Mục lục bài viết

Trong hoạt động mua sắm sử dụng nguồn vốn nhà nước, việc tổ chức mua sắm một cách hiệu quả, tiết kiệm và minh bạch luôn là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm sử dụng hợp lý ngân sách. Vì vậy, pháp luật đã quy định về mua sắm tập trung như một phương thức tổ chức mua sắm nhằm tập hợp nhu cầu của nhiều cơ quan, đơn vị để thực hiện lựa chọn nhà thầu chung cho một hoặc nhiều loại hàng hóa, dịch vụ. Thông qua cơ chế này, việc mua sắm được thực hiện theo quy mô lớn, giúp tăng tính cạnh tranh giữa các nhà thầu và tối ưu hóa chi phí cho Nhà nước. Đồng thời, mua sắm tập trung còn góp phần chuẩn hóa chất lượng hàng hóa, dịch vụ và nâng cao hiệu quả quản lý trong hoạt động mua sắm công. Do đó, việc nắm rõ các quy định về mua sắm tập trung theo quy định mới nhất có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện mua sắm.

1. Mua sắm tập trung là gì?

Mua sắm tập trung là hình thức mua sắm trong đó một cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ thực hiện việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ cho nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau theo nhu cầu chung. Thay vì mỗi cơ quan, đơn vị tự tổ chức mua sắm riêng lẻ, việc mua sắm được thực hiện tập trung thông qua một đơn vị chuyên trách nhằm bảo đảm hiệu quả và tính thống nhất trong quá trình mua sắm.

Trong hoạt động này, cơ quan được giao nhiệm vụ mua sắm tập trung sẽ tiến hành các thủ tục như lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, tổ chức đấu thầu và ký kết hợp đồng với nhà thầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Sau khi hoàn tất việc lựa chọn nhà thầu, hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu theo đúng nội dung đã được xác định.

Mua sắm tập trung thường được áp dụng đối với những loại hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu sử dụng phổ biến, số lượng lớn và có tính chất tương tự giữa các cơ quan, đơn vị. Việc thực hiện theo hình thức tập trung giúp giảm chi phí, tiết kiệm ngân sách, đồng thời bảo đảm tính đồng bộ và minh bạch trong hoạt động mua sắm.

Như vậy, mua sắm tập trung là phương thức tổ chức mua sắm mà trong đó một đơn vị được giao nhiệm vụ thực hiện việc mua sắm cho nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn kinh phí.

2. Quy định mua sắm tập trung mới nhất 2026  

Mua sắm tập trung là phương thức tổ chức mua sắm trong đó việc lựa chọn nhà thầu được thực hiện thông qua một đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị khác nhau có cùng nhu cầu. Phương thức này giúp tập hợp nhu cầu mua sắm, từ đó tổ chức đấu thầu với quy mô lớn hơn nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, bảo đảm tính đồng bộ của hàng hóa, dịch vụ và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động mua sắm. 

2.1. Điều kiện áp dụng mua sắm tập trung

Theo khoản 1 điều 53 Luật đấu thầu 2023, Mua sắm tập trung được áp dụng khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm với số lượng lớn, chủng loại tương tự ở một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Quy định này cho thấy mua sắm tập trung thường được áp dụng đối với những loại hàng hóa hoặc dịch vụ có nhu cầu sử dụng phổ biến và tương đối giống nhau giữa nhiều cơ quan, đơn vị. Khi nhiều đơn vị cùng có nhu cầu mua sắm các loại hàng hóa, dịch vụ tương tự, việc tổ chức mua sắm tập trung sẽ giúp tập hợp nhu cầu lại thành một gói thầu lớn. Điều này giúp tăng khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu, đồng thời giúp cơ quan nhà nước có thể lựa chọn được nhà thầu cung cấp với chi phí hợp lý và chất lượng phù hợp.

Đối với trường hợp mua thuốc hiếm hoặc thuốc cần mua với số lượng ít, pháp luật vẫn cho phép áp dụng hình thức mua sắm tập trung. Quy định này nhằm bảo đảm nguồn cung thuốc cho hoạt động khám bệnh, chữa bệnh, tránh tình trạng thiếu thuốc do việc mua sắm nhỏ lẻ hoặc khó tìm được nhà cung cấp.

- Hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục áp dụng mua sắm tập trung.

