1. Khái quát về hóa đơn đặt in

1.1. Hóa đơn đặt in là gì?

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân. Hóa đơn đặt in là một trong 3 dạng hình thức của hóa đơn bên cạnh hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in.

1.2. Đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in

Đối tược được tạo hóa đơn đặt in bao gồm:

– Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1.3. Yêu cầu của hóa đơn đặt in

– Hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in tự quyết định mẫu hóa đơn đặt in.

– Tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hóa đơn.

– Trường hợp tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.

– Đối với hóa đơn do Cục Thuế đặt in, tên Cục Thuế được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

2. Trình tự thủ tục đặt in hóa đơn

Trình tự thủ tục đặt in hóa đơn được quy định như sau:

Bước 1: Lập đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in 

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý xác nhận đủ điều kiện.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp. Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

Bước 2: Cán bộ thuế đến kiểm tra trụ sở doanh nghiệp

Đơn vị cần chuẩn bị như sau khi cán bộ thuế đến kiểm tra:

– Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn

– Bàn ghế, sổ sách, các dụng cụ nguyên vật liệu chứng tỏ doanh nghiệp có hoạt động

– Văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính của doanh nghiệp hợp pháp (Hợp đồng mượn nhà, thuê nhà, giấy chứng nhận sử dụng đất của giám đốc)

– Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp hàng hóa, dịch vụ chứng tỏ doanh nghiệp có khách hàng và có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

Bước 3: Tìm đơn vị in

Sau khi cơ quan thuế quản lý trực tiếp đã có thông báo rằng doanh nghiệp được quyền đặt in hóa đơn Giá trị gia tăng, thì tiếp theo Doanh nghiệp phải tìm đơn vị in để đặt in. Tổ chức nhận in hóa đơn phải đảm bảo đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Cụ thể:

– Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).

– Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.

Bước 4: Thanh lý hợp đồng in

– Thanh lý hợp đồng in với đơn vị in

– Đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) thì Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn và không bị xử phạt.

– Đề nghị đơn vị in xuất hóa đơn đỏ.

Bước 5: Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn…

3. Khái niệm hợp tác xã

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Luật hợp tác xã năm 2012, “Hợp tác xã” là khái niệm dùng để chỉ một tổ chức kinh tế tập thể do ít nhất 07 thành viên cùng tự nguyện thành lập, đồng sở hữu và hợp tác tương trợ lẫn nhau trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra việc làm, nhằm đáp ứng nhu cầu chung của tập thể các thành viên. Hợp tác xã là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, hoạt động trên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, thực hiện cách thức quản lý hợp tác xã theo cơ chế bình đẳng và dân chủ.

Trong đó: Nhu cầu chung của thành viên, theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật hợp tác xã năm 2012, là khái niệm dùng để chỉ những mong muốn, những nhu cầu phát sinh thường xuyên, ổn định về việc được phép sử dụng các sản phẩm, dịch vụ từ hoạt động sản xuất, kinh doanh chung của các thành viên hợp tác xã.

4. Các đặc điểm của hợp tác xã

Căn cứ vào khái niệm hợp tác xã và các quy định khác về hợp tác xã, có thể thấy, hợp tác xã có những đặc điểm sau đây:

Một là, Hợp tác xã trước hết được xác định là một tổ chức kinh tế có tính tập thể.

Hợp tác xã được xác định là một tổ chức kinh tế, bởi lẽ đây cũng là một tô chức được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, mà cụ thể là hoạt động theo quy định của Luật hợp tác xã và các văn bản hướng dẫn Luật hợp tác xã. Việc khẳng định hợp tác xã là một tổ chức kinh tế được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 3 Luật hợp tác xã năm 2012, và tại khoản 16 Điều 3 Luật Đầu tư năm 2014.

Tuy nhiên, hợp tác xã không phải là một tổ chức kinh tế thông thường mà là tổ chức kinh tế mang tính tập thể. Đặc điểm này xuất phát từ đặc trưng hợp tác xã là tổ chức được lập nên dưới sự tham gia của tập thể nhiều xã viên cùng tự nguyện hợp tác, tương trợ cùng nhau giải quyết các yêu cầu chung, mục đích chung trong việc sản xuất, kinh doanh và phát triển kinh tế. Hợp tác xã cũng được xác định là sự thể hiện của hình thức kinh tế tập thể, sự sở hữu tập thể.

Hai là, Hợp tác xã là tổ chức kinh tế vừa thể hiện tính kinh doanh vừa mang tính xã hội.

Hợp tác xã là tổ chức kinh tế mang tính xã hội, bởi bên cạnh việc cùng sản xuất và cùng kinh doanh, tạo ra thu nhập thì hợp tác xã còn tạo điều kiện cho tất cả các thành viên của mình cùng lao động sản xuất, đóng góp trên cơ sở tự nguyện và được hưởng lợi từ việc lao động của mình. Việc thành lập và phát triển của hợp tác xã không chỉ tạo ra việc làm cho thành viên, giảm được tình hình thất nghiệp của xã hội mà còn tạo điều kiện phát triển cho những cá nhân nhỏ lẻ, không đủ khả năng tự kinh doanh độc lập. Ngoài ra, qua khái niệm hợp tác xã, có thể thấy đây là sự thể hiện của hình thái kinh tế tập thể mang tính cộng đồng.

