Quy định về xử phạt hành chính liên quan đến công chứng?

Luật sư tư vấn:

Căn cứ quy định của Luật xử lý vi phạm hành chính 2012 và Nghị định số 82/2020/NĐ-CP có thể phân tích cụ thể như sau:

1. Vi phạm hành chính liên quan đến công chứng là gì?

Vi phạm hành chính diễn ra trong nhiều lĩnh vực mà công chứng chỉ là một cụ thể điển hình. Hiện nay, việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng được thực hiện theo Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/07/2020 của Chính phủ (Nghị định số 82/2020/NĐ-CP).

Theo đó, vi phạm hành chính liên quan đến công chứng là hành vi trái pháp luật, có lỗi (cố ý hoặc vô ý) do tổ chức, cá nhân (trong và ngoài nước) có năng lực trách nhiệm pháp luật hành chính thực hiện, vi phạm các quy định về công chứng mà theo quy định của pháp luật phải chịu trách nhiệm hành chính.

2. Các vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng

Căn cứ vào các quy định tại Nghị định số 82/2020/NĐ-CP thì có thể xác định các vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng bao gồm:

1. Vi phạm quy định về hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên; đề nghị thành lập, đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên (Điều 11);
2. Vi phạm quy định liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch (Điều 12);
3. Vi phạm quy định của công chứng viên khi nhận lưu giữ di chúc; công chứng di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản (Điều 13);
4. Vi phạm quy định của công chứng viên về công chứng bản dịch (Điều 14);
5. Vi phạm quy định hoạt động hành nghề công chứng (Điều 15);
6. Vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 16);
7. Vi phạm của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (Điều 17).

Trước đây, việc xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng được thực hiện theo Nghị định số 110/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 67/2015/NĐ-CP). Ngày 15/07/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 82/2020/NĐ-CP thay thế Nghị định số 110/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 67/2015/NĐ-CP). So với Nghị định số 110/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 67/2015/NĐ-CP), Nghị định số 82/2020/NĐ-CP có một số thay đổi nhất định.

3. Hành vi vi phạm về thủ tục công chứng

Thứ nhất: Giả mạo, thuê hoặc nhờ người khác giả mạo người yêu cầu công chứng; giả mạo, thuê hoặc nhờ người khác giả mạo người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch để công chứng hợp đồng, giao dịch; giả mạo chữ ký của người yêu cầu công chứng; Yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch giả tạo.

- Phạt tiền: Từ 20 triệu đến 30 triệu đồng;

- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm.

Thứ 2: Gian dối, không trung thực khi làm chứng hoặc phiên dịch;Dịch không chính xác, không phù hợp với giấy tờ, văn bản cần dịch.

- Phạt tiền: Từ 10 triệu đến 15 triệu đồng;

- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm.

Thứ ba:  Không chứng kiến việc người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Phạt tiền: Từ 7 triệu đến 10 triệu đồng;

- Hình thức xử phạt bổ sung: Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 01 tháng đến 03 tháng.

Thứ tư: Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng mà không thuộc trường hợp được sửa lỗi kỹ thuật theo quy định; Công chứng viên không tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định trong trường hợp có yêu cầu xác minh, giám định của người yêu cầu công chứng.

- Phạt tiền: Từ 7 triệu đến 10 triệu đồng.

Thứ năm: Công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không đúng quy định; Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; Công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp không có phiếu yêu cầu công chứng.

- Phạt tiền: Từ 3 triệu đến 7 triệu đồng.

Thứ sáu: Công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định.

- Phạt tiền: Từ 1 triệu đến 3 triệu đồng.

4. Hành vi vi phạm của công chứng viên

Thứ nhất: Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà có căn cứ cho rằng việc để lại di sản hoặc việc hưởng di sản là không đúng pháp luật ngoài trường hợp.

- Phạt tiền: Từ 10 triệu đến 15 triệu đồng;

- Hình thức xử phạt bổ sung: Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 01 tháng đến 03 tháng;

- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về hành vi vi phạm.

Thứ hai: Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà không có giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết hoặc người thừa kế đã chết (nếu có); không có di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc; không có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật.

- Phạt tiền: Từ 10 triệu đến 15 triệu đồng.

- Hình thức xử phạt bổ sung: Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 01 tháng đến 03 tháng;

- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về hành vi vi phạm.

Thứ ba: Công chứng bản dịch mà thiếu chữ ký của công chứng viên hoặc thiếu chữ ký của người dịch vào từng trang của bản dịch hoặc không đính kèm bản sao của bản chính.

- Phạt tiền: Từ 7 triệu đến 10 triệu đồng.

Thứ tư: Không tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình.

  - Phạt tiền: Từ 3 triệu đến 7 triệu đồng.

5. Hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng

Thứ nhất: Mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng hoặc thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài hoạt động công chứng đã đăng ký hoặc hoạt động không đúng nội dung đã đăng ký.

- Phạt tiền: Từ 20 triệu đến 30 triệu đồng;

- Hình thức xử phạt bổ sung: Đình chỉ hoạt động từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi vi phạm;

- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm.

Thứ hai: Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.

- Phạt tiền: Từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.

Thứ ba: Không chia sẻ thông tin lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình công chứng.

- Phạt tiền: Từ 7 triệu đến 10 triệu đồng.

Thứ tư: Thu phí công chứng không đúng theo quy định;Thu thù lao công chứng cao hơn mức trần do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành hoặc cao hơn mức thù lao đã niêm yết; thu chi phí khác cao hơn mức chi phí đã thoả thuận.

- Phạt tiền: Từ 7 triệu đến 10 triệu đồng;

 - Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm.    

Thứ năm: Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ lịch làm việc; thủ tục công chứng; nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng quy định.     

- Phạt tiền: Từ 3 triệu đến 7 triệu đồng.

6. Quy trình Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản

(1) Buộc chấm dứt hành vi vi phạm hành chính được thực hiện bằng lời nói, còi, hiệu lệnh, văn bản hoặc hình thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 55 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(2) Biểu mẫu quyết định xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản:  Mẫu quyết định số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính (Có file đính kèm).

Lưu ý: Nếu trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.

(3) Cá nhân, tổ chức vi phạm nộp tiền phạt tại chỗ cho người có thẩm quyền xử phạt. Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm không có khả năng nộp tiền phạt tại chỗ thì nộp tại Kho bạc Nhà nước hoặc nộp vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước ghi trong quyết định xử phạt trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được quyết định xử phạt (Điều 69 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

Nếu quá thời hạn nêu trên, thì sẽ bị cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt và cứ mỗi ngày chậm nộp phạt thì cá nhân, tổ chức vi phạm phải nộp thêm 0,05% trên tổng số tiền phạt chưa nộp.

7. Quy trình xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản

(1) Buộc chấm dứt hành vi vi phạm hành chính được thực hiện bằng lời nói, còi, hiệu lệnh, văn bản hoặc hình thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 55 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

 (2) Khi phát hiện vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản (Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

- Mẫu biên bản: thực hiện theo mẫu biên bản số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 81/2013/NĐ-CP của Chính phủ (Có file đính kèm).

- Sau khi lập xong biên bản thì giao 01 bản cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính. Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.

Trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt.

(3) Trong trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết vụ việc vi phạm hành chính (Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(4) Trong trường hợp cần xác định giá trị tang vật vi phạm hành chính để làm căn cứ xác định khung tiền phạt, thẩm quyền xử phạt, người có thẩm quyền đang giải quyết vụ việc phải xác định giá trị tang vật. Thời hạn tạm giữ tang vật để xác định giá trị không quá 24 giờ, kể từ thời điểm ra quyết định tạm giữ, trong trường hợp thật cần thiết thì thời hạn có thể kéo dài thêm nhưng tối đa không quá 24 giờ (Điều 60 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(5) Giải trình chỉ áp dụng hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc áp dụng mức phạt tiền tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức. Có hai hình thức giải trình đó là giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

- Giải trình bằng văn bản, trong thời hạn không quá 05 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính. Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền có thể gia hạn thêm không quá 05 ngày theo đề nghị của cá nhân, tổ chức vi phạm.

- Giải trình trực tiếp, trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính. Người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm và tổ chức phiên giải trình trực tiếp. Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan.