Không phải mọi loại hàng hóa, dịch vụ đều được áp dụng hình thức mua sắm tập trung. Việc áp dụng phải căn cứ vào danh mục hàng hóa, dịch vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Danh mục này xác định rõ những loại hàng hóa, dịch vụ phù hợp để tổ chức mua sắm tập trung, qua đó bảo đảm việc áp dụng phương thức này được thực hiện có chọn lọc và phù hợp với nhu cầu quản lý.

2.2. Thẩm quyền ban hành danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm tập trung

Theo khoản 2 điều 53 Luật đấu thầu năm 2023 sửa đổi bởi Khoản 48 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm tập trung được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền khác nhau tùy theo phạm vi quản lý. Việc phân định thẩm quyền ban hành danh mục nhằm bảo đảm hoạt động mua sắm tập trung được tổ chức một cách thống nhất, phù hợp với đặc thù của từng lĩnh vực và từng cấp quản lý. Đồng thời, quy định này cũng giúp xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong việc quyết định những loại hàng hóa, dịch vụ cần được tổ chức mua sắm theo phương thức tập trung.

- Bộ trưởng Bộ Y tế có thẩm quyền ban hành danh mục mua sắm tập trung cấp quốc gia đối với thuốc.

Bên cạnh đó, trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng Bộ Y tế cũng có thể ban hành danh mục mua sắm tập trung cấp quốc gia đối với thiết bị y tế và vật tư xét nghiệm. Việc trao thẩm quyền này cho Bộ Y tế xuất phát từ đặc thù của lĩnh vực y tế, trong đó các loại thuốc, thiết bị y tế và vật tư xét nghiệm có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động khám bệnh, chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người dân.

Thông qua việc ban hành danh mục mua sắm tập trung ở cấp quốc gia, Bộ Y tế có thể bảo đảm sự thống nhất trong việc mua sắm các loại thuốc và trang thiết bị y tế cần thiết, đồng thời góp phần kiểm soát chất lượng và giá cả của các sản phẩm này. Điều này cũng giúp hạn chế tình trạng mua sắm phân tán giữa các cơ sở y tế, qua đó nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và bảo đảm việc cung ứng thuốc, thiết bị y tế được thực hiện một cách ổn định.

- Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm tập trung cấp quốc gia, ngoại trừ các danh mục thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Y tế. Với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về tài chính và ngân sách, Bộ Tài chính có trách nhiệm xác định những loại hàng hóa, dịch vụ cần được áp dụng mua sắm tập trung ở phạm vi quốc gia nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước.

Danh mục này thường bao gồm các loại hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động chung của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và các đơn vị sự nghiệp công lập. Việc ban hành danh mục mua sắm tập trung ở cấp quốc gia giúp tạo sự thống nhất trong hoạt động mua sắm công, đồng thời góp phần tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước.

- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ương và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền ban hành danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm tập trung thuộc phạm vi quản lý của mình. Việc trao thẩm quyền này cho các cơ quan ở Trung ương và địa phương nhằm bảo đảm việc mua sắm tập trung có thể được tổ chức phù hợp với nhu cầu thực tế và điều kiện quản lý của từng ngành, từng địa phương.

Danh mục hàng hóa, dịch vụ do các cơ quan này ban hành có thể bao gồm nhiều loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý. Trong một số trường hợp, danh mục này cũng có thể bao gồm thuốc, thiết bị y tế và vật tư xét nghiệm nếu các loại hàng hóa này thuộc phạm vi quản lý của cơ quan hoặc địa phương đó. Tuy nhiên, danh mục được ban hành không được trùng với danh mục mua sắm tập trung cấp quốc gia do Bộ trưởng Bộ Y tế hoặc Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Việc phân định thẩm quyền ban hành danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm tập trung theo từng cấp quản lý giúp bảo đảm sự thống nhất trong hoạt động mua sắm công, đồng thời tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức có thể chủ động xác định những loại hàng hóa, dịch vụ cần được mua sắm tập trung phù hợp với yêu cầu thực tế. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức mua sắm, tiết kiệm ngân sách và tăng cường tính minh bạch trong quá trình mua sắm công.

