1. Đối tượng báo cáo tình hình lao động

Quy định về đối tượng và thời hạn kê khai và nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 có hiệu lực thi hành ngày 01/02/2021.

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

Theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ, người sử dụng lao động phải tuân thủ các quy định về việc sử dụng lao động, đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội và đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

 Hàng năm và mỗi 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6 và trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải thông báo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I. Trong trường hợp không thể sử dụng Cổng Dịch vụ công Quốc gia, họ phải gửi báo cáo bằng bản giấy theo mẫu số 01/PLI Phụ lục I đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cùng với thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.

 Mỗi 06 tháng (trước ngày 15 tháng 6) và hàng năm (trước ngày 15 tháng 12), Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải báo cáo về tình hình sử dụng lao động đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I. Trong trường hợp không thể sử dụng Cổng Dịch vụ công Quốc gia, họ phải gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội theo mẫu số 02/PLI Phụ lục I.

Như vậy, các đơn vị có sử dụng lao động dù ít hay nhiều đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động. Hình thức nộp là qua cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc bản giấy theo quy định.

Mỗi năm, doanh nghiệp sẽ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kì 06 tháng và hằng năm. Hạn cuối để thực hiện thủ tục này là trước ngày 05/6 và trước 05/12.

Sau khi nhận được báo cáo của các doanh nghiệp trên địa bàn, định kỳ 06 tháng, trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc báo cáo bản giấy (nếu không thể báo cáo qua cổng Dịch vụ công).

Cùng với việc gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, các doanh nghiệp còn phải thông báo về tình hình sử dụng lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Hướng dẫn các cách báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm

Hiện nay, có hai cách để doanh nghiệp có thể làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2023:

Cách 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Áp dụng đối với mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/ 

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới. báo Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến". Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đầy đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động. 

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến". 

Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. 

Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục. 

Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.

Cách 2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp Áp dụng với doanh nghiệp không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Nơi nộp: 

- Trường hợp thông thường: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

3. Quy định xử phạt về chậm nộp báo cáo cuối năm

Khi một tổ chức chậm trễ trong việc nộp báo cáo về tình hình sử dụng lao động trong 6 tháng cuối của năm, hậu quả pháp lý có thể khá nặng nề theo quy định của Nghị định 122/2022/NĐ-CP. Theo điều 8 của Nghị định này, việc không thực hiện báo cáo đúng thời hạn sẽ bị xem là một hành vi vi phạm và sẽ bị phạt tiền theo mức độ vi phạm cụ thể.

Trong trường hợp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động, mức phạt tiền sẽ dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Điều này áp dụng cho cả cá nhân và tổ chức, tuy nhiên, mức phạt có thể tăng gấp đôi đối với tổ chức so với cá nhân, lên đến từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài mức phạt tiền, việc không tuân thủ quy định về báo cáo cũng có thể dẫn đến các hậu quả khác như danh tiếng bị ảnh hưởng, hoặc thậm chí là việc không được cấp phép, giấy phép hoặc có thể mất quyền lợi khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Điều này có thể tạo ra một áp lực lớn đối với các tổ chức để tuân thủ đúng quy định và thời hạn báo cáo được đề ra.

4. Không đóng bảo hiểm xã hội có phải báo cáo không?

Việc không đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) không miễn trừ trách nhiệm nộp báo cáo về tình hình sử dụng lao động. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động và không phụ thuộc vào việc có đóng BHXH hay không. Theo quy định của Điều 12 trong Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải thực hiện các nhiệm vụ như lập, cập nhật, quản lý sổ lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng quy định, bất kể việc có đóng BHXH hay không. Tuy nhiên, theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp được miễn khai trình sử dụng lao động nếu chúng đăng ký thành lập hoặc hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định, nhưng điều này không ảnh hưởng đến trách nhiệm của họ về việc nộp báo cáo khác.

Từ ngày 15/10/2020 (tức là từ khi Nghị định 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực), các doanh nghiệp mới thành lập không còn bắt buộc phải khai trình về việc sử dụng lao động như trước đây. Tuy nhiên, họ vẫn phải thực hiện việc báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ mỗi 6 tháng (trước ngày 05/6) và hàng năm (trước ngày 05/12) tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Đề cao sự phân biệt giữa việc khai trình sử dụng lao động và việc báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định này. Dù lao động có đóng bảo hiểm xã hội hay không, điều này không ảnh hưởng đến việc báo cáo tình hình sử dụng lao động của họ.

Liên hệ 1900.6162 hoặc gửi thư đến email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