1. Thời hạn trả lại hồ sơ đề xuất tài chính là bao lâu?

Căn cứ vào Điều 9 Luật Đấu thầu 2023, về việc xử lý hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật, quy định chi tiết như sau:

- Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn:

+ Hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá kỹ thuật sẽ được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu.

+ Thời hạn trả lại hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

- Gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ:

+ Hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá kỹ thuật sẽ được xử lý theo các trường hợp sau:

  • Hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn.
  • Khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu.

+ Thời hạn xử lý hồ sơ: Tùy thuộc vào tình huống cụ thể của từng gói thầu.

Theo quy định của khoản 2 Điều 9 Luật Đấu Thầu 2023, hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà đầu tư không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật sẽ được xử lý như sau:

- Hồ sơ đề xuất về tài chính sẽ được trả lại nguyên trạng cho nhà đầu tư khi mà họ không được chọn làm nhà thầu. Quy trình này bảo đảm tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

- Trong trường hợp không chọn nhà đầu tư, bảo đảm dự thầu của họ sẽ được giải tỏa. Điều này giúp giải phóng tài chính và tài sản bảo đảm của nhà đầu tư.

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Luật Đấu Thầu 2023, việc xử lý khi hết thời hạn mà nhà thầu, nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính được quy định như sau:

- Trường hợp khi hết thời hạn mà nhà thầu, nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính, bên mời thầu có thẩm quyền xem xét và quyết định hủy hồ sơ. Quyết định này phải bảo đảm rằng thông tin trong hồ sơ không bị tiết lộ, đảm bảo tính an toàn và bí mật.

- Trong quá trình hủy hồ sơ, bảo đảm rằng thông tin trong hồ sơ không bị tiết lộ ra ngoài. Điều này đặt ra yêu cầu cao về an ninh thông tin và quản lý dữ liệu.

Quy trình này đảm bảo sự công bằng và an toàn thông tin, đồng thời giúp bảo vệ quyền và lợi ích của cả bên mời thầu và nhà đầu tư.

 

2. Quy định về lưu trữ hồ sơ trong trường hợp hủy thầu

Theo quy định tại Điều 9 Luật Đấu thầu 2023, việc lưu trữ hồ sơ trong trường hợp hủy thầu được quy định chi tiết như sau:

- Hồ sơ liên quan đến trường hợp hủy thầu sẽ được lưu trữ trong thời hạn 05 năm. Thời hạn bắt đầu tính từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.

​- Bao gồm tất cả các tài liệu, văn bản, quyết định và thông tin liên quan đến quá trình hủy thầu.

- Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình quản lý hồ sơ đấu thầu. Tạo điều kiện cho việc kiểm tra, xem xét, và kiểm định nếu có nhu cầu hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.

- Cơ quan quản lý đấu thầu và các đơn vị liên quan có trách nhiệm chặt chẽ trong việc quản lý, bảo quản và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

​- Hồ sơ lưu trữ có thể được kiểm tra và xem xét để đảm bảo tuân thủ quy trình hủy thầu và để đánh giá hiệu quả của quyết định hủy thầu.

Quy định trên sẽ giúp tạo ra hệ thống lưu trữ đầy đủ, rõ ràng và dễ quản lý, đồng thời bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong quản lý đấu thầu và quyết định hủy thầu. Hồ sơ không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật sẽ được trả lại cho nhà thầu theo quy định

- Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: 10 ngày từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được chọn.

- Đối với gói thầu khác: Thực hiện khi hoàn trả bảo đảm dự thầu hoặc khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu.

- Thời hạn lưu trữ: 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.

- Nội dung lưu trữ: Bao gồm mọi thông tin và văn bản liên quan đến quá trình hủy thầu.

Luật Đấu thầu 2023 đề xuất các quy định cụ thể và rõ ràng về xử lý hồ sơ đề xuất về tài chính và lưu trữ hồ sơ trong trường hợp hủy thầu. Những biện pháp này nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ quy trình đấu thầu, đồng thời tạo điều kiện cho quản lý và kiểm tra sau này. Quy định về thời hạn và nội dung lưu trữ hồ sơ cũng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và tăng cường quản lý chất lượng trong quá trình đấu thầu.

