Thủ tục chia công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần theo quy định mới

Trong dòng chảy không ngừng của nền kinh tế thị trường, việc tổ chức lại doanh nghiệp không chỉ là một chiến lược kinh doanh đơn thuần mà còn là quá trình tái cấu trúc pháp lý toàn diện nhằm tối ưu hóa quy mô và năng lực cạnh tranh. Trong đó, chế định Chia công ty đối với loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn và Công ty cổ phần được xem là phương thức tái cấu trúc triệt để nhất, dẫn đến sự chấm dứt tồn tại của một pháp nhân hiện hữu để hình thành nên các thực thể pháp lý mới độc lập. Khác với hình thức "Tách", việc "Chia" doanh nghiệp đòi hỏi một quy trình kỹ thuật pháp lý khắt khe, nơi quyền năng sở hữu, nghĩa vụ nợ và trách nhiệm tài sản phải được phân tách và kế thừa một cách minh bạch, chính xác.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thủ tục chia công ty không chỉ là một chuỗi các bước đăng ký hành chính mà là sự kết hợp chặt chẽ giữa các quyết định quản trị nội bộ và sự kiểm soát của cơ quan đăng ký kinh doanh. Từ khâu thông qua Nghị quyết chia, lập phương án phân bổ tài sản, xử lý lao động cho đến việc giải quyết các nghĩa vụ thuế và nợ đối với bên thứ ba, mỗi công đoạn đều tiềm ẩn những rủi ro pháp lý đòi hỏi sự cẩn trọng tuyệt đối. 

1. Quy định chung về chia công ty 

Trong hệ thống pháp luật doanh nghiệp Việt Nam, Điều 198 của Luật Doanh nghiệp 2020 thiết lập khung khổ pháp lý nền tảng cho hành vi chia công ty. Đây là một phương thức tổ chức lại đặc thù, mang tính triệt để nhất trong các hình thức tái cấu trúc, bởi nó làm thay đổi hoàn toàn tư cách pháp nhân của doanh nghiệp bị tác động.

1.1. Định nghĩa hành vi chia công ty 

Chia công ty được định nghĩa là việc công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần phân chia toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ, thành viên hoặc cổ đông của công ty hiện có để thành lập hai hoặc nhiều công ty mới. Bản chất của hành vi này là sự phân rã một cấu trúc kinh doanh thống nhất thành các phần độc lập. Khác với các hình thức như sáp nhập hay hợp nhất, chia công ty tạo ra một sự phân tách về mặt vật chất và pháp lý đối với mọi nguồn lực mà doanh nghiệp cũ đang nắm giữ.

Hệ quả pháp lý quan trọng nhất của việc chia công ty là sự chấm dứt tồn tại của công ty bị chia. Ngay khi các công ty mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thực thể ban đầu sẽ bị xóa tên khỏi Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là điểm khác biệt cốt lõi so với hình thức tách công ty, nơi pháp nhân gốc vẫn tiếp tục hoạt động.

Luật Doanh nghiệp 2020 giới hạn đối tượng được phép thực hiện thủ tục chia chỉ bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm cả loại hình một thành viên và hai thành viên trở lên) và công ty cổ phần. Các loại hình như doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh không được áp dụng quy định này do đặc thù về chế độ trách nhiệm vô hạn của chủ sở hữu. Sự giới hạn này nhằm bảo vệ sự ổn định của thị trường và quyền lợi của các bên liên quan, đảm bảo rằng các pháp nhân có chế độ trách nhiệm hữu hạn phải tuân thủ một quy trình kiểm soát chặt chẽ khi phân chia tài sản vốn đã tách biệt với tài sản cá nhân của chủ sở hữu.

