Vai trò, vị trí của Hội đồng thành viên trong công ty cổ phần?

Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên công ty. Quy định này cho thấy không có sự tách biệt giữa đầu tư và quản lý, nói cách khác, nhà đầu tư đồng thời trực tiếp tham gia quản lý công ty. Tuy nhiên, thành viên là cá nhân có thể trực tiếp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình tại Hội đồng thành viên, ngược lại thành viên là tổ chức phải cử người đại diện đáp ứng đủ điều kiện tham gia Hội đồng thành viên để thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho thành viên đó. Trường hợp cá nhân là thành viên bị tạm giam, bị kết án tù hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề theo quy định của Bộ luật hình sự, thành viên đó ủy quyền cho người khác tham gia Hội đồng thành viên công ty.

Luật doanh nghiệp năm 2020 không quy định chi tiết về thủ tục cử người đại diện theo ủy quyền cũng như điều kiện của người đại diện theo ủy quyền. Có thể lý giải sự khác biệt về điều chỉnh này ở chỗ thủ tục ủy quyền thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật dân sự, còn điều kiện của người được ủy quyền là chủ ý của thành viên công ty .

về số lượng người được ủy quyền thì cần thiết có sự giới hạn từ Luật doanh nghiệp năm 2020 vì tính tập trung trong hoạt động của Hội đồng thành viên

Với thành phần là các đồng chủ sở hữu, Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong công ty. Mọi nghị quyết, quyết định hợp pháp của Hội đồng thành viên luôn có giá trị ràng buộc với các cơ quan, cá nhân khác trong công ty.

Hội đồng thành viên có những quyền và nghĩa vụ cụ thể theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020. Có thể phân thành các nhóm quyền như sau:

Hội đồng thành viên có quyền: quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; quyết định dự án đầu tư phát triển của công ty; quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ; quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quyết định tổ chức lại công ty; quyết định giải thể hoặc yêu câu phá sản công ty; quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trong kinh doanh, muốn thành công đòi hỏi doanh nghiệp phải biết “nhìn xa trông rộng”, phải biết loại trừ những yếu tố ngẫu nhiên. Sự tồn tại của doanh nghiệp phụ thuộc ở mức độ rất cao vào tính chính xác của chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh mà công ty đã đề ra. Với loại hình công ty mà thành viên trực tiếp tham gia quản lý thì việc các thành viên họp lại để quyết định những vấn đề mang tính chiến lược là hoàn toàn phù hợp.

Hội đồng thành viên: Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điếm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sừ dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ; quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty.

Vấn đề nhân sự là cốt lõi của sự thành công. Nguồn nhân lực yếu thì khả năng hoạt động, kinh doanh cùa công ty sẽ không thể đạt hiệu quả như mong muốn. Ngược lại, lựa chọn nhân sự phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề ra sẽ góp phần tạo ra năng lực cạnh tranh và chất lượng hoạt động, thúc đẩy kinh doanh phát triển, tiết kiệm chi phí. Mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý, điều hành là một lực lượng trực tiếp hoặc gián tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bộ máy cồng kềnh, kém hiệu lực, trì trệ, không đáp úng những đòi hỏi mới của thị trường thì sẽ bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh, gây ra những tổn thất cho công ty. về vấn đề này, Hội đồng thành viên có quyền quyết định cơ cấu tổ chức quàn lý công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Hội đồng thành viên làm việc thông qua các cuộc họp. Đổ bảo đảm thực hiện vai trò của Hội đồng thành viên, Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định Hội đồng thành viên phải họp ít nhất mỗi năm một lần. Tùy vào từng công ty mà số lần họp định kỳ khác nhau, Luật không giới hạn số lượng tối đa các cuộc họp Hội đồng thành viên mà để Điều lệ công ty quy định

Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 . Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu . Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác .

Chủ tịch Hội đồng thành viên chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng vãn bản*.

Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành .

Thông báo mời họp được gửi bằng hình thức giấy mời, điện thoại, fax, telex, hoặc các phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và phải được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo phải nêu rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp. Tài liệu và chương trình họp phải được gửi cho các thành viên trước khi họp. Đối với những tài liệu liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty thì phải được gửi đến thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp .

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên.

Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định thì phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên có liên quan của công ty. Thành viên hoặc nhóm thành viên đã triệu tập họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên.

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sờ hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành thì triệu tập cuộc họp lần thứ hai trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Nếu cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì triệu tập cuộc họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Thể thức họp Hội đồng thành viên và hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định .

về hình thức, Hội đồng thành viên thông qua các nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Luật doanh nghiệp năm 2020 cho phép công ty tự do lựa chọn hình thức thông qua nghị quyết cùa Hội đồng thành viên, về cơ bản, các công ty thường thông qua bằng biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp hoặc lấỵ ý kiến bằng văn bản. Quyết định về những vấn đề quan trọng phải bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp . Ngược lại, để hạn chế tốn kém về thời gian, công sức, tiền của cho công ty và các thành viên công ty các vấn đề khác có thể thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản .

Điều kiện thông qua được xem là một vấn đề làm “đau đầu” các nhà làm luật vì điều kiện thông qua nghị quyết ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của công ty và các thành viên công ty. Việc quy định tỷ lệ biểu quyết thông qua càng cao thì càng có lợi cho thành viên nhỏ, ngược lại tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua càng thấp thì càng có lợi cho thành viên lớn liên quan đến khả năng chi phối công ty. về vấn đề này, pháp luật cồng ty của các quốc gia khác thường áp dụng theo nguyên tắc quá bán. Tuy nhiên, xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của thành viên nhỏ, Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp khi được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty. Ngoài những vấn đề mang tính định đoạt số phận của công ty, biểu quyết về những vấn đề khác nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua khi có số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành.

Luật doanh nghiệp năm 2020 về điều kiện thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên dưới hình thức biểu quyết tại cuộc họp. Căn cứ để thông qua nghị quyết là số phiếu biểu quyết đại diện cho tổng số vốn góp của những thành viên có mặt dự họp, không tính số vốn góp của nhũng thành viên vắng mặt. Tuy nhiên, Luật doanh nghiệp năm 2020 có quy định mới về những trường hợp thành viên được xem là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên . Đây là quy định phù hợp với thực tiễn kinh doanh của các công ty bởi vì sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép thành viên thực hiện quyền biểu quyết của mình ở bất kỳ đâu thông qua các phương tiện điện tử mà không nhất thiết phải trực tiếp dự họp. Quy định này tạo điều kiện tối đa để thành viên công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình với công ty.

Trường hợp Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết được coi là thông qua khi được số thành viên sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Lưu ý, Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), để bảo đảm sự tương thích với pháp luật công ty các nước thành viên WT0, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là liên doanh kinh doanh trong một số lĩnh vực được quy định trong Điều lệ công ty về điều kiện để cuộc họp tiến hành hợp lệ, hình thức thông qua và tỷ lệ thông qua quyết định của Hội đồng thành viên với tỷ lệ thấp hơn tỷ lệ mà Luật doanh nghiệp quy định .

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại nghị quyết đó. Trường hợp thành viên, nhóm thành viên yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết đã được thông qua thì nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực thi hành. Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định chi tiết hơn về thời điểm có hiệu lực của nghị quyết của Hội đồng thành viên và cho phép thành viên, nhóm thành viên có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết của Hội đồng thành viên. Tuy nhiên, nghị quyết vẫn phát sinh hiệu lực cho đến khi có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực thi hành, vậy việc thực hiện nghị quyết cùa Hội đồng thành viên trước đó dẫn đến công ty hoặc thành viên bị thiệt hại thì hậu quả đó sẽ được giải quyết thế nào? về vấn đề này cần có sự hướng dẫn cụ thể từ các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp năm 2020.