Mục lục bài viết

1. Khi nào cần chốt sổ bảo hiểm xã hội? 

Sổ bảo hiểm xã hội là minh chứng ghi lại toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động, chính vì thế khi doanh nghiệp chốt sổ bảo hiểm cho người lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm của người lao động, để từ đó tính toán được các chế độ liên quan mà người lao động được hưởng khi tham gia bảo hiểm xã hội.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là loại thủ tục được thực hiện khi người lao động cần tất toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội chuyên quản tương ứng. Các trường hợp cần chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.

- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.

Bên cạnh đó, căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm về chốt sổ bảo hiểm xã hội sau đây:

- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính các giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đang giữ những giấy tờ đó của người lao động;

- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, theo khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trách nhiệm của người sử dụng lao động cũng được quy định thêm, đó là đơn vị phải tiến hành phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, có thể thấy thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Trong vòng 14 ngày đến 30 ngày, kể từ ngày người lao động ngừng việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.

 

2. Một số lưu ý về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 

2.1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những thủ tục gì?

Khi chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người làm thủ tục cần phải nắm được những lưu ý về thủ tục sau đây:

- Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội đó.

- Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội.

- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội

- Trong vòng 14 ngày từ khi chốt sổ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ bảo hiểm xã hội và tờ rời nếu có cho người lao động.

 

2.2. Có phải nộp sổ bảo hiểm xã hội khi chốt sổ?

Thông thường khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trong hồ sơ chốt sổ phải có tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, đối với sổ bảo hiểm xã hội đã được cơ quan bảo hiểm xã hội rà soát in tờ rời tại đơn vị và được trả sổ thì khi người lao động nghỉ việc, đơn vị lập hồ sơ báo giảm (mã hồ sơ điện tử 600a) và không cần nộp sổ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Căn cứ hồ sơ báo giảm, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo đến tháng dừng đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp tại đơn vị và chuyển theo hồ sơ 600a. Khi người lao động đã chốt sổ nếu tham gia tiếp tại đơn vị sau đó mà tiếp tục nghỉ việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, đồng thời nộp hồ sơ chốt sổ kèm theo sổ bảo hiểm xã hội của người lao động (phiếu giao nhận hồ sơ 620) để cơ quan bảo hiểm xã hội kiểm tra, rà soát thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng và chốt sổ tiếp.

 

2.3. Cách tra cứu thông tin đã chốt sổ bảo hiểm xã hội hay chưa ?

Để tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội thì quý khách hoàn toàn có thể thực hiện theo cách truy cập vào đường dẫn sau: https://baohiemxahoi.gov.vn.

Đầu tiên, quý khách nhập tỉnh thành và cơ quan bảo hiểm xã hội đã đăng ký tham gia bảo hiểm. Sau đó, quý khách nhập các thông tin sau:

- Quãng thời gian cần tra cứu;

- Số chứng minh nhân dân, căn cước công dân;

- Nhập họ và tên người cần tra cứu và tích chon có dấu hoặc không dấu tương ứng;

- Nhập mã số bảo hiểm xã hội của cá nhân cần tra cứu;

- Nhập số điện thoại nhận mã OTP và tích chọn vào ô “Tôi không phải người máy”

- Kích chuột vào ô "Lấy mã OTP".

Cuối cùng, tất cả thông tin liên quan đến bảo hiểm xã hội của quý khách sẽ hiện ra. Qúy khách có thể biết được sổ bảo hiểm xã hội mình đã chốt chưa thông qua việc tra cứu đó.

 

2.4. Thiếu tờ rời bảo hiểm xã hội có chốt sổ được không?

Doanh nghiệp, chủ cơ sở kinh doanh có trách nhiệm chốt sổ và trả lại tờ rời quá trình tham gia bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cho người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt. Khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải gửi lại cho cơ quan bảo hiểm xã hội sổ và tờ rời quá trình tham gia bảo hiểm xã hội trước đó của người lao động. 

Vậy nên, đơn vị hiện tại sẽ không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội được nếu người lao động thiếu tờ rời bảo hiểm xã hội của đơn vị trước.

 

2.5. Chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội có đóng bảo hiểm xã hội tại công ty mới được không?

Theo quy định tại Điều 48 Bộ Luật lao động năm 2019 thì khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chốt sổ, trả sổ bảo hiểm xã hội. Nếu như không chốt sổ bảo hiểm xã hội thì khi người lao động đi làm ở công ty mới sẽ không thể đóng mới cũng như đóng nối tiếp bảo hiểm xã hội được.

Do đó, nếu muốn đi làm ở công ty mới mà không tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ thì người lao động phải làm thủ tục hủy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ trước khi làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội ở công ty mới. Sau khi làm thủ tục hủy sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động mới có thể đóng mới tại công ty mà người lao động có dự định xin vào làm việc được.

 

3. Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động phải làm thế nào?

Đối với trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi nghỉ việc sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP. Theo đó, áp dụng hình thức phạt tiền từ 01 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Mức phạt cụ thể được quy định như sau:

- Từ 01 triệu đồng đến 02 triệu đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Từ 02 triệu đồng đến 05 triệu đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Từ 05 triệu  đồng đến 10 triệu đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Từ 15 triệu đồng đến 20 triệu đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Như vậy, công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo các mức trên tùy vào số lượng người lao động. Để bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình thì khi công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể thực hiện một trong các phương thức giải quyết sau đây:

 

3.1. Người lao động thực hiện thủ tục khiếu nại

Theo đó, khi không được chốt sổ bảo hiểm xã hội người lao động hoàn toàn có thể làm đơn khiếu nại đến doanh nghiệp đã làm việc hoặc Chánh Thanh tra Sở Lao động - thương binh và xã hội. Thẩm quyền khiếu nại về lao động được quy định tại Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP như sau: 

- Đối với quyết định, hành vi về lao động, an toàn, vệ sinh lao động của doanh nghiệp bị khiếu nại thì người sử dụng lao động phải giải quyết khiếu nại lần đầu đó.

- Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với khiếu nại về lao động, an toàn, vệ sinh lao động khi người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu theo quy định tại Điều 23 hoặc đã hết thời hạn quy định tại Điều 20 Nghị định này mà khiếu nại không được giải quyết.

 

3.2. Người lao động khởi kiện tại Tòa án

Khi công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định thì người lao động có thể khiếu nại lần đầu đến chính người sử dụng lao động, lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Nếu không giải quyết được các bạn có thể khởi kiện đến Tòa án.

Các trường hợp khiếu nại lần hai hay khởi kiện tại Tòa án đều mất nhiều thời gian về thủ tục hành chính, để bảo vệ quyền lợi của mình, người lao động nên thỏa thuận và giải quyết ngay với người sử dụng lao động ở lần khiếu nại đầu tiên.

Qúy khách có thể tham khảo thêm về bài viết: Hướng dẫn chốt sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc mới nhất ủa Luật Minh Khuê.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.