1.2. Nguyên tắc kế thừa toàn diện quyền và nghĩa vụ

Nguyên tắc kế thừa là "sợi chỉ đỏ" xuyên suốt quá trình chia doanh nghiệp, đảm bảo rằng không có bất kỳ khoảng trống pháp lý nào phát sinh đối với các quan hệ kinh tế đang tồn tại. Các công ty mới đương nhiên kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp đã được xác lập bởi công ty bị chia theo phương án phân chia đã đăng ký.

Việc kế thừa này mang tính bắt buộc và tự động. Tuy nhiên, tính chất "đương nhiên" này không có nghĩa là các công ty mới có thể rũ bỏ trách nhiệm đối với những phần nghĩa vụ không được liệt kê cụ thể trong phương án chia. Pháp luật quy định một cơ chế liên đới chịu trách nhiệm để ngăn chặn các hành vi trục lợi thông qua việc chia công ty để xóa nợ.

2. Điều kiện để tiến hành chia công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần

Để một cuộc chia doanh nghiệp được công nhận hợp lệ về mặt pháp lý, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về quản trị nội bộ và tính minh bạch trong phương án tái cơ cấu, cụ thể:

2.1. Sự đồng thuận của cơ quan quyết định cao nhất

Quyết định chia công ty phải xuất phát từ cơ quan có thẩm quyền cao nhất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, thẩm quyền thuộc về Hội đồng thành viên; đối với công ty cổ phần, đó là Đại hội đồng cổ đông; và đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, đó là chủ sở hữu công ty.

Nghị quyết hoặc quyết định chia công ty phải được thông qua theo tỷ lệ biểu quyết quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Thông thường, do đây là quyết định dẫn đến việc chấm dứt tồn tại của doanh nghiệp, tỷ lệ biểu quyết yêu cầu rất cao (thường là 75% tổng số vốn góp hoặc tổng số phiếu biểu quyết của các thành viên, cổ đông dự họp đối với những nội dung quan trọng). Sự đồng thuận này là cơ sở pháp lý duy nhất để thực hiện các bước chuyển giao tài sản tiếp theo.

2.2. Xây dựng phương án chia tài sản và nhân sự

Phương án chia công ty là tài liệu trọng tâm, mô tả chi tiết cách thức phân bổ "di sản" của pháp nhân bị chia. Theo quy định, phương án này phải giải quyết triệt để các vấn đề sau:

• Phân chia vốn và cổ phần: Xác định tỷ lệ sở hữu của từng thành viên hoặc cổ đông cũ tại các công ty mới thành lập.
• Phân chia tài sản: Liệt kê danh mục tài sản cố định, tài sản lưu động và các quyền tài sản khác được chuyển giao cho từng công ty mới. Việc định giá tài sản phải đảm bảo tính khách quan để tránh các rủi ro về thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh từ chênh lệch tài sản.
• Phương án sử dụng lao động: Nêu rõ danh sách người lao động được chuyển sang từng công ty mới, cam kết bảo đảm quyền lợi về tiền lương, bảo hiểm và điều kiện làm việc.
• Xử lý nghĩa vụ nợ: Phân định rõ công ty nào sẽ chịu trách nhiệm chính đối với từng khoản nợ cụ thể, đồng thời thiết lập cơ chế giải quyết tranh chấp giữa các công ty mới đối với các nghĩa vụ chưa được phân bổ rõ ràng.

Sự thiếu minh bạch trong phương án chia là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hoặc dẫn đến các vụ kiện tụng kéo dài giữa các thành viên/cổ đông và chủ nợ sau khi chia.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện chia công ty chi tiết

Quy trình thực hiện chia doanh nghiệp là một chuỗi các hành động pháp lý liên tiếp, từ nội bộ doanh nghiệp đến sự ghi nhận của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 1: Thông qua nghị quyết, quyết định chia công ty

Giai đoạn khởi đầu là tổ chức họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông để thông qua nghị quyết chia. Nội dung của nghị quyết phải bao quát toàn bộ các phương án đã nêu ở mục 2.2, đồng thời xác định rõ thời hạn thực hiện chia công ty. Nghị quyết này không chỉ có giá trị nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý để thông báo cho bên thứ ba và nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Thông báo cho các chủ nợ và người lao động

Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra yêu cầu bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan thông qua nghĩa vụ thông báo. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua nghị quyết hoặc quyết định chia, công ty bị chia phải gửi văn bản này đến tất cả các chủ nợ và thông báo cho người lao động biết.

