1. Khái niệm hàm - function trong Excel

Hàm (Function) là các lệch (hoặc đơn giản là các biểu thức tính toán) đã được lập trình sẵn trong bảng tính để trợ giúp việc tính toán cho người dùng sao cho nhanh chóng, chính xác và thuận tiện nhất. Nói dể hiểu thì hàm cũng được coi là một công thức được người dùng sử dụng trong bảng tính để nhận về các giá trị mong muốn.

Tuy nhiên, không phải lúc nào các hàm trong Excel cũng trả về giá trị là những con số. Kết quả khi sử dụng các hàm trong Excel cũng có thể là các ký tự hoặc nói nôm na là các kiểu dữ liệu được định dạng của từng hàm mà người dùng sử dụng.

Ví dụ: Nếu sử dụng hàm để tìm luỹ thừa - hàm POWER thì kết quả trả về là một số thực (kết quả của phép tính luỹ thừa của toán học). Cụ thể, ta muốn tìm luỹ thừa bậc 2 của 5, trong excel sẽ sử dụng hàm power như ảnh dưới đây:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Ví dụ về việc sử dụng hàm POWER như sau: Tại ô A1 (hoặc tại ô bất kỳ), nhập hàm POWER. Các hàm sẽ bắt đầu bằng dấu "=": =POWER(5,2) sau đó nhấn Enter. Kết quả xuất hiện tại ô A1 chính là luỹ thừa bậc 2 của 5 = 25.

Còn khi sử dụng hàm một số hàm như Hàm AND hoặc hàm OR, kết quả trả về có thể là giá trị Đúng (TRUE) hoặc Sai (FALSE) trong trường hợp có giá trị đúng hoặc không có giá trị nào đúng với yêu cầu của người dùng khi sử dụng các hàm này.

Ví dụ: Sử dụng hàm AND để nhập điều kiện các số lớn hơn 3 thì trả về giá trị TRUE, các số nhỏ hơn 3 thì trả về giá trị FALSE như sau:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Ví dụ về việc sử dụng hàm AND: Tại ô B1 nhập =AND(A1>3) sau đó nhấn Enter. Nếu giá trị ở ô A1 nhỏ hơn 3 thì kết quả sẽ là FALSE. Tương tự với các giá trị ở các ô khác.

2. Cách nhập hàm, công thức trong bảng tính

Để nhập công thức hoặc hàm vào bảng tính, bạn phải lựa chọn ô để nhập hàm, công thức đó. Một hàm hoặc công thức bao giờ cũng bắt đầu bởi dấu "=" hoặc dấu "+" sau đó là các hàm hoặc công thức được sử dụng. Nếu bạn nhớ công thức hoặc thuộc lòng các hàm thì có thể gõ thủ công. Như ví dụ nêu tại mục 1, để nhập hàm POWER, cần chọn ô nhập hàm, tác giả đã chọn ô A1. Nhưng người dùng khác có thể nhập hàm, công thức vào ô bất kỳ, miễn sao thuận tiện cho việc lấy dữ liệu tham chiếu và dễ theo dõi.

Khi nhập hàm, bạn có thể nhập thủ công. Ví dụ: Tính tổng các số từ 1 - 10 trong các ô từ A1-A10 thì bạn có thể nhập thủ công là: =Sum(A1:A10) và ấn Enter

Trong trường hợp muốn nhanh chóng, thuận tiện hoặc bạn không nhớ công thức của từng hàm thì bạn có thể thao tác như sau:

Khi muốn sử dụng hàm nào thì bạn vào thanh công cụ (thanh Ribbons), chọn thẻ Fomulas > chọn Function Library > chọn nhóm hàm > chọn hàm cần sử dụng. Giao diện của thẻ Fomulas khi đó sẽ như sau:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Bạn muốn chọn hàm SUM, click chuột vào nhóm hàm AutoSum (có biểu tượng tổng xích ma). Sau đó sẽ xuất hiện danh sách các hàm để bạn lựa chọn như: hàm Sum, hàm Average, hàm Count Number, Min, Max là các hàm thường dùng. Click vào More Functions, sẽ hiện lên nhiều hàm khác.

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

3. Các hàm cơ bản trong Excel

Trong Excel, các hàm thường được phân chia thành từng nhóm dựa trên mục đích sử dụng của người dùng. Cụ thể:

2.1. Nhóm các hàm Logic

Đây là nhóm hàm khá phổ biến và thực sự hữu ích trong Excel. Hàm Logic hỗ trợ người dùng bằng cách "suy luận, tư duy" kiểm tra các giá trị và trả về các kết quả chính xác theo như câu lệnh mà người dùng đặt ra. Các Hàm được phân loại vào nhóm này gồm có:

Hàm AND

Mục đích của hàm này để kiểm tra, đối chiếu các biểu thức logic với các điều kiện mà người dùng đặt ra để xem các biểu thức đó có thoả mãn điều kiện hay không. Ví dụ về hàm AND được nêu tại mục 1 như trên. Ngoài việc dùng để so sánh lớn nhỏ, hàm AND cũng được ứng dụng vào nhiều công việc khác để kiểm tra, đối chiếu các biểu thức xem có phù hợp với yêu cầu của người dùng hay không. 

