Trong hoạt động mua sắm công, việc bảo đảm tính hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm ngân sách luôn là yêu cầu quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng vốn nhà nước. Một trong những cơ chế được pháp luật về đấu thầu quy định nhằm nâng cao hiệu quả mua sắm tập trung là việc áp dụng thỏa thuận khung. Cơ chế này cho phép lựa chọn trước nhà thầu đáp ứng yêu cầu để làm cơ sở ký kết và thực hiện các hợp đồng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, việc tìm hiểu thỏa thuận khung là gì cũng như các quy định pháp lý liên quan trong hoạt động mua sắm tập trung có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị thực hiện mua sắm.
1. Thỏa thuận khung là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 54 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 thỏa thuận khung trong mua sắm tập trung được hiểu là thỏa thuận được ký kết giữa đơn vị mua sắm tập trung với một hoặc nhiều nhà thầu đã được lựa chọn. Thỏa thuận này được áp dụng đối với gói thầu không chia phần hoặc đối với từng phần của gói thầu được chia thành nhiều phần. Việc thiết lập thỏa thuận khung nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ theo hình thức tập trung. Thông qua thỏa thuận này, các điều kiện cơ bản về giá, phạm vi cung cấp và trách nhiệm của các bên được xác định trước. Nhờ đó, quá trình mua sắm sau này được thực hiện thuận lợi và minh bạch hơn.
Về bản chất, thỏa thuận khung không phải là hợp đồng mua sắm cụ thể mà là một thỏa thuận mang tính định hướng cho các hợp đồng sẽ được ký kết trong tương lai. Trong thỏa thuận khung, các bên thống nhất trước những nội dung và điều kiện chung để làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng cụ thể khi có nhu cầu mua sắm phát sinh. Cách thức này giúp các cơ quan, tổ chức rút ngắn thời gian lựa chọn nhà thầu cho từng lần mua sắm riêng lẻ. Đồng thời, việc áp dụng thỏa thuận khung còn góp phần tăng tính cạnh tranh, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động mua sắm công. Đây là cơ chế thường được sử dụng trong các trường hợp cần mua sắm nhiều lần đối với cùng một loại hàng hóa hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Nội dung và mục đích của thỏa thuận khung trong mua sắm tập trung
Căn cứ khoản 2 Điều 54 Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, thỏa thuận khung có chức năng quy định các nội dung và điều kiện cơ bản để làm cơ sở cho việc thực hiện các hợp đồng mua sắm cụ thể sau này. Đây là văn bản pháp lý xác lập những nguyên tắc chung giữa đơn vị mua sắm tập trung và nhà thầu được lựa chọn sau quá trình đấu thầu.
Trong thỏa thuận khung thường quy định các nội dung quan trọng như danh mục hàng hóa, dịch vụ được mua sắm; giá hoặc nguyên tắc xác định giá; điều kiện cung cấp; thời gian giao hàng; tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng. Ngoài ra, thỏa thuận khung còn xác định rõ quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia nhằm bảo đảm việc thực hiện mua sắm diễn ra thống nhất và đúng quy định. Những nội dung này đóng vai trò nền tảng để các cơ quan, tổ chức có thể triển khai việc ký kết hợp đồng cụ thể trong quá trình mua sắm.
Về mục đích, thỏa thuận khung được thiết lập nhằm tạo cơ sở pháp lý thuận lợi cho việc thực hiện các hợp đồng mua sắm trong tương lai mà không cần phải tổ chức lại quá trình đấu thầu từ đầu. Khi các cơ quan, tổ chức phát sinh nhu cầu mua sắm, họ chỉ cần căn cứ vào các điều kiện đã được xác định trong thỏa thuận khung để ký kết hợp đồng cụ thể với nhà thầu đã được lựa chọn. Cơ chế này giúp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện thủ tục đấu thầu, giảm chi phí tổ chức lựa chọn nhà thầu và nâng cao hiệu quả hoạt động mua sắm tập trung. Đồng thời, việc xây dựng sẵn các điều kiện chung cũng góp phần bảo đảm tính minh bạch, công bằng và cạnh tranh trong quá trình mua sắm công. Nhờ đó, thỏa thuận khung trở thành công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm và nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước.
