1. Khái quát về bộ máy giúp việc chung cho Nghị viện
Ở các nước, bộ máy giúp việc chung cho Nghị viện thường là Ban Thư ký Nghị viện. Thực tế cho thấy có những Nghị viện không có điều kiện để tổ chức các bộ phận dịch vụ thông tin, nghiên cứu một cách độc lập hoặc cung cấp các chuyên viên giúp việc riêng cho cá nhân nghị sĩ, nhưng Ban Thư ký của Nghị viện thì không thể không có (1). Ban Thư ký của Nghị viện có chức năng cung cấp các dịch vụ cần thiết cho nghị sĩ để giúp các nghị sĩ thực hiện các nhiệm vụ đại biểu. Bộ máy giúp việc này cũng có trách nhiệm giúp việc cho các ủy ban của Nghị viện. Đây là bộ phận phụ trách về quy trình, thủ tục hoạt động của Nghị viện, chịu trách nhiệm về chương trình nghị sự, chương trình hoạt động của lãnh đạo Nghị viện; quan hệ đối ngoại của Nghị viện…
2. Tổng thư ký
Tên gọi và vị trí
Người đứng đầu bộ máy hành chính giúp việc cho Nghị viện ở các nước thường được gọi là Tổng thư ký. Tuy nhiên, ở một số nước, mặc dù có cùng nhiệm vụ, quyền hạn nhưng tên gọi chức vụ này có thể là Thư ký (Secrectary, như ở Thượng viện Hoa Kỳ, Quốc hội Zimbabwe); Tổng giám đốc (Director-General, như ở Quốc hội Đảo Síp), hoặc đơn giản là Người đứng đầu Ban thư ký (Head, như ở Quốc hội Ba Lan). Tổng thư ký là công chức cao nhất trong bộ máy công vụ phục vụ Nghị viện. Trong tương quan với bộ máy hành chính, ở đa số các nước, chức vụ này có thể được xếp tương đương với bộ trưởng (như ở Australia, Áo, Bỉ, Brazil, Đan Mạch ...) hoặc tương đương với thứ trưởng (như ở Canada, Malawi).
Cách thức bổ nhiệm Đa phần Tổng thư ký Quốc hội các nước không phải là nghị sĩ.(2) Có 5 cách chính để bổ nhiệm chức danh Tổng thư ký, cụ thể như sau:
- Tổng thư ký do Chủ tịch Quốc hội bổ nhiệm;
- Tổng thư ký do một Ban điều hành tập thể (ví dụ như Uỷ ban thường vụ Quốc hội) bổ nhiệm;
- Tổng thư ký do Quốc hội bầu;
- Tổng thư ký do một cơ quan bên ngoài Quốc hội bổ nhiệm;
- Tổng thư ký được lựa chọn thông qua hình thức thi tuyển. Nhiệm kỳ Nhiệm kỳ của Tổng thư ký ở nhiều nước được quy định là suốt đời (tức là từ khi được bổ nhiệm cho đến tuổi nghỉ hưu); cũng có nước quy định nhiệm kỳ cho chức danh này là từ 4 đến 7 năm và có thể tái nhiệm.
Ở Australia, Tổng thư ký được bổ nhiệm với nhiệm kỳ 10 năm và không tái nhiệm. Điều này giúp cho hoạt động của Tổng thư ký mang tính tương đối ổn định, không bị gián đoạn. Tuy vậy, một số ít nước vẫn gắn nhiệm kỳ của Tổng thư ký với nhiệm kỳ của cơ quan thường trực, điều hành của Nghị viện (như ở Andorra, Hội đồng Liên bang Nga) hoặc theo nhiệm kỳ của Nghị viện (Duma quốc gia Nga, Thượng viện Rumania, Luxemburg, Hi Lạp).