2.3. Hình thức lựa chọn nhà thầu trong mua sắm tập trung

Theo khoản 3 Điều 53 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Điểm a Khoản 30 Điều 1 ​Luật số 90/2025/QH15, Đối với các gói thầu áp dụng mua sắm tập trung, hình thức lựa chọn nhà thầu được thực hiện theo quy định của Chính phủ. Điều này cho thấy việc lựa chọn nhà thầu trong mua sắm tập trung vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc chung của hoạt động đấu thầu như bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

Tùy theo tính chất của gói thầu và yêu cầu cụ thể của việc mua sắm, các hình thức lựa chọn nhà thầu có thể được áp dụng nhằm bảo đảm việc lựa chọn nhà thầu phù hợp với yêu cầu về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí.

2.4. Cấp độ và cách thức thực hiện mua sắm tập trung

Theo khoản 4 Điều 53 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Khoản 48 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Mua sắm tập trung được thực hiện ở cấp quốc gia, Bộ, cơ quan trung ương, địa phương và thực hiện theo một trong hai cách thức sau đây:

- Đơn vị mua sắm tập trung tiến hành lựa chọn nhà thầu và trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

Trong trường hợp này, đơn vị mua sắm tập trung đóng vai trò là chủ thể tổ chức toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu, từ việc lập kế hoạch, tổ chức đấu thầu đến việc ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu. Sau khi hợp đồng được ký kết, nhà thầu có trách nhiệm cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hàng hóa hoặc dịch vụ sau đó sẽ được phân phối hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu sử dụng.

Cách thức này thường được áp dụng trong trường hợp các cơ quan, đơn vị có nhu cầu mua sắm tương đối giống nhau và việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể được thực hiện tập trung thông qua một hợp đồng chung. Việc đơn vị mua sắm tập trung trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu giúp đơn giản hóa thủ tục cho các đơn vị có nhu cầu, đồng thời bảo đảm việc quản lý hợp đồng được thực hiện thống nhất.

- Đơn vị mua sắm tập trung tiến hành lựa chọn nhà thầu và ký văn bản thỏa thuận khung với một hoặc nhiều nhà thầu được lựa chọn.

Theo cách thức này, đơn vị mua sắm tập trung không trực tiếp ký hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho tất cả các đơn vị có nhu cầu, mà chỉ thực hiện việc lựa chọn nhà thầu và ký văn bản thỏa thuận khung với một hoặc nhiều nhà thầu trúng thầu. Văn bản thỏa thuận khung sẽ quy định các nội dung cơ bản như điều kiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ, mức giá, tiêu chuẩn kỹ thuật và các điều kiện thực hiện khác.

Trên cơ sở văn bản thỏa thuận khung đã được ký kết, các cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu mua sắm sẽ trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu đã được lựa chọn. Cách thức này giúp tạo ra một khuôn khổ chung cho việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, đồng thời mang lại sự linh hoạt cho các đơn vị trong việc lựa chọn thời điểm mua sắm và khối lượng hàng hóa phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.

Như vậy, việc quy định hai cách thức thực hiện mua sắm tập trung giúp các cơ quan, đơn vị có thể lựa chọn phương thức phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa, dịch vụ cũng như nhu cầu sử dụng. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động mua sắm tập trung và bảo đảm việc sử dụng nguồn kinh phí được thực hiện một cách hợp lý và tiết kiệm.

2.5. Gộp nhu cầu mua sắm đối với hàng hóa, dịch vụ không thuộc danh mục mua sắm tập trung

Theo khoản 5 Điều 53 Luật đấu thầu 2023, Đối với những hàng hóa, dịch vụ không thuộc danh mục mua sắm tập trung, nhưng nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu mua sắm cùng loại, pháp luật cho phép gộp các nhu cầu đó thành một gói thầu chung.

Việc gộp nhu cầu này có thể được thực hiện theo hai cách:

  • Một trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu sẽ đứng ra tổ chức việc mua sắm;
  • Hoặc giao cho đơn vị có chức năng mua sắm tập trung thực hiện việc mua sắm.

Quy định này tạo điều kiện cho các cơ quan, đơn vị có thể phối hợp với nhau trong hoạt động mua sắm, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách và tránh việc tổ chức mua sắm riêng lẻ, phân tán.