(6.1) Chuyển hồ sơ vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự, khi xem xét vụ vi phạm để quyết định xử phạt vi phạm hành chính, nếu xét thấy hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm, thì người có thẩm quyền xử phạt phải chuyển ngay hồ sơ vụ vi phạm cho cơ quan tiến hành tố tụng hình sự và thông báo bằng văn bản cho cá nhân vi phạm (Điều 62 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(6.2) Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Đối với vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc đối với vụ việc thuộc trường hợp giải trình thì thời hạn ra quyết định xử phạt tối đa là 30 ngày, kể từ ngày lập biên bản. Trường hợp vụ việc đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp và thuộc trường hợp giải trình mà cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ thì người có thẩm quyền đang giải quyết vụ việc phải báo cáo thủ trưởng trực tiếp xin gia hạn, thời hạn gia hạn không được quá 30 ngày. Nếu quá thời hạn người có thẩm quyền xử phạt không ra quyết định xử phạt nhưng vẫn quyết định áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả. Quyết định xử phạt có hiệu lực kể từ ngày ký, trừ trường hợp trong quyết định có quy định ngày có hiệu lực khác (Điều 67, 68 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

+ Mẫu quyết định số 02 ban hành kèm theo Nghị định số 81/2013/NĐ-CP (Có file đính kèm).

(7) Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, người có thẩm quyền đã ra quyết định xử phạt phải gửi quyết định xử phạt cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt, cơ quan thu tiền phạt và cơ quan liên quan khác (nếu có) để thi hành (Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

- Trong trường hợp cá nhân, tổ chức thực hiện vi phạm hành chính ở địa bàn cấp tỉnh này nhưng cư trú, đóng trụ sở ở địa bàn cấp tỉnh khác và không có điều kiện chấp hành quyết định xử phạt tại nơi bị xử phạt thì quyết định xử phạt được chuyển đến cơ quan cùng cấp nơi cá nhân cư trú, tổ chức đóng trụ sở để tổ chức thi hành; nếu nơi cá nhân cư trú, tổ chức đóng trụ sở không có cơ quan cùng cấp thì quyết định xử phạt được chuyển đến UBND cấp huyện để tổ chức thi hành. Trong trường hợp vi phạm hành chính xảy ra ở địa bàn cấp huyện này nhưng cá nhân cư trú, tổ chức đóng trụ sở ở địa bàn cấp huyện khác và thuộc phạm vi một tỉnh ở miền núi, hải đảo, vùng xa xôi, hẻo lánh mà việc đi lại gặp khó khăn và cá nhân, tổ chức vi phạm không có điều kiện chấp hành quyết định xử phạt tại nơi bị xử phạt thì quyết định xử phạt được chuyển đến cơ quan cùng cấp nơi cá nhân cư trú, tổ chức đóng trụ sở để tổ chức thi hành (Điều 71 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

Trường hợp vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm; chất lượng sản phẩm, hàng hóa; dược; khám bệnh, chữa bệnh; lao động; xây dựng; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm y tế; bảo vệ môi trường; thuế; chứng khoán; sở hữu trí tuệ; đo lường; sản xuất, buôn bán hàng giả mà gây hậu quả lớn hoặc gây ảnh hưởng xấu về dư luận xã hội thì cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm công bố công khai trên trang thông tin điện tử hoặc báo của cơ quan quản lý cấp bộ, cấp sở hoặc của UBND cấp tỉnh nơi xảy ra vi phạm hành chính về việc xử phạt (Điều 72 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(8) Cá nhân, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính phải chấp hành quyết định xử phạt trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận quyết định xử phạt vi phạm hành chính; trường hợp quyết định xử phạt vi phạm hành chính có ghi thời hạn thi hành nhiều hơn 10 ngày thì thực hiện theo thời hạn đó (Điều 86 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

(9) trường hợp cá nhân, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính không tự nguyện chấp hành quyết định xử phạt thì tiến hành cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt (Điều 86 Luật Xử lý vi phạm hành chính)

+ Thẩm quyền cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt được quy định tại Khoản 1, Điều 87 Luật Xử lý vi phạm hành chính,  người có thẩm quyền cưỡng chế có thể giao quyền cho cấp phó. Việc giao quyền chỉ được thực hiện khi cấp trưởng vắng mặt và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn được giao quyền.

+ Trình tự, thủ tục cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính được quy định tại Nghị định số 166/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 của Chính phủ quy định về cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính.