1. Điều kiện để giao dịch của công ty có giá trị pháp lý

Phần lớn các giao dịch/hợp đồng của công ty là những hợp đồng thương mại. Xét dưới góc độ Luật Thương mại như sau: Khoản 1 Điều 6 Luật thương mại năm 2005 quy định: “Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh”.

Luật thương mại năm 2005 không có quy định cụ thể nào liên quan đến điều kiện để hợp đồng dịch vụ có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, về bản chất, hợp đồng dịch vụ trong thương mại cũng là một giao dịch dân sự, được thiết lập trên cơ sở sự tự nguyện, bình đẳng và thỏa thuận của các bên. Vì vậy khi xem xét giá trị pháp lý của hợp đồng dịch vụ trong thương mại, ta cần dựa trên các điều kiện để một giao dịch dân sự có giá trị pháp lý quy định trong Bộ luật dân sự.

Một giao dịch dân sự nói chung hay một hợp đồng dân sự nói riêng được coi là có giá trị pháp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo quy định tại Điều 117 Bộ luật dân sự năm 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự thì:

“1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định”.

Như vậy, để hợp đồng dịch vụ có giá trị pháp lý thì hợp đồng đó phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Các chủ thể tham gia hợp đồng dịch vụ phải có năng lực chủ thể để thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng. Kể cả trong trường hợp người có đủ năng lực hành vi dân sự nhưng đã xác lập giao dịch vào đúng thời điểm không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì giao dịch dân sự đó cũng bị coi là vô hiệu.

– Đại diện của các bên giao kết hợp đồng dịch vụ phải đúng thẩm quyền và phải hoàn toàn tự nguyện;

– Mục đích và nội dung của hợp đồng dịch vụ không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Công việc là đối tượng của hợp đồng là công việc có thể thực hiện được, không bị pháp luật cấm và không trái đạo đức xã hội.

– Hợp đồng dịch vụ được giao kết phải đảm bảo các nguyên tắc của hợp đồng theo quy định của pháp luật: tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận.

– Hình thức hợp đồng dịch vụ phải phù hợp với quy định của pháp luật. Căn cứ theo quy định tại Điều 74 Luật thương mại năm 2005 thì hợp đồng dịch vụ có thể được xác lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.

Như vậy, Luật Thương mại và Luật Dân sự hiện nay không quy định cụ thể hợp đồng bắt buộc phải có con dấu pháp nhân thì mói có hiệu lực.

2. Quy định về con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020

Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

2.1 Xu hướng của thế giới về sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

Theo thống kê của Nhóm Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh tại báo cáo Doing Business: (i) Có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục của quy trình gia nhập thị trường. Trong số này, chỉ có 07 quốc gia quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu (bao gồm: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Việt Nam, Myanmar, Triều Tiên, Buhtan), 72 quốc gia còn lại cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không; (ii) Có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp, như: Canada (từ năm 1971), Anh (từ năm 1989), bang California - Mỹ (từ năm 1995), Úc (từ năm 1998), Armenia (từ năm 2010), Hy Lạp (từ năm 2013), Hồng Kông - Trung Quốc (từ tháng 3/2014)…; (iii) Mức độ phổ biến của việc sử dụng con dấu doanh nghiệp như một quy định bắt buộc tỷ lệ nghịch với mức thu nhập và không vượt quá tỷ lệ 50%. Ở nhóm thu nhập cao, chỉ có 30% số quốc gia coi việc sử dụng con dấu là bắt buộc. Ở các nhóm thu nhập trên trung bình, thu nhập dưới trung bình và thu nhập thấp, tỷ lệ này lần lượt là 41%, 48% và 50%.

2.2 Quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về sử dụng con dấu doanh nghiệp

Trước đây, con dấu là một vật không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, khi thực hiện các giao dịch hay hợp đồng, con dấu được xem như là chữ ký của doanh nghiệp và thể hiện giá trị pháp lý của các văn bản. Con dấu là một biểu tượng của doanh nghiệp và giúp cho mọi người có thể phân biệt được các doanh nghiệp khác nhau.
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Như vậy, so với quy định về con dấu tại Luật Doanh nghiệp trước đâu, thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định: “Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.
Việc cầm con dấu ra ngoài trụ sở, những biểu tượng đặc trưng của công ty trên con dấu, thậm chí cả việc có dùng con dấu hay không… hoàn toàn do chủ doanh nghiệp tự quyết định.

2.3 Vấn đề thực thi quy định về sử dụng con dấu doanh nghiệp

Giống như các nước tiên tiến trên thế giới, Việt Nam bỏ con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, Việt Nam phải mất một thời gian dài mới làm được điều này trên thực tế vì liên quan đến các quy định pháp luật khác.
Thực tế, những điểm bất lợi trong quá trình sử dụng con dấu của doanh nghiệp thì tương đối rõ. Cụ thể, trong trường hợp giám đốc đi công tác xa thực hiện các hợp đồng, giao dịch với khách hàng, ngân hàng nếu không có con dấu không thể giao dịch được, vì vậy, lúc nào cũng phải “kè kè” mang theo con dấu của công ty và con dấu chữ ký đại diện của mình. Song cũng thời điểm này, công ty sẽ không thể thực hiện các giao dịch, hoạt động vì không có con dấu tại trụ sở công ty. Đặc biệt, nhiều trường hợp con dấu mang đi có thể bị mất, công ty gần như sẽ phải ngừng hoạt động một thời gian. Thậm chí có trường hợp làm giả con dấu khó kiểm soát, nếu không có con dấu mẫu để đối chiếu không thể biết được con dấu thật hay giả. Ngoài ra, trong quá trình điều hành công ty, trường hợp công ty có tranh chấp thì bên nào có con dấu bên đó sẽ có quyền quyết định nhiều hơn. Nhiều vụ tranh chấp con dấu kéo dài ba năm khiến doanh nghiệp khốn khổ. Con dấu đã hạn chế nhiều khả năng kinh doanh của doanh nghiệp với những giao dịch không ở trụ sở chính. Vì vậy, nhiều giao dịch phải đến trụ sở gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp vì phải di chuyển con dấu từ chỗ nọ đến chỗ kia.
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định có thể bỏ con dấu doanh nghiệp thay thế bằng chữ ký điện tử, công nhận chữ ký điện tử của doanh nghiệp, quy định scan chữ ký, đưa vào hợp đồng, giấy tờ. Quy định này phù hợp với xu thế chung của thế giới và nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên, nhìn nhận vào thực tế hiện nay, có lẽ Việt Nam phải mất khá nhiều thời gian nữa mới có thể triển khai được do công nghệ thông tin trong lĩnh vực này chưa thực sự phổ biến, nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp nhỏ lẻ chưa thường xuyên sử dụng công nghệ thông tin vào các giao dịch.

3. Kết luận

Với quy định này, chúng ta có thể hiểu rằng công ty không sử dụng con dấu trong các giao dịch, hợp đồng không làm ảnh hưởng tới giá trị của giao dịch mà công ty đã xác lập, thực hiện.

Công ty có thể sử dụng con dấu trong các giao dịch, hợp đồng nhưng việc không sử dụng con dấu cho giao dịch, hợp đồng cũng không làm ảnh hưởng tới giao dịch, hợp đồng đó. Trừ trường hợp “các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu” (căn cứ quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020) và trong một số hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng…bắt buộc phải đóng dấu của hai bên.

Đối với công ty đã xác lập hợp đồng với khách hàng, đối tác mà đối tác, khách hàng không đóng dấu vào hợp đồng thì cũng không cần quá lo ngại về giá trị hợp đồng. Giao dịch, hợp đồng đó vẫn có giá trị pháp lý cho dù không được đóng dấu của công ty.

Khi hợp đồng được một cá nhân ký với con dấu của công ty thì thông tin này được hiểu rằng người ký đã ký với tư cách đại diện của doanh nghiệp (không ký với tư cách cá nhân người ký). Các công ty cần lưu ý rằng, khi xác lập giao dịch, ký kết hợp đồng mà không có con dấu của công ty thì công ty bên còn lại cần kiểm tra kỹ về tư cách của người ký kết hợp đồng rằng người đó có đảm bảo tư cách là đại diện cho doanh nghiệp (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền) hay không?

MK LAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng. Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.