 

3. Lưu trữ hồ sơ quyết toán, hoàn công và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu

Căn cứ vào khoản 5 Điều 9 Luật Đấu Thầu 2023, việc quản lý hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu là một phần quan trọng của quá trình đấu thầu. Quy trình này được thiết lập nhằm đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và tiện lợi trong việc quản lý thông tin liên quan đến chi phí và tiến độ của dự án.

- Hồ sơ quyết toán là bộ tài liệu chứa thông tin chi tiết về các chi phí thực tế đã chi trả trong quá trình thực hiện gói thầu. Nội dung:

+ Bao gồm các biểu mẫu, bảng tính chi tiết chi phí.

+ Chứng từ, hóa đơn liên quan đến các khoản thanh toán.

+ Báo cáo chi tiết về việc thực hiện nguồn vốn.

- Hồ sơ hoàn công là tài liệu xác nhận việc hoàn thành công việc theo yêu cầu của hợp đồng. Nội dung:

+ Bản vẽ, kế hoạch thực hiện đã được duyệt.

+ Hồ sơ kỹ thuật về việc triển khai và hoàn thành công việc.

+ Bản báo cáo về chất lượng công việc đã hoàn thành.

- Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan được lưu trữ tại địa điểm quy định bởi pháp luật về lưu trữ tài liệu.​ Tài liệu được lưu trữ theo chu kỳ và thời gian quy định, đảm bảo sự tiện lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán và đánh giá sau này.​ Bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình lưu trữ, tránh mất mát hoặc thay đổi trái phép.

- Áp dụng các nguyên tắc và nghệ thuật lưu trữ để giữ cho tài liệu liên quan được bảo quản một cách hiệu quả và dễ quản lý.​ Tổ chức tài liệu một cách logic để việc tra cứu và sử dụng lại thông tin trở nên dễ dàng.​ Bảo đảm khả năng truy cập cho những người có quyền và nhu cầu sử dụng tài liệu.

- Có người phụ trách cụ thể về việc quản lý, duyệt và giám sát quá trình lưu trữ.​ Áp dụng hệ thống theo dõi để kiểm soát và đảm bảo tình trạng của hồ sơ lưu trữ.

- Thiết lập chính sách bảo mật thông tin để đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ không bị rơi vào tay của người không đủ quyền.​ Sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu trong trường hợp có sự cố.

Quy trình này nhằm bảo đảm rằng các hồ sơ và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu được quản lý một cách có tổ chức, minh bạch và an toàn theo quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu.

 

4. Lưu trữ hồ sơ liên quan đến quá trình  chọn nhà thầu, nhà đầu tư

Theo Điều 6 của Luật Đấu thầu 2023, toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư sẽ được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 05 năm. Thời hạn lưu trữ này bắt đầu từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh, trừ hồ sơ khác theo quy định. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tiện lợi cho quá trình quản lý và kiểm tra sau đấu thầu.

- Ngôn ngữ sử dụng trong đấu thầu là tiếng Việt

- Ngôn ngữ sử dụng trong đấu thầu quốc tế có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt và tiếng Anh

Trong các trường hợp hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu thì có thể sử dụng cả tiếng Việt và tiếng Anh, để tạo thuận tiện cho các bên tham gia đấu thầu. Nhà thầu và nhà đầu tư có quyền lựa chọn sử dụng tiếng Việt hoặc tiếng Anh để tham dự thầu. Quy định lưu trữ hồ sơ đấu thầu và ngôn ngữ sử dụng trong đấu thầu trong Luật Đấu Thầu 2023 giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình thực hiện các giao dịch đấu thầu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho sự hiểu quả và tham gia của tất cả các bên liên quan.

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Mẫu báo cáo tài chính mới nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Để tiếp cận dịch vụ tư vấn pháp lý của chúng tôi, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ tận tâm lắng nghe và cung cấp giải pháp phù hợp nhất cho tình huống cụ thể của quý khách. Ngoài ra, quý khách cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ phản hồi và hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chân thành cảm ơn sự hợp tác và niềm tin của quý khách hàng!