Hồ sơ tài sản cố định bị mất thì xử lý như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định điều kiện ghi nhận tài sản cố định : Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên. Nguyên giá tài sản phải từ 30.000.000 đồng trở lên.

1. Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng

Bao gồm :

- Hóa đơn, chứng từ hình thành

- Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ

- Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý

- Thẻ tài sản cố định

- Hợp đồng mua bán tài sản cố định

- Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản

Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp : Mỗi tài sản cố định phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định. Mỗi tài sản cố định phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán

Giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định = Nguyên giá của tài sản cố định - số hao mòn lũy kế của tài sản cố định.

Đối với những tài sản cố định không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao. Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những tài sản cố định thông thường.

2. Quy định về tài sản cố định góp vốn

- Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.

- Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.

- Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, kể cả lệ phí trước bạ)

- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn. (nếu có).

Nếu tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ thì thực hiện khấu hao hạch toán toàn bộ giá trị, tính vào chi phí thuế với giá trị khấu hao tương ứng với 1,6 tỷ. Nếu tài sản cố định không đủ hồ sơ pháp lý thì vẫn theo dõi hạch toán nội bộ, khi quyết toán thuế kế toán loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí – Chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế.

3. Quy định về tài sản cố định mua mới

- Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu

- Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản

- Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm

- Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có

- Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty

- Chứng từ/biên lại nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)

Lập hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao, thuế gián thu vào nguyên giá tài sản cố định. Trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định thì hạch toán chi phí bình thường trong kỳ. Nếu việc mua tài sản có nhiều chứng từ trong nhiều thời gian thì tập hợp vào 241 trước khi chuyển sang 211.

4. Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định

- Bản vẽ kỹ thuật

- Dự toán chi phí và tiêu hao

- Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)

- Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.

- Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý –hợp lệ

- Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần

- Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành

- Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành

- Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

Tập hợp toàn bộ giá trị thuê gia công xây lắp, giá trị phát sinh về vật tư, nhân công do công ty chi trả, chi phí lãi vay, chi phí lắp đặt chạy thử, lệ phí đăng ký quyền sở hữu vào nguyên giá tài sản cố định. Quá trình phát sinh chi phí tập hợp vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, khi hoàn thành đưa vào sử dụng thì kết chuyển sang giá trị tài sản.

5. Tài sản cố định thuê tài chính

- Hợp đồng thuê tài chính

- Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ

- Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

Quản lý hiện vật như tài sản cố định hình thành do mua mới. Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng.

6. Tài sản cố định thuê hoạt động

- Hợp đồng thuê

- Hoá đơn tài chính

- Chứng từ thanh toán

- Biên bản giao nhận

Nếu chi trả định kỳ tháng thì từng tháng tính chi phí thuê vào chi phi hoạt động của bộ phận sử dụng. Nếu chi trả định kỳ nhiều tháng thì phân bổ giá trị tương ứng của tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.

7. Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán

- Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản

- Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định

- Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định

- Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được

- Chứng từ thanh toán theo hoá đơn

- Biên bản bàn giao tài sản cho người mua

Kết thúc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sản. Loại trừ tài sản khỏi danh sách tính khấu hao. Giá bán ghi nhận vào thu nhập khác vì mục đích mua tài sản để sử dụng, nay bán thanh lý thì không được hạch toán doanh thu. Các chi phí liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản ghi nhận chi phí khác, không tính vào chi phí hoạt động.

Khi phát hiện TSCĐ bị mất đi thì phải tiến hành lập biên bản tìm nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm, hướng xử lý. Khi có quyết định xử lý ngay khi lập biên bản: Căn cứ vào " Biên bản xử lý TSCĐ thiếu" đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, bạn xác định nguyên giá, giá trị đã hao mòn để làm căn cứ hạch toán giảm TSCĐ và xử lý phần GTCL theo quyết định xử lý của công ty.

N 214 - Giá trị hao mòn

N 111,334,1388 - Nếu xác định nguời làm mất bồi thuờng

N 411 ( nếu được phép ghi giảm vốn)

N 811 ( nếu công ty chịu tổn thất)

C 211 - Nguyên giá

TSCĐ mất chưa xác định nguyên nhân chờ xử lý:

Phản ánh giảm TSCĐ phần giá trị còn lại của TSCĐ mất :

N 214 - Giá trị hao mòn

N 1381 - GTCL

C 211

Khi có quyết định xử lý phần giá trị còn lại :

N 111 - Tiền bồi thuờng

N 1388- nếu nguời làm mất bồi thuờng

N 334 - Nếu trừ luơng người lao động

N 411 (Nếu được phép ghi giảm vốn)

N 811 ( nếu công ty chịu tổn thất)

C 1381

8. Xử lý  tình huống

Thưa luật sư, Trước đây tôi đã kinh doanh lĩnh vực này và đã có một số tài sản, mặt bằng vốn nhất định. Những tài sản cố định này đều đã được sử dụng một thời gian và hiện các loại giấy tờ chủ sở hữu (đứng tên người khác) cũng đã thất lạc và không thể xin lại được.Vậy thì khi thành lập công ty tôi có được đưa những tài sản này vào tài sản của công ty và trích khấu hao hay không? Nếu có thì tôi phải làm những thủ tục như thế nào để có thể hợp pháp hóa số tài sản đó? Rất mong nhận được sự tư vấn của quý luật sư. Chân thành cảm ơn!