Nhiệm vụ, quyền hạn Chức năng cơ bản của Tổng thư ký là giúp Chủ tịch Quốc hội tổ chức vận hành bộ máy hành chính phục vụ cho hoạt động của Quốc hội. Tổng thư ký thường có các nhiệm vụ cụ thể như:
- Đại diện chính thức cho toàn bộ các hoạt động hành chính của Nghị viện (ví dụ đứng tên trong các hoạt động, đại diện tham gia tố tụng đối với các công việc có liên quan đến hoạt động của Nghị viện...);
- Tổ chức và điều hành bộ máy hành chính giúp việc cho Nghị viện;
- Quản lý nhân sự phục vụ cho hoạt động Nghị viện;
- Quản lý kinh phí hoạt động của Nghị viện;
- Phụ trách mảng quan hệ công chúng của Nghị viện. Tổng thư ký thông thường đều là người phụ trách công tác báo chí của Nghị viện, đưa ra các thông cáo báo chí liên quan đến hoạt động của Nghị viện;
- Phụ trách việc bảo đảm an ninh và giữ gìn trật tự trong khu vực làm việc của Nghị viện. Để thực hiện các nhiệm vụ này, đa số Nghị viện các nước giao chức vụ Tổng thư ký cho một người duy nhất nắm giữ. Tuy nhiên, để san sẻ khối lượng công việc cho Tổng thư ký, thông thường sẽ có một hoặc một số Phó Tổng thư ký giúp việc cho Tổng thư ký.
Khi đó, nhiệm vụ chính của Tổng thư ký là tham mưu cho Chủ tịch Nghị viện về nội dung liên quan đến quy trình, thủ tục, còn Phó Tổng thư ký sẽ phụ trách công tác thường ngày về các công việc hành chính phục vụ khác. Mô hình này đang được áp dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới (Campuchia, Thái Lan, CHLB Đức v.v...) do bảo đảm được tính thống nhất của bộ máy hành chính. Ở mô hình thứ hai, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng thư ký được giao cho hai hoặc nhiều người để vận hành bộ máy hành chính. Sự khác biệt lớn nhất với mô hình thứ nhất là ngoài một chức danh khác tham mưu giúp Chủ tịch Quốc hội về các nội dung công việc liên quan đến quy trình, thủ tục và nội dung thì còn có một hoặc một số Tổng thư ký khác giúp về các nội dung liên quan đến công tác hành chính phục vụ. Điển hình cho mô hình này là ở Cộng hoà Pháp và Hạ viện Canada. Ở Cộng hoà Pháp, bên cạnh Tổng thư ký phụ trách về mảng quy trình, nghiệp vụ, còn có một Tổng thư ký phụ trách về mảng tài chính của Quốc hội. Ở Trung Quốc, vị trí Tổng thư ký bao gồm hai vị trí khác nhau là Tổng thư ký kỳ họp và Tổng thư ký Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Trong đó, vào mỗi kỳ họp, tại phiên họp trù bị, Quốc hội Trung Quốc lại cử ra một Tổng thư ký (giống Trưởng đoàn Thư ký kỳ họp ở Việt Nam). Tổng thư ký kỳ họp không đồng thời là người đứng đầu Văn phòng Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Người này đứng đầu Đoàn thư ký kỳ họp. Đoàn thư ký kỳ họp có trách nhiệm giải quyết các vấn đề do Đoàn chủ tịch uỷ nhiệm và các công việc hàng ngày của kỳ họp. Tổng thư ký Văn phòng Uỷ ban thường vụ Quốc hội là thành viên Uỷ ban thường vụ Quốc hội, do Quốc hội bầu trong số các đại biểu Quốc hội. Tổng thư ký đứng đầu bộ máy giúp việc của Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Tổng thư ký văn phòng Ủy ban thường vụ Quốc hội Trung Quốc có các nhiệm vụ sau đây:
- Giúp Chủ tịch Quốc hội trong việc thực hiện công tác của Chủ tịch Quốc hội;
- Chỉ đạo mọi mặt hoạt động của Văn phòng Uỷ ban thường vụ Quốc hội;
- Cùng với Chủ tịch, các Phó chủ tịch Quốc hội tạo thành Hội nghị uỷ viên trưởng. Hội nghị uỷ viên trưởng có thẩm quyền quyết định thời gian họp của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và dự kiến chương trình phiên họp, quyết định việc gửi một dự án luật đến uỷ ban để xem xét, chỉ đạo và điều hoà hoạt động thường ngày của các uỷ ban chuyên trách, giải quyết các công việc quan trọng khác của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
Tổng thư ký Văn phòng Uỷ ban thường vụ Quốc hội có vị trí trong hệ thống hành chính khá cao, ngang hàng với các Phó chủ tịch Quốc hội (cùng là thành viên của Hội nghị Uỷ viên trưởng). Đây là điểm quan trọng nhằm giúp Tổng thư ký có thể điều hoà, phối hợp được mối quan hệ với các Chủ nhiệm Uỷ ban chuyên môn.