3. Thời hạn áp dụng thỏa thuận khung trong mua sắm tập trung
Theo khoản 3 Điều 54 Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 thời hạn áp dụng của thỏa thuận khung được xác định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng không được vượt quá 36 tháng. Quy định này nhằm xác định rõ khoảng thời gian mà thỏa thuận khung có giá trị làm cơ sở cho việc thực hiện các hợp đồng mua sắm cụ thể trong mua sắm tập trung. Việc giới hạn thời hạn tối đa giúp cơ quan nhà nước chủ động kiểm soát quá trình mua sắm và bảo đảm rằng các điều kiện đã được thỏa thuận vẫn còn phù hợp với nhu cầu thực tế. Đồng thời, thời hạn này cũng tạo cơ sở để các bên liên quan lập kế hoạch cung ứng, phân bổ nguồn lực và thực hiện các hoạt động mua sắm một cách ổn định. Nhờ đó, quá trình triển khai các hợp đồng phát sinh từ thỏa thuận khung được thực hiện hiệu quả và đúng quy định pháp luật.
Bên cạnh việc quy định thời hạn tối đa, pháp luật còn đặt ra yêu cầu tại thời điểm ký kết thỏa thuận khung, hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu phải còn hiệu lực. Quy định này nhằm bảo đảm rằng các cam kết về giá, kỹ thuật và điều kiện cung cấp trong hồ sơ dự thầu vẫn có giá trị pháp lý khi các bên ký kết thỏa thuận. Đồng thời, việc giới hạn thời gian áp dụng thỏa thuận khung còn giúp bảo đảm tính cập nhật của giá cả thị trường, công nghệ và các điều kiện cung ứng. Nếu thỏa thuận khung được áp dụng trong thời gian quá dài, các điều kiện ban đầu có thể trở nên lạc hậu và không còn phù hợp với thực tế. Do đó, quy định này góp phần bảo đảm tính minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả trong hoạt động mua sắm tập trung của Nhà nước.
4. Quy định đối với nhà thầu liên danh khi ký thỏa thuận khung
Theo khoản 4 Điều 54 Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 trong trường hợp nhà thầu tham dự thầu với hình thức liên danh, tất cả các thành viên trong liên danh phải trực tiếp ký và đóng dấu (nếu có) vào thỏa thuận khung. Quy định này thể hiện yêu cầu về sự tham gia đầy đủ và thống nhất của các thành viên liên danh trong quá trình xác lập thỏa thuận với đơn vị mua sắm tập trung.
Việc ký kết của từng thành viên nhằm khẳng định sự đồng thuận đối với các điều khoản đã được xác lập trong thỏa thuận khung. Đồng thời, đây cũng là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của từng thành viên trong quá trình thực hiện các hợp đồng mua sắm phát sinh sau này. Nhờ đó, thỏa thuận khung được bảo đảm tính pháp lý và tính ràng buộc đối với tất cả các bên tham gia.
Bên cạnh đó, việc yêu cầu tất cả thành viên liên danh ký kết thỏa thuận khung còn nhằm xác lập rõ trách nhiệm pháp lý của từng thành viên trong việc thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận. Quy định này giúp tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc phát sinh tranh chấp giữa các thành viên liên danh khi thực hiện việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đồng thời, trách nhiệm liên đới giữa các thành viên liên danh cũng được bảo đảm trong quá trình thực hiện các hợp đồng cụ thể được ký trên cơ sở thỏa thuận khung. Điều này góp phần tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong hoạt động mua sắm công. Qua đó, pháp luật tạo cơ chế ràng buộc chặt chẽ nhằm bảo đảm việc thực hiện thỏa thuận khung được triển khai đúng cam kết và đạt hiệu quả cao.
5. Kết luận
Như vậy, thỏa thuận khung là một cơ chế quan trọng được áp dụng trong hoạt động mua sắm tập trung nhằm nâng cao hiệu quả, tính chuyên nghiệp và tính minh bạch trong việc lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Thông qua thỏa thuận khung, cơ quan mua sắm tập trung có thể lựa chọn trước một hoặc nhiều nhà thầu đáp ứng yêu cầu, đồng thời thiết lập các điều kiện chung làm cơ sở để các đơn vị có nhu cầu tiến hành ký kết và thực hiện các hợp đồng cụ thể trong một thời gian nhất định. Cơ chế này không chỉ giúp giảm bớt thủ tục lặp lại trong quá trình đấu thầu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn hóa chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như kiểm soát chi phí mua sắm. Bên cạnh đó, việc áp dụng đúng các quy định pháp luật về thỏa thuận khung còn góp phần tăng cường tính cạnh tranh, công khai và minh bạch trong hoạt động đấu thầu, qua đó bảo đảm việc sử dụng ngân sách nhà nước được thực hiện một cách hiệu quả và đúng mục đích. Vì vậy, việc nắm rõ khái niệm, bản chất và các quy định liên quan đến thỏa thuận khung trong mua sắm tập trung là yêu cầu cần thiết đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia vào quá trình mua sắm công hiện nay.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