Ba là, Hợp tác xã có số lượng thành viên tối thiểu là 07 thành viên.

Đặc điểm này xuất phát từ việc để thành lập hợp tác xã thì ít nhất phải có ít nhất 07 thành viên tự nguyện tham gia thành lập hợp tác xã. Thành viên của hợp tác xã có thể là cá nhân, hộ gia đình, và cũng có thể là pháp nhân. Trong đó, nếu là cá nhân thì phải từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; nếu là hộ gia đình thì phải có người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Bốn là, Hợp tác xã có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn của mình.

Hợp tác xã là một tổ chức có tư cách pháp nhân, bởi tổ chức này đáp ứng đầy đủ các điều kiện để được công nhận là pháp nhân theo quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự năm 2015. Cụ thể:

– Hợp tác xã là tổ chức được thành lập một cách hợp pháp theo quy định của Luật hợp tác xã.

Hợp tác xã được thành lập dưới sự tự nguyện thành lập của các sáng lập viên thông qua hội nghị thành lập hợp tác xã. Hợp tác xã có điều lệ, có tên, biểu tượng riêng của hợp tác xã, và có đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi chính thức đi vào hoạt động.

– Hợp tác xã cũng có cơ cấu tổ chức như cơ cấu tổ chức của một pháp nhân, cũng có cơ quan điều hành, có điều lệ theo quy định của pháp luật. 

Cơ cấu tổ chức của hợp tác xã, bao gồm đại hội thành viên, hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc) và ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên.Trong đó, đại hội thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của hợp tác xã. Còn hội đồng quản trị hợp tác xã là cơ quan quản lý hợp tác xã do hội nghị thành lập hoặc đại hội thành viên bầu. Giám đốc (tổng giám đốc) là người điều hành hoạt động của hợp tác xã. Và Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên là cơ quan/người do đại hội thành viên bầu và kiểm soát, giám sát hoạt động của hợp tác xã.

– Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình.

Tài sản của hợp tác xã không chỉ là tiền (vốn góp, vốn huy động, vốn hình thành trong quá trình hoạt động, các khoản trợ cấp, lợi nhuận), mà còn là các phần vật chất khác như tài sản hiện hữu cố định, quyền sử dụng đất. Những tài sản của hợp tác xã được quản lý và sử dụng theo nguyên tắc, quy định trong điều lệ, trong quy chế quản lý tài chính, và hoàn toàn độc lập với tài sản riêng của các xã viên (thành viên hợp tác xã). 

Mọi giao dịch liên quan đến hoạt động của hợp tác xã đều do hợp tác xã chịu trách nhiệm trong phạm vi tài sản của mình.

– Nhân danh mình độc lập tham gia vào các quan hệ pháp luật.

Năm là, các thành viên của hợp tác xã tham gia hợp tác xã không chỉ trên tinh thần tự nguyện, cùng lao động sản xuất, cùng làm việc, cùng đầu tư mà còn trên cơ sở cùng phân phối và cam kết sử dụng hàng hóa, dịch vụ do chính hợp tác xã cung cấp. Trường hợp không sử dụng sản phẩm dịch vụ trong thời gian từ 03 năm trở lên hoặc không làm việc trong hợp tác xã từ 02 năm trở lên thì có thể bị mất tư cách thành viên. Điều này cũng cho thấy sự khác biệt đối với các hình thái kinh doanh khác.

5. Hợp tác xã có được sử dụng hóa đơn đặt in hay không?

Câu hỏi: Thưa luật sư, xin hỏi: Hợp tác xã có tôi mới thành lập năm 2015. Đến nay hợp tác xã của tôi bắt đầu đi vào hoạt động và có nhu cầu muốn sử dụng hóa đơn đặt in giống như doanh nghiệp. Tuy nhiên tôi đang băn khoăn không biết hợp tác xã có được sử dụng hóa đơn đặt in hay không? Rất mong Công ty Luật Minh Khuê giải đáp cho chúng tôi về vướng mắc nêu trên? Tôi xin chân thành cảm ơn!

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Thuế của Công ty luật Minh Khuê

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

- Cơ sở pháp lý: 

Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

- Luật sư tư vấn:

Theo Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

"Điều 5. Nguyên tắc tạo hóa đơn

1. Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

2. Tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư này.

a) Tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.

b) Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.

c) Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.

d) Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.

đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án); hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức và doanh nghiệp khác không thuộc trường hợp được tự in, đặt in hóa đơn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này."

Theo Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

"1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác."

Căn cứ theo điểm đ khoản 2 Điều 5 và căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 11 nêu trên thì từ ngày 01/06/2014 Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu  Hợp tác xã thuộc đối tượng không được đặt in hóa đơn với cơ quan thuế mà mình sẽ tiến hành thực hiện thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế và cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn cho đơn vị mình.

Trên đây là tư vấn của Luật Minh Khuê về Hợp tác xã có được sử dụng hóa đơn đặt in hay không ?. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê