1. Trường hợp nào phải dùng mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội?

Mẫu biên bản bàn giao nhận sổ bảo hiểm xã hội là mẫu biên bản xác nhận về việc bàn giao sổ bảo hiểm xã hội giữa bên bàn giao và bên nhận. Nội dung bàn giao sổ bao gồm bên giao đã giao bao nhiêu cuốn sổ, tình trạng sổ còn nguyên vẹn hay không, ...

Trường hợp phải bàn giao sổ bảo hiểm xã hội bao gồm: 

- Khi đơn vị bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội;

- Khi trung tâm dịch vụ việc làm bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

 

2. Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội mới nhất 

Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội được ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH ngày 12 tháng 3 năm 2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định thi hành một số điều của Luật Việc làm về bảo hiểm thất nghiệp.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 

BIÊN BẢN BÀN GIAO

SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG

Hôm nay, (1) ngày 13/4/2023 tại số 215 phố Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, chúng tôi gồm:

Bên A (bên trả sổ bảo hiểm xã hội): Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội (2)

Đại diện (3): Nguyễn Văn A 

Chức vụ (4): Giám đốc

Địa chỉ (5): Số 215 phố Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Bên B (bên nhận sổ bảo hiểm xã hội): Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội (6)

Đại diện (7): Trần Văn B

Chức vụ (8): Giám đốc

Địa chỉ (9): Số 15 Phố Cầu Đơ, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Bên A đã bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho bên B với số lượng 132 quyển (danh sách kèm theo). Sau khi nhận bàn giao, Bên B đã kiểm tra lại sổ và không thấy bị hư hỏng hoặc sửa chữa, tẩy xóa; sổ được bảo quản đúng hiện trạng.

Biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

A

Nguyễn Văn A

NGƯỜI ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

B

Trần Văn B

Ghi chú:

Danh sách kèm theo, bao gồm một số nội dung cơ bản sau đây: họ tên, số sổ bảo hiểm xã hội, ngày cấp, nơi cấp, ...

Qúy khách có thể tải Mẫu Biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội 

 

3. Hướng dẫn điền Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội

Dựa vào mẫu biên bản bàn giao nhận sổ bảo hiểm nêu trên thì các bên cần lưu ý điền thông tin vào các chỗ được đánh số chú thích trong mẫu như sau:

(1): Điền ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản

(2): Điền tên bên trả sổ bảo hiểm

(3): Điền tên người đại diện bên trả bảo hiểm

(4): Điền chức vụ của người đại diện

(5): Điền địa chỉ của bên trả bảo hiểm

(6): Điền bên nhận sổ bảo hiểm

(7) : Điền đại diện bên nhận sổ bảo hiểm

(8): Điền chức vụ của người đại diện

(9): Điền địa chỉ của bên nhận

Các nội dung chính cần trình bày trong mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm diễn ra việc bàn giao sổ bảo hiểm xã hội. Tiếp đó là các thông tin cá nhân của bên trả sổ bảo hiểm xã hội và bên nhận sổ bảo hiểm xã hội như tên đơn vị, thông tin người đại diện, chức vụ, địa chỉ. Nội dung bàn giao bao gồm những gì cũng cần liệt kê cụ thể, chi tiết.

Trong biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội, bên B là bên nhận sổ bảo hiểm xã hội cần kiểm tra lại sổ để đảm bảo sổ vẫn còn nguyên vẹn, không bị hư hỏng, tẩy xóa hay sửa chữa gì. Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội sẽ được lập làm 2 bản, mỗi bên sẽ giữ một bản làm căn cứ pháp lý.

Bên cạnh đó khi bàn giao bất cứ tài liệu quan trọng nào thì việc lập mẫu biên bản bàn giao tài liệu cũng rất quan trọng để các bên đảm bảo được trách nhiệm trong việc quản lý tài liệu đã bàn giao, nội dung biên bản bàn giao tài liệu được đăng tải chi tiết dưới đây sẽ hỗ trợ các bạn thỏa thuận ký kết biên bản bàn giao sao cho thuận lợi và chính xác nhất.

