Mẫu biên bản họp mới nhất 2024 dùng cho mọi cuộc họp

1. Cấu trúc chuẩn của biên bản họp

Biên bản họp là văn bản ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp, bao gồm các ý kiến phát biểu, thảo luận, quyết định của các thành viên tham dự. Biên bản họp có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và lưu giữ thông tin về cuộc họp, đồng thời là cơ sở để thực hiện các quyết định đã được thông qua.

Cấu trúc chuẩn của biên bản họp bao gồm các phần sau:

I. Tiêu đề:

Ghi rõ tên cuộc họp, thời gian và địa điểm tổ chức.

II. Mở đầu:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản.
• Ghi tên cuộc họp.
• Ghi tên cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp.
• Ghi danh sách những người chủ trì, thư ký và thành viên tham dự cuộc họp.
• Ghi danh sách những người vắng mặt (nếu có).

III. Nội dung:

Ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp theo trình tự thời gian, bao gồm:

• Mục đích, nội dung chính của cuộc họp.
• Các ý kiến phát biểu, thảo luận của các thành viên tham dự.
• Các quyết định của cuộc họp.

Ghi rõ ai là người đưa ra ý kiến, quyết định.

Ghi rõ ý kiến đồng thuận hoặc phản đối của các thành viên tham dự.

IV. Kết luận:

• Tóm tắt những nội dung chính của cuộc họp.
• Nhấn mạnh những quyết định quan trọng của cuộc họp.
• Giao nhiệm vụ cho các thành viên thực hiện các quyết định của cuộc họp.

V. Ký tên:

• Người chủ trì và thư ký cuộc họp ký tên.
• Các thành viên tham dự có thể ký tên nếu muốn.

Lưu ý:

• Biên bản họp phải được viết rõ ràng, súc tích, dễ hiểu.
• Biên bản họp phải được ghi chép chính xác, khách quan, không được ghi chép theo ý kiến cá nhân.
• Biên bản họp phải được đánh máy hoặc viết tay cẩn thận, sạch đẹp.
• Biên bản họp phải được lưu giữ cẩn thận để tham khảo khi cần thiết. 

Ngoài ra, biên bản họp có thể bổ sung thêm một số nội dung sau:

• Ghi danh sách các tài liệu, văn bản được trình chiếu hoặc thảo luận trong cuộc họp.
• Ghi danh sách các đề xuất, kiến nghị chưa được giải quyết trong cuộc họp.
• Ghi thời gian thực hiện các quyết định của cuộc họp.

2. Hướng dẫn sử dụng mẫu biên bản họp

Quý khách có thể tải xuống Mẫu biên bản họp mới nhất 2024 dùng cho mọi cuộc họp tại đây

Cách ghi biên bản cuộc họp dựa trên các quy định và điều kiện tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

- Chủ đề và tiêu điểm chính của cuộc họp (1)(3): Đây là phần mô tả về nội dung cụ thể mà cuộc họp sẽ tập trung vào. Cần xác định rõ và ghi lại những điểm quan trọng nhất để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả của cuộc họp.

- Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp (2): Xác định và ghi nhận đơn vị tổ chức cuộc họp, điều này giúp rõ ràng về nguồn gốc và trách nhiệm của cuộc họp.

- Người chủ trì (4): Người này chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp, đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý và tổng hợp ý kiến để giải quyết vấn đề.

- Thư ký (5): Người này chịu trách nhiệm điểm danh và ghi chép các thông tin quan trọng trong cuộc họp, cũng như lập biên bản cuộc họp.

- Thành phần khác (6): Đây là những người tham gia cuộc họp từ các phòng ban khác nhau hoặc nhân viên liên quan đến chủ đề của cuộc họp.

- Nội dung cuộc họp (7): Phần này là mô tả chi tiết về những gì diễn ra trong cuộc họp, bao gồm các vấn đề được trình bày, thảo luận và ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia.

- Kết luận cuộc họp (8): Người chủ trì cuộc họp dựa trên nội dung đã được thảo luận và thông qua để đưa ra quyết định cuối cùng. Một hướng dẫn chi tiết và cụ thể về cách ghi biên bản cuộc họp, giúp đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ đúng quy trình trong công tác văn thư.

3. Ưu điểm của việc sử dụng mẫu biên bản họp chuẩn

Các ưu điểm của việc sử dụng mẫu biên bản họp chuẩn:

- Tiết kiệm thời gian và công sức: Việc sử dụng một mẫu biên bản họp chuẩn mang lại nhiều lợi ích đáng giá cho các tổ chức và cá nhân tham gia vào quá trình ghi chép và theo dõi cuộc họp. Thay vì mỗi lần diễn ra cuộc họp, người tham dự phải mất thời gian và công sức để tạo ra định dạng và cấu trúc cho biên bản, việc có sẵn một mẫu chuẩn giúp giải quyết vấn đề này một cách đơn giản và hiệu quả.

Trước hết, việc sử dụng mẫu biên bản họp chuẩn tiết kiệm thời gian. Thay vì phải bắt đầu từ đầu mỗi khi cần tạo biên bản họp, người soạn thảo chỉ cần điền thông tin vào các phần đã được chuẩn bị sẵn. Điều này loại bỏ quá trình tốn thời gian để tạo ra định dạng và cấu trúc mới cho từng biên bản, giúp họ tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc ghi chép và tổng hợp thông tin quan trọng từ cuộc họp.

Thứ hai, việc sử dụng mẫu biên bản họp chuẩn cũng giúp giảm bớt công sức mà người soạn thảo phải bỏ ra. Thay vì phải suy nghĩ và xây dựng cấu trúc biên bản từ đầu, họ chỉ cần điền thông tin vào các ô đã được định sẵn trong mẫu. Điều này giúp giảm bớt áp lực và căng thẳng cho người soạn thảo, đồng thời tăng cường sự chính xác và đồng nhất của các biên bản họp.

Việc sử dụng một mẫu biên bản họp chuẩn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho quá trình ghi chép cuộc họp mà còn tạo ra sự đồng nhất và chính xác trong việc lưu trữ thông tin. Điều này làm tăng hiệu quả và tính chuyên nghiệp của quá trình họp và quản lý thông tin trong tổ chức.

- Đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác: Mẫu biên bản họp chuẩn thường được thiết kế để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp. Các phần tử như tiêu đề, thành phần tham dự, nội dung họp và kết quả họp được tổ chức một cách logic và rõ ràng, giúp tránh nhầm lẫn và hiểu lầm trong quá trình ghi chép và tra cứu sau này.

- Dễ dàng lưu trữ, tra cứu: Mẫu biên bản họp chuẩn thường được tổ chức một cách cụ thể và có thể được lưu trữ một cách cấu trúc trên máy tính hoặc hệ thống quản lý tài liệu của tổ chức. Điều này làm cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là khi cần tìm kiếm thông tin từ các cuộc họp trước đó.

- Thống nhất nội dung cho tất cả các cuộc họp: Sử dụng một mẫu biên bản họp chuẩn giúp đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp trong tổ chức đều tuân thủ cùng một cấu trúc và định dạng. Điều này giúp tạo ra sự thống nhất trong việc ghi chép và báo cáo các cuộc họp, từ đó nâng cao tính hợp nhất và hiệu quả của hoạt động tổ chức.

4. Một số lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản họp

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản họp như sau:

- Điền thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng: Việc điền đầy đủ thông tin là điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng biên bản họp có đầy đủ thông tin về cuộc họp. Thông tin cần được cung cấp một cách chính xác, bao gồm tiêu đề cuộc họp, thời gian, địa điểm, và danh sách các thành viên tham dự và vắng mặt. Điều này giúp tạo ra một hồ sơ chính xác và đầy đủ của cuộc họp.

- Ghi chép nội dung họp một cách súc tích, dễ hiểu: Trong quá trình ghi chép nội dung họp, quan trọng là phải súc tích nhưng đồng thời đảm bảo rằng thông tin được ghi chép đủ để hiểu rõ các điểm chính được thảo luận và quyết định tại cuộc họp. Việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và tránh sự mơ hồ giúp người đọc dễ dàng hiểu và áp dụng những quyết định được đưa ra sau này.

- Giữ gìn biên bản họp cẩn thận: Một biên bản họp cẩn thận được bảo quản đúng cách sẽ đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Điều này bao gồm việc sử dụng phương tiện bảo quản phù hợp để tránh rách hoặc mời, đảm bảo rằng không có trang nào bị mất hoặc bị thay đổi. Việc giữ gìn biên bản họp cẩn thận cũng giúp dễ dàng tra cứu thông tin trong tương lai mà không gặp phải vấn đề về tính chính xác hoặc khả năng đọc hiểu.

Xem thêm bài viết: Mẫu biên bản họp lớp cập nhật mới nhất