Thủ tục chứng thực bản sao CMND/CCCD được thực hiện như thế nào?

1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định cụ thể về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính. Cụ thể như sau:

Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Theo đó thì từ nội dung trên thì chúng ta có thể rút ra được một vài thông tin như sau:

- Định nghĩa: "Chứng thực bản sao từ bản chính" là quá trình xác nhận tính chính xác và độ chính xác của bản sao so với bản gốc (bản chính).

- Người chứng thực: Quá trình này thường được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của một nghị định cụ thể. Các cơ quan này thường có nhiệm vụ đảm bảo rằng bản sao được chứng thực là đúng và không bị thay đổi so với bản chính.

Quy trình chứng thực thường bao gồm việc so sánh bản sao với bản chính và xác nhận tính đúng đắn của nó. Có thể có các biện pháp an ninh, quy trình kiểm tra, và các biện pháp khác để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của quá trình chứng thực. Trong trường hợp này, quy trình chứng thực được thực hiện dựa trên quy định tại một nghị định cụ thể. Nghị định này có thể được ban hành bởi chính phủ hoặc các cơ quan quản lý có thẩm quyền, và nó đặt ra các nguyên tắc, quy tắc và quy định liên quan đến việc chứng thực bản sao từ bản chính.

Mục tiêu chính của quy trình chứng thực này là đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin khi chúng được sao chép và sử dụng trong các mục đích pháp lý hoặc quản lý khác.

2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực quy định như thế nào?

Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và  Điều 9 của Thông tư 01/2020/TT-BTP

Xuất trình bản chính và trách nhiệm về tính xác thực: Khi người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, họ phải mang theo bản chính để cơ quan chứng thực có thể đối chiếu. Người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính mà họ cung cấp để chứng thực bản sao. Bản chính cần đảm bảo về nội dung và hình thức theo quy định của cơ quan nhà nước.

Trách nhiệm trong trường hợp tranh chấp: Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm đầy đủ trong quá trình thực hiện. Trong trường hợp phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những vấn đề này. Khi một hợp đồng hoặc giao dịch đã được chứng thực đúng quy định, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm đầy đủ trong quá trình thực hiện các điều khoản của hợp đồng hoặc giao dịch đó.  Nếu có bất kỳ mâu thuẫn, tranh chấp nào phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc giao dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm đối với những vấn đề này. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực không chỉ giới hạn ở mức độ nào, mà là hoàn toàn. Điều này có nghĩa là họ phải chịu trách nhiệm không chỉ về khía cạnh chứng thực, mà còn về mọi khía cạnh của hợp đồng hoặc giao dịch. Người yêu cầu chứng thực cần xác nhận đầy đủ thông tin và điều kiện của hợp đồng hoặc giao dịch trước khi yêu cầu chứng thực. Nếu có thông tin không chính xác hoặc gây tranh chấp, họ phải chịu trách nhiệm về sự đầy đủ và chính xác của thông tin đó.

Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực: Người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Có nghĩa là họ phải đảm bảo rằng bản sao được chứng thực là chính xác và đúng đắn. Người thực hiện chứng thực phải thực hiện quy trình chứng thực một cách cẩn thận để đảm bảo rằng bản sao là chính xác và đúng đắn so với bản chính. Trong quá trình chứng thực, người thực hiện phải kiểm tra từng chi tiết quan trọng của bản chính để đảm bảo rằng bản sao không bị thay đổi và phản ánh đúng nội dung của bản gốc. Người thực hiện chứng thực cần tuân thủ các quy định và quy trình được đề ra trong các văn bản pháp lý, như nghị định và thông tư, để đảm bảo quy trình chứng thực được thực hiện theo đúng quy định.  Đảm bảo tính bảo mật của thông tin trong quá trình chứng thực, để ngăn chặn sự thay đổi không được phép hoặc truy cập trái phép đối với văn bản. Trong trường hợp phát sinh vấn đề liên quan đến tính chính xác của bản sao, người thực hiện chứng thực có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý, bao gồm cả các hậu quả pháp lý mà người yêu cầu chứng thực có thể đối mặt nếu thông tin không chính xác. Những biện pháp trên giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của bản sao chứng thực, đồng thời duy trì uy tín và tính minh bạch trong quá trình quản lý văn bản và giao dịch.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đáng tin cậy trong quá trình chứng thực văn bản và giao dịch. Người yêu cầu chứng thực cùng người thực hiện chứng thực đều phải đóng góp vào việc duy trì sự chính xác và đáng tin cậy trong hệ thống pháp luật và quản lý tài liệu.

3. Thủ tục chứng thực bản sao CMND/CCCD từ bản chính được quy định ra sao?

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục 1 Mục I Quyết định 1329/QĐ-BTP năm 2020

Trình tự thực hiện: Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao, và bản sao cần chứng thực. Trường hợp chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức có thể chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ khi không có phương tiện để chụp. Người thực hiện chứng thực kiểm tra và đối chiếu nội dung giữa bản chính và bản sao. Nếu đúng, thì thực hiện chứng thực theo quy trình được quy định.

Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thực hiện thủ tục. Cần nhiều thành phần như bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở, và bản sao cần chứng thực. Đối với trường hợp không xuất trình bản sao, cơ quan có thể chụp từ bản chính.Người yêu cầu chứng thực phải đến cơ quan thực hiện thủ tục để nộp hồ sơ trực tiếp. Điều này có thể là Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, hoặc cơ quan đại diện khác tùy thuộc vào quy định cụ thể. Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Bản sao cần chứng thực. Đối với trường hợp không xuất trình bản sao, cơ quan thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính. Nếu người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính, cơ quan thực hiện chứng thực có thể chụp hình từ bản chính để sử dụng làm bản sao chứng thực. Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng khi cơ quan có phương tiện để chụp. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra nội dung của bản chính và đối chiếu với bản sao để đảm bảo tính chính xác. Nếu nội dung của bản sao đúng đắn và không có vấn đề, người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành chứng thực theo quy trình được quy định. Người yêu cầu chứng thực sẽ nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ. Thời gian này thường được quy định theo quy trình hành chính cụ thể và thông báo cho người yêu cầu. Cách thức này đặc trưng cho quy trình chứng thực tại cơ quan thực hiện thủ tục, và nó giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc xác nhận bản sao từ bản chính.

Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết trong ngày cơ quan tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu yêu cầu sau 15 giờ. Thời hạn có thể được kéo dài trong trường hợp đặc biệt.

Phí: Phí được tính dựa trên số trang của bản chính giấy tờ, văn bản. Các cơ quan khác nhau có mức phí khác nhau.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được chứng thực từ bản chính.

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Bản chính phải đảm bảo không thuộc các trường hợp bị từ chối chứng thực. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập cần có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

Thông tin này giúp người dân và doanh nghiệp hiểu rõ quy trình chứng thực và đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn

Tham khảo thêm: Căn cước công dân ghi nơi cấp trong hồ sơ, giấy tờ như thế nào?