 

4. Hướng dẫn quy trình bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Bước 1: Tập hợp sổ gửi bên được bàn giao

Đơn vị sử dụng lao động tập hợp sổ bảo hiểm xã hội của người lao động trong đơn vị gửi cơ quan bảo hiểm xã hội

Bước 2: Cơ quan Bảo hiểm xã hội đối chiếu sổ bảo hiểm xã hội

Cơ quan bảo hiểm xã hội nhận sổ nhập kiểm tra kỹ lưỡng; sau đó thực hiện việc đối chiếu số liệu. Sau khi số liệu được đối chiếu chính xác thì in mẫu 03 trả lại cho đơn vị sử dụng lao động.

Đơn vị nhận hồ sơ qua đường điện tử hoặc bản giấy từ cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý bao gồm:

- Phiếu đối chiếu quá trình đóng đóng bảo hiểm xã hội Mẫu số 03;

- Danh sách giao nhận sổ bảo hiểm xã hội Mẫu số 01.

Bước 3: Đơn vị đối chiếu rà soát

Thực hiện việc đối chiếu rà soát giữa sổ bảo hiểm xã hội và mẫu số 03 như sau:

- Thông tin nhân thân: Nếu thông tin thân nhân sai sót đơn vị làm điều chỉnh theo Mẫu số 02 và kèm theo các giấy tờ như: Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân / Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu photo công chứng; nếu là đảng viên thì cung cấp thêm lý lịch Đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp Đảng,…

- Thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp: là khoảng thời gian tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp căn cứ trên Từ tháng - Đến tháng ghi trên sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. 

Ngoài ra, cần lưu ý trong trường hợp trước năm 2015 về trước, đơn vị dưới 10 người lao động không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm thất nghiệp.

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề nghiệp, công việc, tên đơn vị: là thông tin chức vụ, chức danh, công việc, nghề nghiệp của đơn vị.

- Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp: Theo tiền lương, phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp của người lao động từng giai đoạn.

Trường hợp thiếu hoặc sai thông tin đơn vị điều chỉnh theo Mẫu số 02

- Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động; là căn cứ tính vùng lương và mức lương tối thiểu vùng.

Sau khi thực hiện đối chiếu xong Mẫu số 03 của toàn bộ người lao động; đơn vị thực hiện chuyển người lao động kiểm tra và ký nhận đồng ý bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội trên Mẫu số 01.

Bước 4: Đơn vị nộp lại cho cơ quan bảo hiểm xã hội

Đơn vị nộp lại cho cơ quan bảo hiểm xã hội các văn bản, giấy tờ như sau:

- Danh sách giao nhận sổ bảo hiểm xã hội mẫu 01

- Sổ Bảo hiểm xã hội

- Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ mẫu 02 kèm theo các giấy tờ điều chỉnh (nếu có)

- Phiếu đối chiếu quá trình đóng bảo hiểm xã hội mẫu 03

Bước 5: Cơ quan bảo hiểm xã hội trả lại sổ

Cơ quan bảo hiểm xã hội in sổ trả lại cho đơn vị sử dụng lao động để trả sổ cho từng người lao động

Bên cạnh đó, cần lưu ý một số vần đề như sau:

- Đơn vị phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc rà soát sổ bảo hiểm xã hội. Cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện việc kiểm tra đối chiếu lại Mẫu số 02 và Mẫu số 03 in; cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho đơn vị theo mẫu mới.

- Đối với đơn vị còn nợ đọng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp thì in tờ rời sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian đến năm đơn vị đã đóng đủ.

- Đối với người lao động có từ 02 số sổ bảo hiểm xã hội trở lên có thời gian đóng trùng nhau thì ghi quá trình đóng theo thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp phát sinh trước, thời gian đóng trùng ghi trên sổ bảo hiểm xã hội mới thì được hoàn trả cho người lao động không bao gồm lãi.

Qúy khách có thể tham khảo thêm về Rút bảo hiểm xã hội một lần ở đâu? Khi nào mới được rút bảo hiểm xã hội? của Luật Minh Khuê.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.