1. Khái niệm và cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 111 Luật doanh nghiệp 2020 Công ty cổ phần (Công ty CP) là doanh nghiệp, trong đó:

– Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

– Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

– Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

– Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.

– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.

Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

+ Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

+ Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.

Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

2. Đại hội đồng cổ đông

Công ty cổ phần được quan niệm như một cơ chế dân chủ trong đó quyền lực tối cao thuộc về các cổ đông họp thành một Đại hội đồng.

Trên thực tế lý tưởng này nhiều khi chỉ là một ảo tưởng. Trong các Công ty cổ phần nhỏ có tính cách gia đình khi sáng lập viên hay gia đình của họ nắm giữ hầu hết số cổ phần, thì việc triệu tập Đại hội đồng nhiều khi là vô ích. Đổì với các công ty lớn gồm hàng nghìn cổ đông, đa số những người này chẳng quan tâm đến công việc của công ty, họ thường không tham dự Đại hội đồng mà giao cho lãnh đạo của công ty những giây ủy quyền không, do đó các biểu quyết tại Đại hội đồng không thể hiện trung thực ý kiến của các cổ đông.

Tuy nhiên, dù sao Đại hội đồng cũng là nơi thể hiện quyền lực tối cao của cổ đông trong việc giám sát hoạt động của công ty.

Trường hợp các cổ đông sáng lập không góp đủ toàn bộ vốn công ty và giao bán cổ phần sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thì một Đại hội đồng thành lập sẽ được triệu tập sau khi đã bán hết cổ phần. Trong quá trình hoạt động Đại hội đồng cổ đông được triệu tập ít nhất mỗi năm một lần (Đại hội đồng thường kỳ), ngoài ra khi cần thiết Đại hội đồng bất thường có thể được triệu tập.

3. Quyền hạn của Đại hội đồng

Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 xác định quyền hạn của Đại hội đồng :

- Đại hội đồng có quyền quyết định về tất cả những vấh đề quan trọng liên quan đến vận mệnh của công ty: tổ chức lại, giải thể công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

- Đại hội đồng quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyết toán hàng năm, ấn định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.

- Đại hội đồng cũng quyết định những vấh đề quan trọng liên quan đến bộ máy điều hành công ty: bổ nhiệm, bãi nhiêm, cách chức các Quản trị viên, Kiểm soát viên, ấn định ngân khoản thù lao cho họ.

- Sau cùng, nếu Đại hội đồng trên nguyên tắc không tham gia vào các công việc hàng ngày của công ty, công việc thuộc các cơ quan quản lý và lãnh đạo công ty, luật cũng quy định một số ngoại lệ: Đại hội đồng có quyền quyết định loại cổ phiếu và tổng số cổ phần được quyền chào bán cho từng loại; thông qua định hướng phát triển của công ty; quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lổn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty; quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.

4. Triệu tập họp Đại hội đồng

Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê những người có quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Trên nguyên tắc quyền triệu tập thuộc Hội đồng quản trị; Chủ tịch Hội đồng quản trị gửi thư triệu tập theo quyết định của Hội đồng quản trị, không có quyền đơn phương triệu tập. Nhưng nếu Hội đồng quản trị không triệu tập các cổ đông, có thể vì sợ rằng Đại hội đồng sẽ ra các quyết định bất lợi cho họ, Luật dự liệu: trường hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hoặc vượt quá thẩm quyền của mình thì cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông, hoặc Ban kiểm soát có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu này Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng, nếu không Ban kiểm soát được quyền thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp thì cổ đông hay nhóm cổ đông có yêu cầu nói trên có quyền triệu tập họp Đại hội đồng. Chi phí triệu tập và tiêri hành cuộc họp Đại hội đồng do công ty gánh chịu.

Để mọi cổ đông có thể tham gia buổi họp, Luật dự liệu là người triệu tập trước hết phải lập danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên cơ sở đăng ký cổ đông của công ty trong đó có ghi đầy đủ tên họ, địa chỉ của tất cả các cổ đông sở hữu cổ phiếu ký danh hay không ký danh. Danh sách phải được lập xong chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc phiên họp nếu Điều lệ công ty không quy định một thời gian ngắn hạn hơn.

Các cổ đông có quyền khiếu nại nếu không có tên ửong danh sách, hoặc yêu cầu bổ sung hay sửa đổi các thông tin về mình (tên họ, địa chỉ, số cổ phần sở hữu...) (Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020).

Người triệu tập phải chuẩn bị chương trình và nội dung cuộc họp. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ hơn 10% số cổ phần phổ thông có quyền kiến nghị những vấn đề đưa vào chương trình nghị sự (Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2020).

Thư triệu tập phải được gửi đến tất cả các cổ đông có quyền dự họp chậm nhất bảy ngày trước ngày khai mạc. Kèm theo giấy mời họp phải có chương trình họp, các tài liệu tham khảo làm cơ sở để thông qua quyết định, mẫu giấy chỉ định người đại diện theo ủy quyền, phiếu biểu quyết (Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trên nguyên tắc mọi cổ đông đều có quyền tham gia họp Đại hội đồng ngoại trừ các cể đông ưu đãi hoàn trả như đã nói ở phần trên. Nếu cổ phần là một tài sản chung không phân chia thì các đồng chủ sở hữu phải cử một người tham gia họp Đại hội đồng. Nếu cổ phần đang được cầm cổ để bảo đảm một khoản vay thì chủ sở hữu vẫn được quyền tham gia buổi họp.

Trường hợp cổ phần được chuyển nhượng trong thời gian từ ngày lập xong danh sách cổ đông đến ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng, thì người nhận chuyển nhượng có quyền dự họp thay thế cho người chuyển nhượng đối với số cổ phần đã chuyển nhượng (Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020).

Nếu cổ đông không tham dự họp được vì bận công việc hay vì lý do khác, có thể ủy quyền bằng văn bản cho “một người khác” dự họp thay thế. Luật không nói rõ “người khác” này có thể là một cổ đông hay có thể là người ngoài. Do đó, nếu giải thích theo văn bản thì cổ đông không dự họp có thể ủy quyền cho bất cứ ai họp thay có thể là cổ đông hay không. Luật cũng không giới hạn một người có thể nhận bao nhiêu ủy quyền, tuy nhiên Điều lệ công ty có thể ấn định một sự hạn chế về vấn đề này; Điều lệ cũng có thể quy định là người được ủy quyền phải là cổ đông của công ty. Ngoài ra, để mọi cổ đông có thể tham gia vào hoạt động của công ty Điều lệ có thể quy định thể thức biểu quyết tại Đại hội đồng bằng thư tín. cổ đông có thể không đến tham dự họp Đại hội đồng mà gửi phiếu bầu của mình bằng thư tín; trong ttường hợp này một mẫu phiếu bầu sẽ được gửi cho cổ đông đồng thời với thư mời họp. cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền để tham dự họp. Trường hợp có nhiều người thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện (Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020)

5. Diễn tiến phiên họp Đại hội đồng

Cổ đông đến dự phiên họp Đại hội đồng phải ký tên vào tờ hiện diện, giấy này ghi tên họ, địa chỉ, số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi cổ đông hiện diện hay được đại diện, cổ đông gửi ý kiến bằng thư tín. Sự chính xác của tờ hiện diện rất quan trọng bởi vì nó cho phép kiểm tra tính hợp lệ của phiên họp (những người tham dự, túc số). Do đó, tờ này phải được ban chủ trì phiên họp chứng thực. Nếu không lập tờ hiện diện thì buổi họp sẽ vô hiệu.

Phiên họp do Chủ tịch Hội đồng quản trị chủ toạ. Ban chủ trì bao gồm Chủ tịch và ban kiểm phiếu không quá ba người do Đại hội đồng bầu ra. Ban này sẽ chỉ định một thư ký trong số các cổ đông.

Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Đại hội đồng được tiến hành khi có sổ cổ đông dự họp (hiện diện, được thay mặt hay gửi ý kiến bằng thư tín) đại diện ít nhất 65% số cổ phần có quyền biểu quyết (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định).

Nếu không đủ túc số nói trên thì một phiên họp thứ hai được triệu tập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuộc họp lần thứ nhất dự định khai mạc. Cuộc họp lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp (hiện diện, được thay mặt hay gửi ý kiên bằng thư tín) đại diện cho ít nhất 51% số cổ phần có quyền biểu quyết (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định).

Nếu cuộc họp thứ hai này cũng không đủ túc số nói trên thì một phiên họp thứ ba được triệu tập trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày cuộc họp thứ hai dự định khai mạc. Trong trường hợp này cuộc họp được tiến hành mà không cần túc sô nào cả. Cuộc họp tiến hành mà không tôn trọng túc số sẽ vô hiệu. Túc số này phải được bảo đảm suốt cuộc họp. Mỗi khi thấy cuộc họp không thể tiến hành một cách hợp lệ được thì ban chủ trì phải lập biên bản.

