1. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp là gì?

Theo quy định của Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) được xác định là một bộ phận thuộc doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để bảo vệ các quyền và lợi ích pháp lý của nó. Thông thường, VPĐD được đặt tại các khu vực mà doanh nghiệp không có trụ sở chính. Điều quan trọng là VPĐD không thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà chỉ thực hiện các nhiệm vụ như nghiên cứu thị trường, quản lý mặt kinh doanh địa phương và báo cáo cho các cơ quan có thẩm quyền.

Trong việc phân loại, VPĐD có thể được chia thành hai loại chính: một là VPĐD phục vụ cho doanh nghiệp đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam và hai là VPĐD phục vụ cho các tổ chức nước ngoài có nhu cầu hoạt động ở Việt Nam mà không có hiện diện thương mại tại đây.

Chức năng của VPĐD tương đối đơn giản và chủ yếu là:

- Đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.

- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá thị trường và xúc tiến hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, có một số quy định quan trọng khác về VPĐD:

- VPĐD không được phép trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa.

- VPĐD không được phép ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ ba với mục đích thương mại.

- Tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của VPĐD đều phụ thuộc vào doanh nghiệp mẹ và sẽ được chi trả bởi doanh nghiệp mẹ.

Văn phòng đại diện được ủy quyền để thực hiện các hành động như ký kết hợp đồng để đáp ứng nhu cầu văn phòng như thuê nhà, mua sắm trang thiết bị và ký kết hợp đồng lao động với nhân viên làm việc tại văn phòng. Cơ cấu tổ chức của văn phòng này sẽ được quyết định bởi công ty mẹ và hoạt động dưới sự cho phép của công ty mẹ.

 

2. Doanh nghiệp cần giải thể văn phòng đại diện trong trường hợp nào?

Bởi vì văn phòng đại diện không đóng góp vào việc tạo ra lợi nhuận, do đó, trong trường hợp doanh nghiệp đối mặt với khó khăn trong việc triển khai hoạt động kinh doanh hoặc cần thay đổi chiến lược kinh doanh, công ty hoàn toàn có thể tự quyết định giải thể văn phòng đại diện để giảm bớt gánh nặng tài chính.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

- Khi công ty mẹ được giải thể, văn phòng đại diện cũng phải được giải thể theo;

- Khi văn phòng đại diện đến hạn hoạt động được ghi trong giấy phép thành lập mà doanh nghiệp không tiếp tục gia hạn;

- Khi văn phòng đại diện bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động hoặc không gia hạn giấy phép hoạt động;

- Khi hoạt động của văn phòng đại diện không tuân thủ cam kết ghi trong giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật.

 

3. Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp

 

3.1. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp:

- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mẫu thông báo này được quy định cụ thể trong Phụ lục II-20, đi kèm với Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

- Nghị quyết, quyết định, và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên), hoặc của Hội đồng quản trị (đối với các công ty cổ phần); hoặc nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu (đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) liên quan đến việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

*Lưu ý: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không thể tự nộp hồ sơ mà phải ủy quyền cho một người khác, thì cần có văn bản ủy quyền.

(Theo quy định tại Khoản 2 Điều 72 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP).

 

3.2. Trình tự chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Cách thức kết thúc hoạt động của văn phòng đại diện của một doanh nghiệp gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ - Trong khoảng thời gian 10 ngày tính từ ngày quyết định dừng hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ về việc dừng hoạt động này tới Phòng Đăng ký Kinh doanh tại địa chỉ mà văn phòng đại diện đặt tại.

Bước 2: Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và thông tin về việc dừng hoạt động của văn phòng đại diện, sau đó gửi thông tin này tới Cơ quan Thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc sau khi nhận được thông tin từ Phòng Đăng ký Kinh doanh, Cơ quan Thuế sẽ đưa ra ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện và thông báo cho Phòng Đăng ký Kinh doanh.

Bước 3: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ dừng hoạt động của văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ thực hiện việc đưa thông tin về việc dừng hoạt động này vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, miễn là không có ý kiến từ chối nào từ Cơ quan Thuế. Đồng thời, họ cũng sẽ phát hành thông báo chính thức về việc dừng hoạt động của văn phòng đại diện.

Lưu ý: Trước khi thông báo việc dừng hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp và văn phòng đại diện cần đăng ký với Cơ quan Thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Ngoài ra, việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài được thực hiện tuân thủ theo quy định của pháp luật địa phương tương ứng.

Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày chính thức dừng hoạt động của văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi một thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký Kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp để thông báo về việc dừng hoạt động của văn phòng đại diện này.

Sau khi nhận được thông báo, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc từ ngày nhận được thông báo.

(Theo Khoản 2, 3 và 4 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)

 

4. Những lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Trong quá trình giải thể văn phòng đại diện của một doanh nghiệp, có một số quy định cần tuân thủ để đảm bảo tiến trình diễn ra một cách suôn sẻ và hợp pháp. Trong khoảng thời gian 15 ngày tính từ ngày mà quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được ban hành, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục giải thể doanh nghiệp, trừ trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do vi phạm nghĩa vụ nợ thuế một cách cưỡng chế.

Việc không thông báo cho Phòng Đăng ký Kinh doanh về việc giải thể văn phòng đại diện sẽ bị xử phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng, theo quy định tại Điều 54 của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. Để tránh vi phạm này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi thủ tục liên quan đến nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện đã được hoàn thành và được cơ quan thuế xác nhận.

Ngoài ra, sau khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cũng nên tuân thủ ba nguyên tắc sau:

- Thực hiện thông báo chính thức cho Phòng Đăng ký Kinh doanh về quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty.

- Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ thuế liên quan đã được hoàn tất và báo cáo cho cơ quan thuế.

- Đảm bảo tính chính xác và trung thực của tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến quá trình giải thể.

Bài viết liên quan: Người đứng đầu văn phòng đại diện có được ký hợp đồng mua bán hàng hoá với công ty chủ quản không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp theo quy định. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!