Hàm OR

Hàm OR được sử dụng để đối chiếu, tổng hợp các biểu thức (các ô dữ liệu) thoả mãn ít nhật một trong số các điều kiện nếu có. Khác với Hàm AND, hàm AND sẽ tổng hợp toàn bộ dữ liệu đáp ứng điều kiện - nếu đúng hết mới trả kết quả TRUE - nếu không đúng hết sẽ trả kết quả FALSE. Còn hàm OR thì chỉ một điều kiện đúng cũng được tra về TRUE.

Ví dụ về cấu trúc và kết quả trả về khi sử dụng hàm OR như sau:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Hàm IF

Đây là hàm dùng để kiểm tra dữ liệu có đáp ứng điều kiện hay không.

Ví dụ: Nếu giá trị ở ô A2 lớn hơn 500,000 thì được đánh giá "xuất sắc". Điều kiện này sử dụng trong Excel sẽ nhập như sau: =IF(A2>500000, "Xuất sắc") sau đó ấn Enter. Cấu trúc câu lệnh và kết quả trả về thể hiện như ảnh dưới đây:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Hàm NOT

Được sử dụng để đảo ngược giá trị của đối số - khi người dùng muốn phủ định giá trị của đối số với biểu thức.

Ví dụ: Muốn phủ định giá trị của ô A2 nhỏ hơn 1,000,000. Sử dụng hàm NOT như sau: =NOT(A2>1000000) sau đó nhấn Enter. Như vậy, dù các giá trị tại các ô trong bảng tính có nhỏ hơn 1,000,000 thì kết quả trả về vẫn là TRUE. Vì chúng ta đã sử dụng hàm NOT để áp cho giá trị tại ô A2, A3, A4,... lớn hơn 1,000,000 rồi. Cấu trúc và kết quả sau khi sử dụng hàm NOT, bạn có thể tham khảo ảnh dưới đây

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Ngoài việc sử dụng riêng lẻ, người dùng có thể kết hợp các hàm này với nhau để có thể đặt ra các điều kiện phù hợp với yêu cầu.

Ví dụ, kết hợp hàm IF và hàm AND, ta muốn đưa ra điều kiện như sau: Nếu A2 lớn hơn 500,000 và B2 lớn hơn 500,000 thì được thưởng 1,000,000. Các sử dụng hàm kết hợp này như sau:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Khi kết hợp hàm IF và hàm OR, tức là ta muốn đặt điều kiện như sau: Nếu A2 hoặc B2 mà lớn hơn 500,000 thì được thưởng 1,000,000. Kết quả trả về như sau:

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

2.2. Nhóm các hàm toán học

Thực chất, hầu hết các hàm trong Excel đều có chức năng dùng để tính toán. Nhưng định nghĩa tính toán trong excel không chỉ nằm ở việc tính toán như các phép tính trong toán học mà còn có thể là tính giá trị đúng, sai hoặc thống kê số lượng,... Có lẽ dựa vào bản chất và công dụng của các hàm mới xuất hiện sự phân chia các nhóm hàm trong Excel. Như các hàm logic bên trên, việc trả kết quả là số nguyên hay các ký tự phụ thuộc vào điều kiện logic mà người dùng lập trình. Còn hàm toán học, có lẽ, các hàm được phân vào nhóm này, đều được lập trình dựa trên các biểu thức tính toán trong toán học và kết quả trả về thường là kết quả của các phép tính. Các hàm thuộc nhóm này bao gồm:

Hàm ABS

Được dùng để lấy giá trị tuyệt đối của một số. Ký hiệu giá trị tuyệt đối của một số hay được sử dụng trong toán học là ký hiệu "|  |". Ví dụ: Giá trị tuyệt đối của 5 là 5, giá trị tuyệt đối của -5 là 5. Trong toán học, phép tính này được viết như sau: |5| = 5 và |-5| = 5. Còn trong Excel, muốn tìm giá trị tuyệt đối của 5 hoặc -5 ta sử dụng hàm ABS như sau:

Tìm giá trị tuyệt đối của 5, nhập theo cấu trúc sau:

=ABS(5) sau đó nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ là 5

Tương tự, khi tìm giá trị tuyệt đối của -5, bạn cũng nhập:

=ABS(-5) sau đó nhấn Enter. Kết quả trả về là 5

Hàm POWER

Hàm này được sử dụng để tùm luỹ thừa của một số. Luỹ thừa trong toán học còn được gọi là số mũ. Kết quả khi sử dụng hàm này sẽ trả về một số thực mà bạn muốn lấy luỹ thừa. Ví dụ về sử dụng hàm POWER, bạn có thể tham khảo tại mục 1.

Hàm PRODUCT

Mục đích khi dùng hàm này để nhân tất cả các giá trị với nhau và kết quả trả về sẽ là tích của chúng. Ví dụ: Để tính tích của các giá trị từ ô A1 đến ô A6, ta có thể sử dụng hàm PRODUCT như sau: =PRODUCT(A1:A6) sau đó nhấn Enter kết quả trả về sẽ là tích của dãy giá trị này

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Hàm MOD

Mục đích: Dùng để lấy giá trị dư trong phép chia. Cấu trúc của hàm này như sau:

=MOD(số bị chia, số chia) sau đó nhấn Enter

Ví dụ: Tìm số dư của phép chia 16:5, kết quả trả về là 1 (số dư của phép chia 16 chia 5 là 1).

Tìm hiểu về các hàm cơ bản trong Excel - Phần 1: Hàm Logic, Hàm toán học và Hàm thống kê

Hàm ROUNDUP và Hàm ROUNDDOWN

Đây là hai hàm được sử dụng để làm tròn lên (round - up) hoặc làm tròn xuống (round - down) một số thập phân.

Cách sử dụng hai hàm này như sau:

Hàm ROUNDUP: Ví dụ: muốn làm tròn số thập phân 3.14159

Làm tròn lên 0 vị trí: =ROUNDUP(3.14159,0) nhấn Enter => Kết quả trả về là 3.14159 

Làm tròn lên 3 vị trí thập phân: =ROUNDUP(3.14159,3) nhấn Enter => Kết quả trả về là 3.142

Nếu sử dụng hàm ROUNDDOWN:

Làm tròn xuống 3 vị trí thập phân của số 3.14159: =ROUNDDOWN(3.14159,3) nhấn Enter => Kết quả trả về là 3.141

2.3. Nhóm hàm thống kê

Các hàm trong nhóm này bao gồm: 

Hàm SUM

Dùng để tính tổng các số liệu trong cùng dữ liệu được chọn. Cách dùng hàm này như sau:

Cách 1: =SUM(number1, number2,..., numberN) sau đó nhấn Enter.

Cách 2: =SUM(number1:numberN) sau đó nhấn Enter.

Hàm SUMIF

Tính tổng các giá trị thoả mãn điều kiện nhất định. Ví dụ: muốn tính tổng các số bé hơn 8 trong dãy số từ A1 đến A20 (từ 1 - 20). Ta dùng Hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(A1:A20,"<8") sau đó nhấn Enter

Kết quả trả về là 28 (tổng của các số nhỏ hơn 8) gồm 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7.

Hàm AVERAGE

Hàm này dùng để tính trung bình cộng của dãy số. Cú pháp khi dùng hàm này như sau: 

=AVERAGE(number1, number2,..., numberN) hoặc =AVERAGE(number1:numberN)

Hàm MIN / MAX

Hàm MIN/MAX dùng để tim giá trị nhỏ nhất và giá trị lớn nhất của dãy số.

Để tìm giá trị nhỏ nhất / giá trị lớn nhất của dãy số 1-10 từ ô A1 - ô A20, sử dụng cú pháp sau:

=MIN(A1:A20) sau đó nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ là 1

=MAX(A1:A20) sau đó nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ là 20

Hàm SMALL

Dùng để tim số nhỏ thứ n trong một dãy số. Ví dụ trong dãy số 1 - 20 như trên, tìm số nhỏ thứ 5 trong dãy, ta làm như sau:

=SMALL(A1:A20, 5) Sau khi nhấn Enter, kết quả trả về là 5 - đây là số bé thứ 5 trong dãy.

Hàm COUNT / COUNTA / COUNTIF

Đây là hàm dùng để đếm Trong đó:

COUNT dùng để đếm các ô chứa dữ kiệu kiểu số trong dãy. Cú pháp này thức hiện như sau: =COUNT(A1:A20) sau đó nhẫn enter

COUNTA đếm tất cả các ô chứa dữ kiệu gồm cả dữ liệu số và ký tự. Cách thức thực hiện tương tự hàm COUNT.

COUNTIF đếm dữ liệu dựa trên một điều kiện nào đó. Cú pháp của hàng này như sau:

=COUNTIF(A1:A20, ">6") sau đó nhấn enter. Đây là công thức đếm các ô có chưa dữ liệu lớn hơn 6.

Công ty Luật TNHH Minh Khuê sưu tầm, biên tập.

Tài liệu tham khảo: Giáo trình tin học Trường đại học Kinh tế Quốc dân