Trả lời:

Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Theo quy định tại điều 36 Luật doanh nghiệp 2014:

"Điều 36. Chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn

1. Thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và cổ đông công ty cổ phần phải chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty theo quy định sau đây:

a) Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc giá trị quyền sử dụng đất thì người góp vốn phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó hoặc quyền sử dụng đất cho công ty tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc chuyển quyền sở hữu đối với tài sản góp vốn không phải chịu lệ phí trước bạ;

b) Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn phải được thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản.

Biên bản giao nhận phải ghi rõ tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty; họ, tên, địa chỉ thường trú, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, số quyết định thành lập hoặc đăng ký của người góp vốn; loại tài sản và số đơn vị tài sản góp vốn; tổng giá trị tài sản góp vốn và tỷ lệ của tổng giá trị tài sản đó trong vốn điều lệ của công ty; ngày giao nhận; chữ ký của người góp vốn hoặc đại diện theo ủy quyền của người góp vốn và người đại diện theo pháp luật của công ty;

c) Cổ phần hoặc phần vốn góp bằng tài sản không phải là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng chỉ được coi là thanh toán xong khi quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản góp vốn đã chuyển sang công ty.

2. Tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp tư nhân không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu cho doanh nghiệp.

3. Thanh toán mọi hoạt động mua, bán, chuyển nhượng cổ phần và phần vốn góp và nhận cổ tức của nhà đầu tư nước ngoài đều phải được thực hiện thông qua tài khoản vốn của nhà đầu tư đó mở tại ngân hàng ở Việt Nam, trừ trường hợp thanh toán bằng tài sản."

Do vậy, nếu những tài sản đó là tài sản bắt buộc phải đăng ký quyền sở hữu thì bạn muốn đưa vào tài sản của công ty phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó. Nếu không phải đăng ký quyền sở hữu thì phải thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản. Tùy từng loại tài sản mà việc mất giấy tờ có thể sang tên hay không.

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định về tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định như sau:

"1. Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:

a) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.

Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời ba tiêu chuẩn của tài sản cố định được coi là một tài sản cố định hữu hình độc lập.

Đối với súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm, thì từng con súc vật thoả mãn đồng thời ba tiêu chuẩn của tài sản cố định được coi là một TSCĐ hữu hình.

Đối với vườn cây lâu năm thì từng mảnh vườn cây, hoặc cây thoả mãn đồng thời ba tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một TSCĐ hữu hình."

Điều 9 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định về nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ như sau: 

"1. Tất cả TSCĐ hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao, trừ những TSCĐ sau đây:

- TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

- TSCĐ khấu hao chưa hết bị mất.

- TSCĐ khác do doanh nghiệp quản lý mà không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính).

- TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

- TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của doanh nghiệp (trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, bể chứa nước sạch, nhà để xe, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, xe đưa đón người lao động, cơ sở đào tạo, dạy nghề, nhà ở cho người lao động do doanh nghiệp đầu tư xây dựng).

- TSCĐ từ nguồn viện trợ không hoàn lại sau khi được cơ quan có thẩm quyền bàn giao cho doanh nghiệp để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học.

- TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất lâu dài hợp pháp."

Như vậy, khi tài sản đó đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn thỏa mãn các điều kiện trên thì có thể đưa vào trích khấu hao. Nếu không có giấy chứng minh quyền sở hữu thì doanh nghiệp của bạn sẽ không được trích khấu hao. 

Theo khoản 1 điều 38 Thông tư 200/2014/TT-BTC và khoản 1 điều 32 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

Đối với các tài sản cố định đã khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn), nhưng vẫn còn sử dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì không được tiếp tục trích khấu hao.

Các tài sản cố định chưa tính đủ khấu hao (chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng, cần thanh lý, thì phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường và phần giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi, không được bồi thường phải được bù đắp bằng số thu do thanh lý của chính tài sản cố định đó, số tiền bồi thường do lãnh đạo doanh nghiệp quyết định.

Nếu số thu thanh lý và số thu bồi thường không đủ bù đắp phần giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi, hoặc giá trị tài sản cố định bị mất thì chênh lệch còn lại được coi là lỗ về thanh lý tài sản cố định và kế toán vào chi phí khác.

Theo điểm 3.2 khoản 3 điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và khoản 1 điều 31 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

Trường hợp thanh lý tài sản cố định: những tài sản cố định hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được, những tài sản cố định lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh.

Khi có tài sản cố định thanh lý: Doanh nghiệp phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định.

Hội đồng thanh lý tài sản cố định có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản cố định theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” theo mẫu quy định.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900 6162 để được giải đáp. Trân trọng./.