Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu gồm các bước sau đây:

Bước 1: Đánh giá, kiểm tra lô hàng hàng hóa thuộc diện nào?

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan

Bước 6: Thông quan và thanh lý tờ khai

1. Đánh giá, kiểm tra lô hàng hàng hóa thuộc diện nào?

Đánh giá sản phẩm của mình xem có thuộc diện cấm, khuyến khích hay hạn chế hay không?. Có các trường hợp sau xảy ra:

- Hàng thương mại thông thường

- Hàng cấm: Hàng cấm là hàng hóa bị Nhà nước cấm kinh doanh. Danh mục các hàng hoá loại này không cố định mà có sự thay đổi. Trong danh mục đó có loại hàng cấm có tính chất vĩnh viễn, không thay đổi như các chất ma tuý nhưng cũng có loại hàng cấm không có tính chất như vậy như thuốc lá điếu của nước ngoài... 

- Hàng cần xin giấy phép xuất khẩu: 

Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều về Luật Quản lý ngoại thương: "Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân xuất khẩu, nhập khẩu phải có giấy phép của bộ, cơ quan ngang bộ". Giấy phép xuất khẩu là một loại giấy tờ pháp lý được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền: bộ, cơ quan ngang bộ và ,ục đích cho phép mặt hàng nhất định được đưa ra khỏi lãnh thổ của nước đó.

Ngoài ra,có thể thấy mục đích của việc xin giấy phép xuất khẩu đối với một loại mặt hàng có tác dụng đảm bảo an độ an toàn, cũng như chất lượng của mặt hàng đó, xem có rủi ro gì không. Rủi ro đó có thể liên quan đến an ninh, quốc phòng, sức khỏe, tính mạng người dân,…Tuy nhiên, không phải loại mặt hàng nào khi xuất khẩu cũng cần giấy phép xuất khẩu, mà pháp luật quy định một số mặt hàng nhất định.

- Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành: 

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu được hiểu là hình thức kiểm tra thực tế các mẫu hàng hoá của các doanh nghiệp cần xuất nhập khẩu có đáp ứng các tiêu chuẩn về hình thức, yêu cầu về kĩ thuật chuyên ngành. Việc kiểm tra chuyên ngành vô cùng cùng quan trọng bởi nó liên quan trực tiếp đến kết quả thông quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu. Nếu một lô hàng không đạt tiêu chuẩn kiểm tra chuyên ngành, thì lô hàng bị loại ra và không được thông quan tức là doanh nghiệp không thể xuất nhập khẩu hàng hoá đó.

Thông thường, các mặt hàng cần kiểm tra cái gì thì tương ứng đối với thủ tục, giấy chứng nhận hay cơ quan chính phủ thực hiện việc kiểm tra đó. Các cơ quan chính phủ chịu trách nhiệm có thể kể tên một số chính như: Bộ Giao thông – vận tải chịu trách nhiệm đăng kiểm phương tiện giao thông, xe máy chuyên dùng, Bộ Y tế thì kiểm tra chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, Bộ Nông Nghiệp PTNT thì kiểm dịch động thực vật, thủy sản,…

- Hàng phải chịu thuế xuất khẩu:

Với chính sách mở cửa, khuyến khích xuất khẩu của nước ta, nhiều mặt hàng đã được bỏ thuế còn 0%. Nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều loại hàng hóa buộc phải đóng thuế xuất khẩu. Có thể tham khảo các hàng hóa phải chịu thuế xuất khẩu trong Nghị định số 57/2019/NĐ-CP về biểu thuế xuất, nhập khẩu ưu đãi .

- Hàng hóa xuất theo hạn ngạch:

Hàng hóa xuất theo hạn ngạch là sự hạn chế số lượng, khối lượng hay giá trị hàng hóa xuất khẩu trong một giai đoạn. Dùng để chỉ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể xuất hàng đi, thường chỉ áp dụng với các mặt hàng đặc biệt như gỗ, than gạo,...

2. Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là một bản hợp đồng thỏa thuận mua bán giữa đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương là một loại hồ sơ rất quan trọng, bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Thông thường hợp đồng ngoại thương sẽ được thực hiện dưới dạng song ngữ. Trong trường hợp nước xuất khẩu là Việt Nam thì thường sẽ là song ngữ Việt - Anh, Việt - Trung,...Trong hợp đồng ngoại thương sẽ có các nội dung quan trọng như tên hàng, số lượng, giá cả, phương thức đóng gói, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, các thỏa thuận,...Đương nhiên sẽ không có hợp đồng ngoại thương chung có tất cả các mặt hàng.

3. Chuẩn bị hồ sơ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan

Chuẩn bị hồ sơ cần đảm bảo các giấy tờ sau: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, thỏa thuận lưu khoang, phơi phiếu xác nhận việc container đã hạ cảng,....

Ngoài 01 bộ để chuẩn bị làm thủ tục hải quan xuất khẩu thì cần 01 bộ hồ sơ cho đơn vị nhập khẩu ở nước ngoài để họ hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu của đất nước họ.

4. Khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại. Hiện nay để truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp sẽ thực hiện thông quan phần mềm. Có 2 phần mềm được sử dụng phổ biến nhất là: Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS của công ty Thái Sơn và Phần mềm hải quan điện tử FPT.TQDT của FPT. Thông thường đa số doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu sẽ sử dụng phần mềm của bên Thái Sơn để khai hải quan điện tử

Sau khi truyền tờ khai hải quan, Hải quan sẽ trả kết quả phần luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ khai này và kèm theo bộ chứng từ làm Thủ tục hải quan để tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa.

- Luồng xanh: Cách doanh nghiệp đều mong muốn được vào tờ khai luồng xanh. Doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.

- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Theo quy định, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định.

- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.

Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.

Kiểm tra thực tế 10% lô hàng : hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra.

Kiểm tra toàn bộ lô hàng : đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều dùng phần mềm Ecus5 – Vnaccs để Khai báo Hải quan. Vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng phần mềm này trong việc khai báo hải quan điện tử. Các doanh nghiệp thường gọi đây là phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnaccs. Phần mềm Vnaccs có nghiệp vụ gì mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm: Khai báo điện tử (e-Declaration); Hóa đơn điện tử (e-Invoice); Thanh toán điện tử (e-Payment); C/O điện tử (e-C/O), hiện nay có C/O form D, AK áp dụng dưới hình thức điện tử; Manifest điện tử (e-Manifest) (bản lược khai hàng hóa điện tử).

5. Chuẩn bị hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan

Hồ sơ hải quan sau khi truyền đi trên hệ thống khai báo sẽ được xem xét và trả về kết quả. Có 03 trường hợp xảy ra: tờ khai được phân luồng xanh, tờ khai bị chuyển sang phân luồng vàng, luồng đỏ.

- Chuẩn bị hồ sơ đối với tờ khai luồng xanh: in mã vạch và tờ khai thông tin từ website Tổng cục Hải quan đến Chi cục Hải quan để hoàn tất một số thủ tục. Bên cạnh đó cũng cần mang theo một số chứng từ khác như: phiếu phơi hạ tầng, phí hạ tầng,...

Lúc này, Hải quan sẽ ký nháy hoặc đóng dấu nội bộ lên tờ khai. Sau đấy mang tờ này tới hãng tàu thực hiện thông quan hàng hóa.

- Chuẩn bị hồ sơ đối với tờ khai luồng vàng: chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư số 39/2018/TT-BTC) bao gồm: mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu (mẫu số 02 phụ lục II kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC); Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương; Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy tờ thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành; Bảng kê lâm theo quy định của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn nếu hàng xuất khẩu là gỗ nguyên liệu; Chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật đầu tư; Hợp đồng ủy thác;....

- Chuẩn bị hồ sơ đối với tờ khai luồng đỏ: chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư số 39/2018/TT-BTC) bao gồm: mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu (mẫu số 02 phụ lục II kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC); Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương; Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy tờ thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành; Bảng kê lâm theo quy định của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn nếu hàng xuất khẩu là gỗ nguyên liệu; Chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật đầu tư; Hợp đồng ủy thác;....

6. Thông quan và thanh lý tờ khai

- Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng xanh: cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận chịu trách nhiệm đối chiếu xác nhận là hoàn thành thủ tục.

- Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng vàng: trình hồ sơ cho hải quan tại quầy đăng ký tờ khai, khi nộp hồ sơ hợp lệ và đã đóng đầy đủ thuế xuất nhập khẩu (nếu có) thì sẽ được in tờ mã vạch thông quan.

- Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng đỏ: trình bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho hải quan. Nhưng song song với kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thuế thì hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ này tới bộ phận kiểm hóa. Khi có quyết định thông quan và được cấp mã vạch thì sau đấy sẽ nhận được phiếu đăng ký tàu xuất.