Việc chậm trễ hoặc thiếu sót trong quá trình thông báo có thể dẫn đến hậu quả là các thành viên hoặc cổ đông của công ty bị chia phải chịu trách nhiệm cá nhân vô hạn đối với các thiệt hại phát sinh của chủ nợ và người lao động.

Bước 3: Đăng ký doanh nghiệp cho các công ty mới

Đây là giai đoạn hành chính hóa quá trình chia. Các công ty mới được thành lập trên cơ sở chia công ty tiến hành nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Ngay khi các công ty mới nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hệ thống sẽ tự động cập nhật tình trạng của công ty bị chia là "chấm dứt tồn tại". Một điểm lưu ý quan trọng là các công ty mới có thể lựa chọn bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào (TNHH, cổ phần, hợp danh) miễn là phù hợp với phương án chia đã được phê duyệt, đây là một điểm linh hoạt hơn so với hình thức tách công ty.

4. Thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sau khi chia công ty

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thiết lập dựa trên sự kết hợp giữa hồ sơ thành lập doanh nghiệp mới và các văn bản chứng minh quá trình chia tách hợp pháp. Quy định chi tiết về hồ sơ được nêu tại Khoản 1 Điều 25 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Nhóm văn bản về quy trình chia công ty:

• Nghị quyết, quyết định về việc chia công ty theo quy định tại Điều 198 Luật Doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thông qua quyết định chia.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty bị chia.

Toàn bộ hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt. Trong trường hợp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài, bắt buộc phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo. Đối với các cổ đông hoặc thành viên là tổ chức nước ngoài, giấy tờ pháp lý của tổ chức đó phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định để đảm bảo tính xác thực tại Việt Nam.

5. Trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản sau khi chia

Giai đoạn sau chia là thời điểm phát sinh nhiều rủi ro pháp lý liên quan đến việc thực thi các nghĩa vụ tài chính đã cam kết.

Khoản 4 Điều 198 Luật Doanh nghiệp 2020 thiết lập một cơ chế bảo vệ chủ nợ vô cùng chặt chẽ. Theo đó, các công ty mới được thành lập sau khi chia phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ, các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị chia.

Tính liên đới này có nghĩa là chủ nợ có quyền yêu cầu bất kỳ công ty mới nào thực hiện toàn bộ nghĩa vụ nợ, bất kể phương án chia nội bộ quy định khoản nợ đó thuộc về công ty nào. Tuy nhiên, trách nhiệm liên đới này có thể bị loại trừ nếu các công ty mới đạt được thỏa thuận khác với chủ nợ, khách hàng và người lao động. Điều này thúc đẩy các doanh nghiệp phải chủ động đàm phán và đạt được sự đồng thuận của các bên liên quan trước khi hoàn tất thủ tục chia để tránh những rủi ro tài chính không lường trước được cho các pháp nhân mới.

Tranh chấp thường nảy sinh khi giá trị thực tế của tài sản được chia không đúng như đánh giá trong phương án chia, hoặc khi phát hiện ra các khoản nợ ẩn chưa được kê khai tại thời điểm quyết định chia. Trong các trường hợp này, các pháp nhân mới vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm. Nếu một trong các công ty đã đứng ra thanh toán thay cho các công ty còn lại phần nghĩa vụ vượt quá tỷ lệ được phân chia trong nghị quyết, công ty đó có quyền khởi kiện hoặc yêu cầu hoàn trả đối với các công ty mới còn lại. Đối với nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế áp dụng nguyên tắc kế thừa nghĩa vụ nợ thuế một cách tuyệt đối. Các công ty mới không thể viện dẫn phương án chia để từ chối thanh toán các khoản nợ thuế cũ nếu công ty bị chia chưa hoàn thành quyết toán thuế trước khi chấm dứt tồn tại.

