Tác giả:: 1. Hiểu thế nào về chính sách KPI
KPI là một cụm từ viết tắt của Key Performance Indicator, được hiểu là công cụ đo lường, chỉ số để đánh giá hiệu quả công việc. KPI thường được thống kê qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, tỉ lệ cụ thể nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các bộ phận làm việc trong một doanh nghiệp.
Mục đích của chỉ số KPI nhằm giúp cho các doanh nghiệp đánh giá được năng lực của nhân sự, theo dõi được công việc để từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình năng lực của nhân sự công ty, bên cạnh đó chính sách KPI cũng chính là một phần giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá được năng lực, hiệu quả, mức độ hoàn thành công việc của từng người lao động. Cùng với việc đánh giá năng lực làm việc của người lao động chính sách ban hành bảng KPI trong từng doanh nghiệp còn nhằm quy định các chế độ thưởng hiệu xuất, hiệu quả công việc đối với người lao động. Điều này cũng đồng thời khiến người lao động có động lực cố gắng, phấn đấu trong doanh nghiệp, hiểu được mức độ hoàn thành công việc, tạo động lực để họ phấn đấu thực hiện được các cột mốc KPI nhất định, và cũng là căn cứ để doanh nghiệp đưa ra các phương án hỗ trợ người lao động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Để xây dựng một bảng KPI hiệu quả trong doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều yếu tố, có thể kể đến một vài yếu tố như:
- Thứ nhất để xây dựng một bảng KPI hiệu quả cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của việc xây dựng chính sách KPI, việc xác định mục tiêu cần phải bám sát vào kết hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, chiến lược ngắn hạn, dài hạn, giá trị cốt lõi doanh nghiệp muốn mang đến thị trường là gì?
- Thứ hai, tham khảo các chính sách KPI của các đơn vi đi trước để tìm ra điểm tương đồng, động lực để phấn đấu, xây dựng KPI phù hợp với năng lực người lao động.
- Thứ ba, tham khảo ý kiến của các đơn vị chuyên gia trong quản lý doanh nghiệp, ý kiến trực tiếp của người lao động làm việc tại các phòng ban.
- Thứ tư, tổng hợp được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, doanh số qua từng thời kỳ, nhân lực, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng KPI phù hợp.
2. Một số các KPI điển hình trong doanh nghiệp
Tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh các hàng hóa, dịch vụ mà các doanh nghiệp cung cấp sẽ tương ứng với việc xây dựng chính sách KPI khác nhau. Tuy nhiên có thể kể đến một vài KPI cơ bản mà hầu như đa phần các doanh nghiệp điều áp dụng như sau:
- Một là, điển hình nhất là KPI trong hoạt động kinh doanh. KPI kinh doanh sẽ có đưa ra những kết quả mà một nhân viên trong phòng kinh doanh phải đạt được, sẽ chia ra làm nhiều cấp độ khác nhau, KPI kinh doanh có tác dụng hỗ trợ cho doanh nghiệp đo lường kết quả bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh của từng nhân sự, từng phòng kinh doanh của từng hạng mục mà doanh nghiệp đã đầu tư kinh doanh.
- Hai là KPI tài chính. Đối với một số công ty để duy trì mức chi tiêu tài chính nhất định, ban lãnh đạo công ty sẽ đề ra mức KPI tài chính để xem xét tình hình lợi nhuận, chi tiêu của các phòng ban để biết việc hoạt động chiến lược kinh doanh, quảng cáo có hợp lý không.
- Ba là, doành cho những doanh nghiệp tiếp thị ngoài thị trường, sẽ đặt ra các bảng KPI tiếp thị, bảng KPI này nhằm giúp đỗi ngũ nhân viên tiếp thị của doanh nghiệp theo dõi khả năng thành công trên các kênh quảng cáo của doanh nghiệp, quan sát các số liệu để xem đơn vị hay sàn giao dịch, điểm quảng cáo nào phù hợp để thúc đẩy phát triển việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ ra thị trường.
- Bốn là, KPI thường gặp trong hầu hết các doanh nghiệp đó chính là KPI bán hàng, KPI này nhằm đánh vào số lượng hàng hóa cần phải cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định để xác định năng lực kinh doanh, quảng bá sản phẩn hàng hóa, dịch vụ của nhận sự phụ trách mảng bán hàng của doanh nghiệp.
3. Xây dựng chính sách KPI như thế nào để hợp pháp
Theo quy định tại Bộ luật lao động năm 2019 không có quy định cụ thể về việc xây dựng chính sách KPI, về tinh thần thì chính sách KPI được hiểu như chính sách riêng của doanh nghiệp việc lấy ý kiến, soạn thảo chính sách KPI này sẽ do doanh nghiệp tự soạn thảo và lên phương án, tuy nhiên nếu chính sách KPI được xác định là tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động thì người sử dụng lao động cần phải ban hành công khai và phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động.
Cùng với đó nếu chính sách KPI dùng để làm căn cứ thưởng cho người lao động thì theo quy định tại Điều 104, Bộ luật lao động năm 2019 có quy định về việc quy chế thưởng sẽ do người sử dụng lao động quyết định và phải công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động.
Vậy nên để xây dựng một chính sách KPI phù hợp quý khách hàng có thể tham khảo các bước làm sau đây của công ty Luật Minh Khuê như sau:
- Bước 1. Xác định mục tiêu xây dựng KPI, điều này có thể triển khai thông qua việc họp giữa các nhận sự trong từng phòng ban lãnh đạo của công ty;
- Bước 2. Lấy ý kiến tham khảo của tổ chức Công đoàn cơ sở, người lao động làm việc của từng phòng ban để đảm bảo tính dân chủ trong doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật;
- Bước 3. Chốt chính sách KPI đối với các phòng ban và chia sẻ chính sách KPI với các bộ phận liên quan, việc chia sẻ có thể bằng văn bản, mail, trong các nhóm nội bộ của công ty;
- Bước 4.Theo dõi việc thực hiện chính sách KPI của các phòng, đội nếu không còn phù hợp nội bộ doanh nghiệp nên họp bàn để hủy bỏ hoặc sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp.
4. Một số vướng mắc liên quan đến lương KPI
- Một số các doanh nghiệp khi xây dựng bảng KPI nhưng lại đặt ra vấn đề không đạt KPI thì sẽ bị trừ lương, phạt tiền đối với nhân viên. Tuy nhiên đối với chính sách này là không phù hợp với quy định tại Điều 102, Bộ luật lao động năm 2019 chỉ có duy nhất một trường hợp được trừ lương người lao động:
"Điều 102. Khấu trừ tiền lương
1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này"
Nếu người sử dụng lao động vẫn cố tình trừ lương của người lao động thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 17, Nghị định 12/2022/ NĐ - CP như sau:
- Phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi trừ lương không đúng quy định từ 01 người - 10 người lao động;
- Phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng đối với hành vi trừ lương của 11 người lao động đến 50 người lao động không đúng quy định;
- Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng đối với trừ lương không đúng quy định từ 51 người lao động đến 100 người lao động;
- Phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với vi phạm từ 101 người lao động đến 300 người lao động;
- Từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Vậy nên đối với hành vi trừ lương của người lao động hay phạt tiền người lao động các doanh nghiệp phải hết sức lưu ý để không bị rơi vào những hành vi vi phạm quy định của pháp luật về lao động. Để hiểu rõ hơn về việc xây dựng quy chế KPI hoặc các vấn đề xoay quanh đến quy định của pháp luật về lao động quý khách hàng có thể gọi ngay cho chúng tôi qua hotline: 1900.6162 hoặc hộp thư điện tử: lienhe@luatminhkhue.vn. Rất hân hạnh được làm việc với quý khách hàng. Trân trọng