3. Các bộ phận hỗ trợ về mặt quy trình, thủ tục làm việc của Nghị viện
Đây là bộ phận quan trọng phụ trách về trình tự, thủ tục hoạt động của Nghị viện, chịu trách nhiệm về chương trình nghị sự của Nghị viện, chương trình hoạt động của lãnh đạo Nghị viện; quan hệ đối ngoại của Nghị viện… Hỗ trợ về quy trình, thủ tục bao gồm những công việc như giúp lên lịch làm việc của Nghị viện, hỗ trợ Chủ tịch Quốc hội trong việc điều hành các phiên họp, hỗ trợ nghị sĩ về quy trình, thủ tục làm việc, chuẩn bị các văn kiện làm việc trong các phiên họp, cuộc họp của Nghị viện.
Tùy thuộc vào từng quốc gia mà có cấu trúc và tên gọi các cơ quan khác nhau, có thể là Văn phòng của Ban Thư ký (New Zealand) hoặc Vụ Thư ký Quốc hội (Singapore), Vụ Phiên họp toàn thể (Hạ viện Pháp). Tuy vậy, dù với tên gọi nào, cơ quan này cũng có chức năng chính là hỗ trợ Nghị viện về quy trình, thủ tục làm việc. Ví dụ ở Phần Lan, Văn phòng thực hiện các công việc về mặt quy trình, thủ tục có tên gọi là Văn phòng Trung ương. Văn phòng Trung ương có nhiệm vụ chuẩn bị, thực hiện và phục vụ các nhiệm vụ liên quan đến phiên họp toàn thể của Nghị viện, lưu giữ biên bản, chuẩn bị và xuất bản các tài liệu của Nghị viện, dịch các tài liệu quan trọng của Nghị viện sang tiếng Thụy Điển, lưu trữ tài liệu. Văn phòng Trung ương gồm có Ban Thư ký, Văn phòng Thụy Điển, Phòng Lưu trữ, Phòng Tư liệu.
4. Các bộ phận hỗ trợ về quản trị, hành chính, tài chính
Gồm những công việc như tổ chức các công tác công văn giấy tờ, in ấn, bảo vệ, lưu trữ, hỗ trợ đại biểu về các chế độ tiền lương, phụ cấp, tổ chức các công tác lễ tân, vận hành Tòa nhà Quốc hội… Chức năng của bộ phận này là đảm bảo về điều kiện vật chất và kỹ thuật cho hoạt động của Nghị viện; đảm bảo chế độ cho nghị sĩ; chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, ngân sách, thông tin liên lạc… Thông thường, ở các nước, các bộ phận phụ trách lĩnh vực này được thành lập với tên gọi như Cục An ninh, Cục Quản trị. Hiện nay, Nghị viện Đức và Nghị viện một số nước Châu Âu, Nghị viện Singapore đang áp dụng hình thức văn phòng dịch vụ nhằm cung ứng các dịch vụ vật chất (ăn ở, đi lại, vệ sinh, thông tin liên lạc…) cho nghị sĩ. Những nhân viên thực hiện các dịch vụ này không nằm trong biên chế Văn phòng Nghị viện mà được ký hợp đồng với công ty ngoài. Hình thức này làm giảm bớt chi phí cho biên chế và chi phí cho các dịch vụ, đồng thời lại nâng cao được chất lượng phục vụ Nghị viện và nghị sĩ.