Chủ tịch mở đầu phiên họp bằng báo cáo của Hội đồng quản trị và sơ lược các vấn đề sẽ được đem ra biểu quyết.

Trước khi biểu quyết các cổ đông có quyền tranh luận về các vấn đề của chương trình nghị sự và những người quản lý công ty có nghĩa vụ phải trả lời các câu hỏi mà cổ đông đã gửi đến công ty trước khi khai mạc phiên họp.

Sau cuộc tranh luận, Đại hội đồng tiến hành biểu quyết từng dự thảo quyết nghị do ban chủ trì đưa ra. Nguyên tắc là mỗi cổ phần có một phiếu biểu quyết, cổ đông có bao nhiêu cổ phần thì có từng ấy phiếu. Như vậy, cổ đông hay nhóm cổ đông nào nắm đa số cổ phần trong công ty sẽ có ảnh hưởng áp đảo đến các nghị quyết của Đại hội đồng.

Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản (Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì quyết định của Đại hội đồng về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông:

- Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

- Thông qua định hướng phát triển công ty;

- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán;

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;

- Quyết định đầu tư hoặc bán tài sản có giá tri bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần đây nhất của công ty (nếu Điều lệ công ty không quy định khác);

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;

- Tổ chức lại, giải thể công ty.

Hội đồng quản trị có quyền lây ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty. Hội đồng quản trị phải chuẩn bị phiếu lây ý kiến, dự thảo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải được gửi về công ty trong thời hạn quy định. Hội đồng quản trị kiểm phiếu và lập biên bản dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát (Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020).

Theo Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020, quyết định của Đại hội đồng được thông qua tại cuộc họp khi:

- Được số cổ đông đại diện ít nhát 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận. Điều lệ công ty quy định tỷ lệ cụ thể.

- Đa số nói trên phải là 75% đối với các vấn đề sau:

+ Quyết định về loại cổ phần, số lượng cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

+ Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

+ Tổ chức lại, giải thể công ty;

+ Bán hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty.

Trường hợp thông qua quyết định dưới hình thức lây ý kiến bằng văn bản thì quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết chấp thuận; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Sau khi mọi vấn đề ghi trong chương trình nghị sự đã được giải quyết, cuộc họp kết thúc. Một biên bản cuộc họp được lập, ban chủ trì và thư ký phiên họp cùng ký tên vào biên bản. Biên bản phải ghi tóm lược cuộc tranh luận, các quyết nghị và kết quả biểu quyết. Biên bản phải được lập trong một cuốn sổ riêng được lưu giữ tại ừụ sở công ty. Các cổ đông bất cứ lúc nào cũng có quyền tham khảo biên bản này.

Mọi vi phạm các quy định liên quan đến việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, đến việc thông qua các quyết định của Đại hội đồng đều dẫn đến sự vô hiệu của cuộc họp và các nghị quyết của Đại hội đồng.

Áp dụng nguyên tắc chung về sự vô hiệu, khi sự vô hiệu nhằm bảo vệ quyền lợi riêng tư (vô hiệu tương đốỉ) thì tố quyền thuộc về người hay nhóm người được luật bảo vệ. Trái lại, nếu sự vô hiệu nhằm chế tài một sự vi phạm vào quyền lợi chung (vô hiệu tuyệt đối) thì bất cứ người nào có lợi ích chính đáng đều có thể hành xử tố quyền. Thời hiệu của tố quyền là hai năm kể từ ngày xảy ra sự vô hiệu. Tố quyền xin tuyên bố một hành vi vô hiệu thuộc thẩm quyền xét xử của Toà án; tùy trường hợp Toà có thể tuyên bố vô hiệu hay không. Ví dụ: việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có thể vi phạm pháp luật, nhưng tất cả các cổ đông đều tham dự đích thân hay được đại diện thì Toà án sẽ không tuyên bố cuộc họp vô hiệu.

Đối với biên bản phiên họp, đây không phải là một công chứng thư nên chỉ có tín lực cho đến khi có bằng chứng ngược lại, do đó các cổ đông có thể dị nghị nội dung của biên bản bằng mọi cách.