6. Những lưu ý thực tế để tránh bị từ chối hồ sơ

Quá trình chia doanh nghiệp thực tế thường gặp nhiều trở ngại do sự phối hợp không đồng bộ giữa các cơ quan quản lý và sự thiếu sót trong công tác chuẩn bị của doanh nghiệp. Dù Luật Doanh nghiệp 2020 không ấn định thời hạn tối đa để nộp hồ sơ kể từ ngày có nghị quyết chia, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời hạn gửi nghị quyết cho chủ nợ là 15 ngày. Việc để khoảng cách thời gian quá dài giữa việc thông qua nghị quyết và nộp hồ sơ có thể dẫn đến việc các số liệu tài chính trong phương án chia trở nên lạc hậu, gây khó khăn cho việc kiểm đối của cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.

Việc đặt tên cho các thực thể mới ra đời là một thách thức đáng kể do sự bùng nổ của số lượng doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định từ Điều 37 đến Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020.

Người thành lập doanh nghiệp nên tra cứu kỹ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu về sở hữu công nghiệp trước khi chốt tên trong nghị quyết chia.

Vấn đề quyết toán thuế và đóng mã số thuế trước khi chia: Đây là điểm nghẽn lớn nhất trong thực tế thủ tục chia doanh nghiệp. Công ty bị chia phải nộp hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế đến cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định chia.

Quy trình quyết toán thuế khi chia doanh nghiệp bao gồm việc khóa sổ kế toán, lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN trong vòng 45 ngày kể từ ngày quyết định chia. Nếu doanh nghiệp đang nợ thuế hoặc đang trong quá trình bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về thuế, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo ngăn chặn đến Phòng Đăng ký kinh doanh, khiến thủ tục cấp phép cho các công ty mới bị đình trệ cho đến khi nghĩa vụ thuế được hoàn tất.

Kết luận

Thủ tục chia công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần theo quy định mới là một lộ trình pháp lý đa giai đoạn, đòi hỏi sự kết nối chặt chẽ giữa ý chí của các chủ sở hữu và sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm pháp luật hiện hành. Việc nhà làm luật quy định chi tiết về chế độ trách nhiệm liên đới tại Điều 198 Luật Doanh nghiệp 2020 chính là cơ chế bảo vệ quyền lợi của chủ nợ và người lao động – những đối tượng dễ bị tổn thương nhất trong quá trình chia tách tài sản. Một quy trình chia doanh nghiệp được thực hiện bài bản, minh bạch không chỉ giúp các pháp nhân mới kế thừa trọn vẹn giá trị thương mại của tiền thân mà còn tạo lập nền tảng pháp lý vững chắc, tránh được các tranh chấp kéo dài liên quan đến nghĩa vụ tài chính và tư cách thành viên.

Trong kỷ nguyên quản trị doanh nghiệp hiện đại, việc thấu hiểu và vận dụng chính xác các bước trong quy trình chia công ty chính là thước đo cho sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Sự đứt gãy về mặt pháp nhân của công ty bị chia không phải là dấu chấm hết, mà là một sự tái sinh chiến lược để tạo ra những giá trị thặng dư lớn hơn trong các thực thể mới. Sau cùng, khi các bước thủ tục từ Nghị quyết đến Đăng ký doanh nghiệp được thực thi với tinh thần thượng tôn pháp luật, các công ty mới thành lập sẽ sở hữu tấm hộ chiếu pháp lý sạch để tự tin gia nhập thị trường, đóng góp vào sự minh bạch và thịnh vượng chung của nền kinh tế.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!