5. Các bộ phận hỗ trợ cung cấp thông tin, dịch vụ nghiên cứu
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp thông tin, bảo đảm chất lượng nội dung hoạt động của Nghị viện, thực hiện việc nghiên cứu chuyên sâu phục vụ theo yêu cầu của các nghị sĩ, các ủy ban. Với tính chất quan trọng của nó, Nghị viện các nước ngày càng coi trọng và mong muốn nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận nghiên cứu. Ở các nước, đội ngũ nhân viên làm việc cho bộ phận này thường có số lượng lớn, có chuyên môn sâu, ví dụ ở Hạ viện CHLB Đức, số lượng nhân viên phụ trách các dịch vụ thông tin và nghiên cứu lên đến hơn 400 người; Thư viện Quốc hội ở Hoa Kỳ có tổng số 3.525 chuyên viên thường trực trong đó bộ phận nghiên cứu có khoảng 650 người(3); ở Hàn Quốc, bộ phận dịch vụ thông tin, nghiên cứu gồm có Cơ quan dịch vụ nghiên cứu, Văn phòng ngân sách, Thư viện Quốc hội, các bộ phận này có chức năng cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầu của cá nhân các nghị sĩ, các ủy ban của Nghị viện. Trong khi đó Cục nghiên cứu và tham khảo của Hạ viện Nhật Bản thuộc Ban thư ký Hạ viện có 5 ban gồm:
1) Ban giám sát điều chỉnh tổng quát;
2) Ban nghiên cứu thường trực;
3) Ban nghiên cứu đặc biệt;
4) Ban sự vụ;
5) Ban nghiên cứu thông tin với tổng số nhân viên là 257 người.
Ngoài ra, bộ phận Thư viện Quốc hội Nhật Bản có khoảng 860 nhân viên được thành lập với mục đích hỗ trợ thông tin và tư liệu cho hoạt động của Quốc hội.
Tuy nhiên, điểm khác biệt trong tổ chức của bộ phận này ở Nghị viện một số nước là mức độ độc lập của nó với các bộ phận còn lại của Ban thư ký Nghị viện. Ở phần lớn các nước Châu Âu, Australia, New Zealand… các bộ phận cung cấp dịch vụ thông tin, nghiên cứu là một bộ phận cấu thành của Ban thư ký Nghị viện. Ví dụ như ở Australia, Thư viện Quốc hội là một vụ thuộc Bộ phận cung cấp các dịch vụ của Nghị viện, hoặc ở Cộng hoà Séc, cả Thư viện Quốc hội và Viện Nghiên cứu Nghị viện đều là hai đơn vị cấp vụ thuộc Ban thư ký Nghị viện. Trong khi đó, ở một số nước như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc, các cơ quan cung cấp dịch vụ thông tin, nghiên cứu có vị trí độc lập, được tuyển dụng nhân sự và được cấp ngân sách riêng. Điển hình như ở Hàn Quốc, cùng với Ban thư ký Quốc hội, các cơ quan có vị trí độc lập là Cơ quan dịch vụ nghiên cứu (NRS), Thư viện Quốc hội (NAL), Văn phòng Nghiên cứu Ngân sách (NABO) cấu thành hệ thống cơ quan giúp việc của Quốc hội.
Tài liệu tham khảo:
(1). Văn phòng Quốc hội, Dự án UNDP (2011), Báo cáo nghiên cứu Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội, tháng 12/2011.
(2). Andres LOMP (2009), Thảo luận về Văn phòng của Tổng thư ký Quốc hội tại Hội nghị của Hiệp hội Tổng thư ký Quốc hội các nước (AGSP), (Geneva).
(3). Library of Congress (2014), About the Library, http://www.loc.gov/about/ general-information/. Truy cập ngày 21/10/2014
