Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần làm thủ tục gì?

>> Luật sư tư vấn luật Doanh nghiệp về văn phòng đại diện, gọi: 1900.6162

Trả lời:

Để thành lập được văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ và thực hiện các thủ tục sau:

Thành phần hồ sơ:

Nghị Định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại việt nam, bao gồm:

- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại điện (mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT)

- Bản sao có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện

- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất) phải được dịch ra tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Bản sao có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài;

- Bản sao giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (có thể nộp lúc đề nghị thành lập hoặc nộp khi thông báo hoạt động nhưng phải được công chứng theo luật định, trừ một số trường hợp được miễn công chứng)

Yêu cầu khác

- Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch các giấy tờ sau:

+ Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thưong nhân nước ngoài;

+ Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

+ Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện

- Yêu cầu khi nhận kết quả giải quyết: Người đứng đầu Văn phòng đại diện đến trực tiếp nhận Giấy phép tại Bộ phận nhận và trả hồ sơ, đem theo bản chính giấy phép, chứng minh nhân dân (đối với công dân Việt Nam ở trong nước), hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài. Nếu nhận giấy phép thay phải có giấy ủy quyền do giám đốc công ty tại nước sở tại ký tên và đóng dấu (giấy ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự).

Lệ phí cấp giấy phép đặt văn phòng đại diện: 3.000.000 đồng/1 giấy phép (Theo Thông tư 143/2016/TT-BTC)

Trên đây là tư vấn của Luật Minh Khuê. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.6162 để được giải đáp.

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp về văn phòng đại diện, gọi:  1900.6162

Trả lời:

Điều 3 Nghị định  07/2016/NĐ-CP quy định về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam quy định như sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Như vậy, pháp luật Việt Nam cho phép thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, tuy nhiên một thương nhân chỉ được thành lập 1 Văn phòng đại diện trên địa bàn của 1 tỉnh hoặc thành phố, việc thành lập Văn phòng thứ hai trên cùng một địa bàn trên cùng một tỉnh là trí với quy định của pháp luật và thương nhân không được phép thành lập. Khi tiến hành thành lập và đưa Văn phòng đại diện đi vào hoạt động, thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hồ sơ cũng như chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện đó. Đồng thời hàng năm, Văn phòng đại diện phải có trách nhiệm báo cáo hoạt động của mình trong năm trước qua đường bưu điện cho cơ quan đã cấp giấy phép cho Văn phòng đại diện trước ngày 30/01 .

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có  chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bị chấm dứt trong những trương hợp sau:

- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.

- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.

-  Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.

- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện để được cấp giấy phép cũng như tiếp tục hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam

Trên đây là tư vấn của chúng tôi, nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.6162 để được giải đáp.

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi:  1900.6162

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Về điều kiện chủ thể: Thương nhân Hàn Quốc được phép mở văn phòng đại diện Việt Nam 

Về thời gian hoạt động, thương nhân Hàn Quốc đã thành lập được 10 năm, đủ điều kiện mở văn phòng đại diện ở Việt Nam. Nếu Giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động thì quý khách hàng cần kiểm tra thời hạn còn lại phải bằng hoặc trên 01 năm.

Về nội dung hoạt động, theo cam kết giữa Việt Nam và Hàn Quốc trong các Điều ước quốc tế, lĩnh vực sản xuất thuốc chưa được cam kết. Vì vậy, muốn lập được văn phòng đại diện cần xin ý kiến của Bộ Y tế. Tùy thuộc vào kế hoạch phát triển quốc gia, Bộ Y tế có thể chấp thuận cho thương nhân Hàn Quốc lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 45 Luật doanh nghiệp thì "Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó".

Căn cứ vào quy định tại Điều 20 NLuật Thương mại năm 2005 như sau:

Điều 20. Quyền, nghĩa vụ của Văn phòng đại diện và người đứng đầu Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện, người đứng đầu Văn phòng đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và các quy định sau:

1. Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác, không được cho thuê lại trụ sở Văn phòng đại diện.

2. Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh tại Việt Nam;

b) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài để ký kết hợp đồng mà không cần uỷ quyền bằng văn bản của thương nhân nước ngoài;

c) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

3. Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Điều 17 Luật Thương mại 2005 quy định:

Điều 17. Quyền của Văn phòng đại diện

1. Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

2. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

3. Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

5. Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, với tư cách là người đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài ở Việt Nam, người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền thuê trụ sở văn phòng đại diện, có quyền kí kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng và ký hợp đồng mua sắm các trang thiết bị phục vụ công việc của văn phòng đại diện.

Bên cạnh đó, hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện được quy định Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, cụ thể:

"Điều 33. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh

1. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện:

Khi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung Thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

e) Thông tin đăng ký thuế;

g) Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

h) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo quy định tại khoản này, phải có

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện".

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với 1900.6162 hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!