Vậy tôi muốn được giải đáp các vấn đề sau:
1. Về phía cá nhân: Thành viên là người Nhật Bản cần chuẩn bị các giấy tờ gì để được bổ nhiệm vào Hội đồng quản trị và cần làm các thủ tục gì để khai báo liên quan đến công tác tại Việt Nam trong thời gian tới ?
2. Về phía công ty tôi: cần làm các thủ tục gì để bổ nhiệm Ông này làm thành viên Hội đồng quản trị công ty; và khai báo với những cơ quan nào về việc bổ nhiệm thành viên mới là người nước ngoài (trình tự và các giấy tờ liên quan xin hướng dẫn chi tiết).
Xin chân thành cảm ơn!
Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật doanh nghiệp của Công ty Luật Minh Khuê.
>>Luật sư tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến, gọi:1900.6162
Trả lời:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Nội dung tư vấn:
Nghị định số 11/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của bộ luật lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Nội dung tư vấn:
1/ Thành viên người Nhật Bản cần đáp ứng những điều kiện sau để làm thành viên hội đồng quản trị
Căn cứ theo , Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về điều kiện làm thành viên hội đồng quản trị như sau:
"Điều 151. Cơ cấu, tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Hội đồng quản trị
1. Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
a) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Luật này;
b) Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác.
c) Thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác.
d) Đối với công ty con mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì thành viên Hội đồng quản trị không được là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty; không được là người có liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.
2. Thành viên độc lập Hội đồng quản trị theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 134 của Luật này có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:
a) Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó.
b) Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên Hội đồng quản trị được hưởng theo quy định;
c) Không phải là người có vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty;
d) Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 1% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty;
đ) Không phải là người đã từng làm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó.
3. Thành viên độc lập Hội đồng quản trị phải thông báo với Hội đồng quản trị về việc không còn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 Điều này và đương nhiên không còn là thành viên độc lập Hội đồng quản trị kể từ ngày không đáp ứng đủ điều kiện. Hội đồng quản trị phải thông báo trường hợp thành viên độc lập Hội đồng quản trị không còn đáp ứng đủ điều kiện tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông gần nhất hoặc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên độc lập Hội đồng quản trị đó trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo của thành viên độc lập Hội đồng quản trị có liên quan."
Như vậy, nếu như thành viên người nước ngoài kia đáp ứng được như tiêu chuẩn và điều kiện nêu trên thì có thể được bổ nhiệm vào Hội đồng quản trị của công ty.
2/ Các thủ tục công ty cần tiến hành:
Công ty bạn cần phải tiến hành họp Hội đồng quản trị để tiến hành việc bầu thành viên này vào hội đồng. Việc bầu thành viên sẽ được tiến hành với cách thức bầu dồn phiếu được quy định tại khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp:
"3. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí hoặc Điều lệ công ty."
Như vậy kết quả sẽ tính theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, trong trường hợp chỉ có một thành viên như trường hợp của bạn thì sẽ lựa chọn theo tiêu chí hoặc điều lệ của công ty.
* Thủ tục cấp giấy phép cho người lao động tại Việt Nam
Căn cứ theo Nghị định số 11/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của bộ luật lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:
Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động lao động nước ngoài với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được và báo cáo giải trình với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Hồ sơ đăng ký nhu cầu tuyển dụng với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh gồm có:
- Đối với Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) chưa từng được đăng ký và nhận được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài: Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng soạn thảo theo mẫu 01 Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP.
- Đối với Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) đã được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài mà có thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng soạn thảo theo mẫu 02 Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP.
- Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (Đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
Nơi nhận hồ sơ: Bộ phận một cửa Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp, khu chế xuất tỉnh nơi Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) đặt trụ sở chính.
Thời gian giải quyết: 15-20 ngày làm việc
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động
Trong quá trình đợi chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về việc tuyển dụng lao động lao động nước ngoài. Người lao động cần chuẩn bị các hồ sơ như sau:
Đối với hồ sơ cấp mới giấy phép lao động:
Hồ sơ cần chuẩn bị tại nước ngoài
- Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài cho người xin giấy phép lao động tại Việt Nam (Lưu ý: Phiếu lý lịch tư pháp tính đến thời điểm nộp hồ sơ chưa quá 06 tháng kể từ ngày được cấp. Phiếu lý lịch tư pháp này phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt).
- Bản sao bằng đại học hoặc cao hơn đại học của người xin cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam. Văn bản này phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt.
- Giấy xác nhận kinh nghiệm trên 05 năm trong lĩnh vực quản lý tương ứng với vị trí làm việc tại Việt Nam của người lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp theo qui định của nước đó. (Lưu ý: Thời hạn Giấy xác nhận kinh nghiệm phải đảm bảo đủ ngày, tháng, năm tròn 05 năm kể từ ngày làm việc đến ngày kết thúc công việc xin xác nhận. Giấy xác nhận kinh nghiệm phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt).
- Giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp ở nước ngoài cho người lao động xin cấp giấy phép lao động. Giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp tại nước ngoài cũng cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan lãnh sự quán Việt Nam và dịch công chứng sang Tiếng Việt).
Hồ sơ cần chuẩn bị tại Việt Nam
- Nếu người xin cấp giấy phép lao động chưa có giấy chứng nhận sức khoẻ được cấp ở nước ngoài thì thực hiện khám sức khỏe và xin cấp Giấy chứng nhận sức khoẻ cấp theo qui định của Bộ Y Tế Việt Nam tại các bệnh viện: Danh sách bệnh viện tham khảo tại Công văn số 143/KCB-PHCN&GĐ về danh sách cơ sở đủ điều kiện KSK cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
- Trường hợp người nước ngoài đã cư trú ở Việt Nam thì hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động chỉ cần phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp của Việt Nam nơi người nước ngoài cư trú cấp. (Lưu ý: Hồ sơ chuẩn bị để có thể được cấp lý lịch tư pháp tại Việt Nam là có xác nhận tạm trú của công an xã/phường theo mẫu của Sở Tư pháp)
- 02 ảnh mầu (02 ảnh mầu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
-01 Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất của tỉnh
- Sau khi nhận được công văn chấp thuận đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
- Số lượng hồ sơ: 02 bộ (01 bộ nộp cơ quan nhà nước, 01 bộ lưu lại hồ sơ lao động tại doanh nghiệp);
- Nơi nhận hồ sơ: Bộ phận một cửa Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp, khu chế xuất nơi Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) đặt trụ sở chính.
Thời gian nộp hồ sơ:
- Đối với hồ sơ cấp mới giấy phép lao động: Trước ít nhất 15 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động đó phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
- Đối với hồ sơ cấp lại giấy phép lao động: trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
Thời gian giải quyết :
Đối với hồ sơ cấp mới giấy phép lao động: 07 – 10 ngày làm việc;
Đối với cấp lại giấy phép lao động: 03 – 05 ngày làm việc.
Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất của tỉnh
Sau khi người nước ngoài được cấp giấy phép lao động thì Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) phải thực hiện các thủ tục như sau:
1. Ký kết hợp đồng lao động với người được cấp giấy phép lao động;
2. Đóng bảo hiểm y tế cho người lao động nước ngoài. Kể từ ngày 1/01/2016 người lao động nước ngoài nếu đã được cấp giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cũng là đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài
4. Người sử dụng lao động thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 6 tháng, trước ngày 05 tháng 7 và hằng năm, trước ngày 05 tháng 01 năm kế tiếp về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đóng trụ sở chính, thực hiện dự án, thực hiện gói thầu về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 16 ban hành kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP
5. Người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động nhưng được cử, điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở khác của người sử dụng lao động đó ở trong và ngoài tỉnh, thành phố với thời hạn ít nhất 10 ngày trong 01 tháng hoặc ít nhất 30 ngày cộng dồn trong 01 năm thì người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về thời gian làm việc, vị trí công việc của người lao động nước ngoài đến làm việc tại tỉnh, thành phố và kèm theo bản sao giấy phép lao động đã được cấp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài đến làm việc.
Bước 5: Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài
Sau khi Người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao đông. Tại Việt Nam thời hạn của Giấy phép lao động là 02 năm vì vậy thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm.
Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú gồm:
- Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm thủ tục mời, bảo lãnh (thường là người sử dụng lao động)
- Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh: Mẫu NA8 được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA Quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc Nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Tờ khai này được người đề nghị cấp thể tạm trú ký, ghi rõ họ tên. Cơ quan, tổ chức bảo lãnh đóng dấu giáp lai ảnh và tờ khai và đóng dấu treo ở bên còn lại;
- Hộ chiếu của người đề nghị cấp thẻ tạm trú;
- Giấy phép lao động của người đề nghị cấp thẻ tạm trú.
Điều kiện trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài
1. Hằng năm, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được và báo cáo giải trình với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Trong quá trình thực hiện nếu thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài thì người sử dụng lao động phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có văn bản chấp thuận cho từng người sử dụng lao động về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc.
Thời gian đợi văn bản chấp thuận của Chủ tịch UBND cấp tỉnh là từ 30 ngày làm việc.
Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.
Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật doanh nghiệp qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Bộ phận Luật sư doanh nghiệp.