2.6. Nhiệm vụ của đơn vị mua sắm tập trung

Theo khoản 6 Điều 53 Luật đấu thầu 2023, Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm thực hiện việc lựa chọn nhà thầu trên cơ sở nhiệm vụ được giao hoặc hợp đồng ký với các đơn vị có nhu cầu mua sắm. Điều này có nghĩa là đơn vị mua sắm tập trung chỉ thực hiện việc tổ chức lựa chọn nhà thầu khi được giao nhiệm vụ hoặc khi có thỏa thuận với các đơn vị có nhu cầu.

Việc quy định rõ nhiệm vụ của đơn vị mua sắm tập trung giúp bảo đảm quá trình mua sắm được tổ chức một cách thống nhất, chuyên nghiệp và phù hợp với nhu cầu thực tế của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Như vậy, mua sắm tập trung là phương thức tổ chức mua sắm nhằm tập hợp nhu cầu của nhiều cơ quan, đơn vị để thực hiện việc lựa chọn nhà thầu một cách thống nhất. Việc áp dụng phương thức này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách mà còn góp phần bảo đảm tính công khai, minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động mua sắm công.

3. Thời hạn áp dụng thỏa thuận khung trong mua sắm tập trung được quy định như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 54 Luật đấu thầu 2023, thỏa thuận khung là văn bản được ký kết giữa đơn vị mua sắm tập trung và một hoặc nhiều nhà thầu được lựa chọn sau quá trình đấu thầu. Văn bản này xác lập các điều kiện cơ bản như giá cả, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và các điều kiện thực hiện khác, làm cơ sở để các cơ quan, đơn vị có nhu cầu mua sắm ký kết hợp đồng cụ thể với nhà thầu trong một khoảng thời gian nhất định.

Theo quy định trên, thời hạn áp dụng thỏa thuận khung được xác định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, tức là ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, cơ quan có thẩm quyền phải xác định rõ khoảng thời gian mà thỏa thuận khung sẽ có hiệu lực và được sử dụng để ký kết các hợp đồng mua sắm. Việc quy định thời hạn trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu giúp bảo đảm tính minh bạch và tạo cơ sở để các bên tham gia đấu thầu nắm rõ điều kiện thực hiện gói thầu.

Tuy nhiên, thời hạn áp dụng thỏa thuận khung không được vượt quá 36 tháng. Quy định này nhằm bảo đảm rằng các điều kiện về giá cả, kỹ thuật và thị trường được cập nhật phù hợp với tình hình thực tế, tránh việc áp dụng thỏa thuận khung trong thời gian quá dài dẫn đến không còn phù hợp với nhu cầu hoặc biến động của thị trường.

Bên cạnh đó, tại thời điểm ký kết thỏa thuận khung, hồ sơ dự thầu của nhà thầu được lựa chọn phải còn hiệu lực. Điều này có nghĩa là các cam kết, đề xuất và điều kiện mà nhà thầu đã đưa ra trong hồ sơ dự thầu vẫn còn giá trị pháp lý và tiếp tục được sử dụng làm cơ sở cho việc ký kết thỏa thuận khung. Quy định này giúp bảo đảm sự thống nhất giữa nội dung hồ sơ dự thầu của nhà thầu với các điều khoản được ghi nhận trong thỏa thuận khung.

Như vậy, việc quy định thời hạn áp dụng thỏa thuận khung tối đa 36 tháng và yêu cầu hồ sơ dự thầu của nhà thầu phải còn hiệu lực tại thời điểm ký kết nhằm bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và phù hợp của thỏa thuận khung trong quá trình tổ chức mua sắm tập trung.

Kết luận

Quy định về mua sắm tập trung được xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động mua sắm công. Khi nhu cầu mua sắm của nhiều cơ quan, đơn vị được tập hợp và tổ chức thực hiện theo phương thức tập trung, việc lựa chọn nhà thầu sẽ trở nên thuận lợi hơn, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong quá trình mua sắm. Bên cạnh đó, cơ chế mua sắm tập trung còn góp phần nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, bảo đảm lựa chọn được nhà thầu có năng lực và cung cấp hàng hóa, dịch vụ với chất lượng phù hợp. Việc thực hiện đúng các quy định về mua sắm tập trung không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước mà còn góp phần thúc đẩy sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động mua sắm công. Qua đó, nguồn lực tài chính được sử dụng hợp lý, phục vụ tốt hơn cho các mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội.

Mọi vướng mắc pháp lý trong lĩnh vực đấu thầu, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay: Luật sư tư vấn pháp luật đấu thầu trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi số: 1900.6162, Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc.