1. Quy chế là gì?

Quy chế là văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, quy chế theo một trình tự, thủ tục nhất định, có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.

Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề như chế độ chính sách, công tác nhân sự, quyền hạn, tổ chức hoạt động... Quy chế đưa ra những yêu cầu mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần đạt được và mang tính nguyên tắc.

2. Các thủ tục cần thực hiện khi soạn thảo các quy chế trong công ty.

Các bước xây dựng, soạn thảo quy chế doanh nghiệp gồm:

Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của khách hàng về xây dựng, soạn thảo, rà soát các quy chế công ty
Ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý.
Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu hiện có của doanh nghiệpcùng các hồ sơ có liên quan
Tư vấn các quy định của pháp luật liên quan đến việc xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ
Thẩm định các nội dung quy chế công ty hiện có, sau đó soạn thảo quy chế mới hoặc rà soát ( sửa đổi bổ sung) các quy chế công ty cũ cho phù hợp với quy định pháp luật và thực tiễn kinh doanh của khách hàng.
Gửi bản dự thảo quy chế và tiếp nhận ý kiến đóng góp từ phía doanh nghiệp. Sau khi có ý kiến thống nhất giữa hai bên thì hoàn thiện dự thảo.
Hoàn thiện các quy chế để Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu doanh nghiệp ký quyết định ban hành.

3. Các yếu tố xây dựng quy chế

Khi xây dựng một quy chế nội bộ, các cấp quản lý của công ty cần phải đảm bảo sự hiệu quả đối với môi trường của mình. Do đó, để có thể xây dựng được một quy chế chuẩn mực cần có đầy đủ các yếu tố sau:

Đảm bảo tính hợp pháp: " Sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật" là phương châm sống hàng đầu thể hiện cách hành xử của mỗi công dân. Do đó, đối với bất kỳ quy chế nào cũng cần phải đảm bảo nội dung phù hợp với các quy định của pháp luật, không được trái với pháp luật và các giá trị đạo đức xã hội.
Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng: Quy chế phải phù hợp với nhu cầu thực tiễn và phát triển kinh doanh của công ty cũng nhu cầu của thị trường xã hội, đảm bảo quy chế được ban hành phát huy tối đa hiệu lực.
Đảm bảo tính thực tiễn: Đối với các tổ chức, cơ quan khác nhau sẽ có cơ chế điều hành khác nhau. Việc xác định được các hoạt động nội bộ cũng như mục tiêu sẽ giúp đặt ra được quy chế phù hợp với yêu cầu của tổ chức trong từng lĩnh vực. Từ đó, góp phần hướng đến mục tiêu và phát triển một cách tích cực.
Đảm bảo tính hiệu quả: Thiết lập hành lang pháp lý cho tổ chức, điều chỉnh các hoạt động nội bộ và tạo liên kết kiểm soát chặt chẽ đối với công tác quản lý. Mọi người cần phải tôn trọng và quán triệt thực thi quy chế đã được ban hành.

4. Nội dung của quy chế

Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động hay đặc thù riêng của từng doanh nghiệp mà nội dung quy chế công ty sẽ khác nhau. Tuy nhên, một số nội dung cơ bản cần thiết mà các quy chế đề cập đến sẽ bao gồm:

Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty;
Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục các cuộc họp; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hớp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty;...
Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp ; quy chế khen thưởng và kỉ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán;...
Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.

Những yếu tố đảm bảo hệ thống quy phạm nội bộ của doanh nghiệp:

Để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp với thực tiễn công ty cũng như đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng là điều không dễ, phải đảm bảo cả 3 yếu tố sau:

Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.
Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.
Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, gớp phần tích cực vào công tác quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.

5. Vai trò của quy chế trong hoạt động nội bộ

Quy chế công ty giúp cho hoạt động điều hành quản lý trở nên thuận tiện và đơn giản hơn.
Quy chế công ty giúp tạo lập và xây dựng môi trường văn hóa, làm việc của công ty một cách văn minh lịch sự.
Quy chế công ty giúp kiểm soát tài chính hiệu quả.
Quy chế công ty giúp doanh nghiệp có thể phát triển công ty theo đúng quy định hướng, chiến lược bằng cách tự mình xây dựng hệ thống phù hợp với hoạt động, chến lược bằng cách tự mình xây dựng hệ thống phù hợp với hoạt động nội bộ của công ty.

>> Xem thêm: Mẫu quy chế tiền lương, tiền thưởng cho lao động mới nhất

6. Các loại quy chế công ty

6.1. Các quy chế quản trị cấp cao

Quy chế quản trị nội bộ
Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị
Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên
Quy chế hoạt động của Ban Giam Đốc
Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

6.2. Các quy chế quản lý hành chính

Quy chế quản trị hành chính
Quy chế quản lý và sử dụng máy tính
Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản
Quy chế sử dung con dấu
Quy chế quản lý tài sản
Quy chế quản lý hợp đồng

6.3. Các quy chế quản lý đầu tư, xây dựng

Quy chế đầu tư
Quy chế đầu tư xây dựng

6.4. Quy chế quản lý nhân sự

Quy chế quaản lý nhân sự
Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, từ chức
Quy chế lương thưởng
Quy chế thưởng theo KPI
Quy chế văn hóa
Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng
Quy chế bảo mật thông tin nội bộ

6.5. Quy chế quản lý tài chính:

Quy chế quản lý tài chính. Xem thêm: Mẫu quyết định ban hành quy chế chi tiêu nội bộ mới nhất

Trên đây Luật Minh Khuê đã cung cấp thông tin đến bạn đọc vấn đề xoay quanh Quy chế? và Cách soạn thảo quy chế?. Mong rằng những nội dung trên giúp ích cho bạn đọc. Trân trọng cảm ơn.