toán viên nhà nước trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết;
Các phát hiện dẫn đến việc đưa ra ý kiến kiểm toán không phải ý kiến chấp nhận toàn phần hoặc bổ sung đoạn “Vấn đề cần nhấn mạnh” hoặc “Vấn đề khác” trong báo cáo kiểm toán.
Một yếu tố quan trọng trong việc xác định nội dung và phạm vi của tài liệu kiểm toán đối với các vấn đề quan trọng là phạm vi và mức độ xét đoán chuyên môn được đưa ra khi thực hiện công việc kiểm toán và đánh giá kết quả. Các ghi chép về xét đoán chuyên môn quan trọng giúp giải thích cho kết luận của kiểm toán viên nhà nước và củng cố chất lượng của xét đoán đó. Những vấn đề đó là mối quan tâm lớn của những người chịu trách nhiệm soát xét tài liệu kiểm toán, kể cả những người sẽ thực hiện kiểm toán năm sau khi soát xét các vấn đề quan trọng.
Tài liệu kiểm toán liên quan đến việc sử dụng xét đoán chuyên môn cho các vấn đề trọng yếu cần được lập trong các trường hợp:
* Khi chuẩn mực kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên nhà nước phải xem xét một số thông tin và yếu tố nhất định có ảnh hưởng quan trọng đối với cuộc kiểm toán, kiểm toán viên nhà nước phải đưa ra các cơ sở cho kết luận của mình;
* Cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên nhà nước về tính hợp lý của các phần hành kiểm toán cần xét đoán chủ quan;
Cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên nhà nước về tính xác thực của một tài liệu khi thực hiện điều tra sâu hơn (như sử dụng chuyên gia hoặc thủ tục xác nhận) do các phát hiện trong quá trình kiểm toán làm kiểm toán viên nhà nước tin rằng tài liệu đó có thể không xác thực.
Việc ghi chép các đặc điểm đã xác định trong tài liệu kiểm toán giúp kiểm toán viên nhà nước giải trình về công việc đã thực hiện và hỗ trợ việc kiểm tra các vấn đề đặc biệt hoặc không nhất quán. Các đặc điểm đã xác định sẽ thay đổi tuỳ theo nội dung của thủ tục kiểm toán và khoản mục hoặc vấn đề được kiểm tra như:
* Đối với việc kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên nhà nước có thể xác định các tài liệu được chọn để kiểm tra theo nội dung, thứ tự thời gian phát sinh,…;
* Đối với thủ tục yêu cầu lựa chọn hoặc kiểm tra tất cả các khoản mục lớn hơn một mức giá trị cụ thể trong một tổng thể, kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại phạm vi của thủ tục và xác định tổng thể đã lựa chọn;
* Đối với thủ tục yêu cầu lấy mẫu hệ thống từ một tổng thể chứng từ, kiểm toán viên nhà nước có thể xác định các chứng từ được chọn bằng cách ghi lại nguồn gốc của chứng từ, điểm xuất phát và khoảng cách mẫu;
* Đối với thủ tục yêu cầu phỏng vấn một nhân viên cụ thể của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại thời gian phỏng vấn, tên và chức danh của người được phỏng vấn, nội dung phỏng vấn;
Đối với thủ tục quan sát, kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại quá trình hoặc vấn đề quan sát được, các cá nhân liên quan, trách nhiệm của từng cá nhân và thời gian, địa điểm thực hiện thủ tục quan sát,...
Kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại nội dung của những cuộc thảo luận với đơn vị được kiểm toán và những đối tượng khác, bao gồm nội dung các vấn đề quan trọng được thảo luận, thời gian và người tham gia thảo luận. Khi kiểm toán viên nhà nước thảo luận với người ngoài đơn vị được kiểm toán về các vấn đề có liên quan đến cuộc kiểm toán thì cũng cần ghi chép, lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán nội dung, thời gian, kết quả thảo luận. Các ghi chép không chỉ bao gồm tài liệu do kiểm toán viên nhà nước lập mà còn bao gồm các tài liệu khác như biên bản họp do đơn vị được kiểm toán lập và được kiểm toán viên nhà nước thu thập.
Nếu kiểm toán viên nhà nước phát hiện các thông tin không nhất quán với kết luận cuối cùng của kiểm toán viên nhà nước về một vấn đề quan trọng, kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại cách giải quyết vấn đề không nhất quán này bằng văn bản.
Trong trường hợp đặc biệt, nếu kiểm toán viên nhà nước xét thấy cần phải không tuân thủ một yêu cầu của một chuẩn mực kiểm toán nhà nước thì kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại cách thức thực hiện thủ tục kiểm toán thay thế nhằm đạt được mục tiêu của yêu cầu này và lý do của việc không tuân thủ.
4. Bảo mật hồ sơ kiểm toán
Kiểm toán viên nhà nước phải tuân thủ tính bảo mật thông tin trong suốt quá trình lập, sử dụng và lưu trữ tài liệu, hồ sơ kiểm toán; có trách nhiệm thực hiện theo các quy định của pháp luật về giữ bí mật nhà nước, bí mật của đơn vị được kiểm toán về những thông tin mà kiểm toán viên nhà nước đã thu thập được trong hoạt động kiểm toán; không được tiết lộ thông tin dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được phép của cấp quản lý có thẩm quyền, trừ khi có nghĩa vụ phải công khai theo quy định của pháp luật.
5. Các vấn đề phát sinh sau ngày lập báo cáo kiểm toán
Trong trường hợp đặc biệt, nếu có những thay đổi hoặc vấn đề mới phát sinh mà kiểm toán viên nhà nước quyết định thực hiện các thủ tục kiểm toán mới, bổ sung hoặc rút ra kết luận mới sau ngày lập báo cáo kiểm toán, thì kiểm toán viên nhà nước phải ghi lại bằng văn bản:
Nội dung thay đổi hoặc các vấn đề phát sinh mới, lý do của việc thay đổi;
Các thủ tục kiểm toán mới hoặc các thủ tục kiểm toán bổ sung đã thực hiện, bằng chứng kiểm toán đã thu thập thêm, các kết luận có thay đổi;
Người lập, người soát xét thay đổi tài liệu kiểm toán và thời điểm thực hiện.
