Văn phòng đại diện có phải nộp tờ khai thuế hàng tháng không?

Tôi xin tư vấn vấn đề như sau:

1. Công ty tôi có phải nộp tờ khai thuế hàng tháng và các nghĩa vụ về thuế khác cho nhà nước cho văn phòng đại diện không?

2. Thành lập VPDD trong cùng quận cùng thành phố như vậy có đúng không? Và công ty tôi đang muốn đóng mã số thuế VPĐ thì cần làm những thủ tục gì?

Tôi xin chân thành cảm ơn và rất mong sự phản hồi từ các Quý Luật sư Công ty tư vấn Luật Minh Khuê. Tôi rất mong nhận được lời tư vấn vào địa chỉ email này. Kính thư

Người gửi: Dieu Pham

>> Luật sư vấn pháp luật cho doanh nghiệp trực tuyến gọi số: 1900.6162

Trả lời:

Kính gửi Quý khách hàng, với câu hỏi của bạn Công ty Luật Minh Khuê xin được giải đáp như sau:

1. Khái quát các quy định về văn phòng đại diện

1.1 Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ khoản 2, điều 44, Luật doanh nghiệp năm 2020 giải thích về văn phòng đại diện (VPĐD) là:

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ các định nghĩa trên có thể thấy văn phòng đại diện có một số chức năng như:

– Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới.

Có thể thấy chức năng của văn phòng đại diện rất khác biệt so với các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh, địa điểm kinh doanh. Văn phòng đại diện không tiến hành hoạt động kinh doanh như địa điểm kinh doanh, không thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp như chi nhánh. Chính vì vậy văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh ký kết hợp đồng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, nhiệm vụ và chức năng để lựa chọn loại hình đơn vị phụ thuộc phù hợp. Lưu ý pháp luật không quy định hạn chế số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong phạm vi hành chính của một địa phương. Xem thêm: Luật sư riêng cho doanh nghiệp

1.2 Đặc điểm của văn phòng đại diện

Một số đặc điểm của VPĐD như: Tên văn phòng đại diện, tư cách pháp nhân, chức năng…

Tên văn phòng đại diện

Tên VPĐD phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên VPĐD phải mang tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.

Tên VPĐD phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không 

Là đơn vị phụ thuộc của công ty, nên VPĐD không có tư cách pháp nhân.

2. Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế hàng tháng hay không?

Theo điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC có quy định khi mở văn phòng đại diện phải có mã số thuế và đăng ký thuế. Văn phòng đại diện không cần phải làm báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc duy trì hệ thống kê toán. Nhưng cần thực hiện ghi chép duy trì sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt để có thể giải trình các luồng tiền được công ty mẹ rót vào VPĐD

Văn phòng đại diện nếu thực hiện thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ thì sẽ phải tự thực hiện các thủ tục như:

• Khấu trừ thuế
• Kê khai thuế
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
• Thuế nhà thầu

Ngoài ra văn phòng đại diện phải lập báo cáo tài chính nội bộ nếu công ty mẹ yêu cầu.

>> Từ các quy định trên văn phòng đại diện phải thực hiện kê khai thuế nếu thực hiện thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ hoặc được công ty mẹ yêu cầu.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp văn phòng đại diện của Công ty nếu chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, không tiến hành thu – chi tiền thì không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, Văn phòng đại diện (VPĐD) bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán theo luật định. VPĐD phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi các khoản chi trả lương, thưởng và phí dịch vụ cho đối tượng chịu thuế được thực hiện. Thêm nữa, VPĐD có thể vẫn thực hiện việc lập báo cáo tài chính nội bộ khi công ty mẹ yêu cầu.

3. Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?

3.1 Lệ phí môn bài

Căn cứ theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi Điều 3 của Nghị định số 139/2016/NĐ-CP về miễn lệ phí môn bài. Theo đó

• nếu văn phòng đại diện không xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh thì không phải thực hiện nộp thuế môn bài.
• Nếu văn phòng đại diện của công ty có hoạt động kinh doanh thì phải nộp thuế môn bài.

Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đóng lệ phí môn bài. Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện phải thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài. 

3.2 Thuế thu nhập cá nhân

Dựa theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân thì cùng với việc nộp lệ phí môn bài, văn phòng đại diện phải có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập của cá nhân từ tiền công, tiền lương của cá nhân đó trong văn phòng đại diện.

Thủ tục  thực hiện việc nộp thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.

Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng đối với trường hợp những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; trường hợp các sắc thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

4. Trụ sở Văn phòng đại diện và Thủ tục đóng mã số thuế cho VPĐD:

4.1 Trụ sở Văn phòng đại diện:

Theo pháp luật quy định, yêu cầu Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Xem thêm: Luật sư tư vấn và giải quyết tranh chấp nội bộ doanh nghiệp

4.2 Thủ tục đóng mã số thuế cho Văn phòng đại diện tại Cơ quan quản lý thuế trực tiếp

Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ

Việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện được cơ quan thuế thực hiện cùng với thời hạn cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nghiệp (giải thể) trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế sẽ áp dụng theo điểm b khoản 1 điều 17 Thông tư 95/2016/TT-BTC:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế (bản gốc); hoặc công văn giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định chấm dứt hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Thông báo chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản, hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với đơn vị trực thuộc của cơ quan có thẩm quyền;
• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu tổ chức có hoạt động xuất nhập khẩu.

Trình tự thực hiện

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của người nộp thuế. Cơ quan thuế phải thực hiện Thông báo người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế gửi cho người nộp thuế. Thông báo theo mẫu số 17/TB-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Cơ quan thuế chuyển trạng thái của chi nhánh doanh nghiệp về trạng thái “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế” trên Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan thuế; cơ quan hải quan; hoặc cơ quan thuế hoàn thành việc chuyển toàn bộ nghĩa vụ thuế của chi nhánh doanh nghiệp sang đơn vị chủ quản.

Cơ quan thuế ban hành Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế gửi cho người nộp thuế. Thông báo này theo mẫu số 18/TB-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Kết quả: Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động (do cơ quan thuế cấp). Xem thêm: Luật sư tư vấn vụ án tranh chấp kinh doanh, thương mại

5. Văn phòng đại diện không nộp thuế có bị xử phạt không?

Theo quy định tại điều 10 Nghị định 125/2020 nếu văn phòng đại diện có hành vi trốn thuế hoặc thực hiện kê khai thuế sai lệch sẽ bị nhà nước thực hiện truy thu và xử phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 01 – 30 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 – 60 ngày.
• Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng khi vi phạm một trong những hành vi sau đây:
  • Nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 – 90 ngày;
  • Nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;
• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định trên 90 ngày

Trên đây là những giải đáp, hướng dẫn từ phía Công ty Luật Minh Khuê cho thắc mắc của bạn. Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ trực tiếp tới văn phòng để được hỗ trợ. Trân Trọng cảm ơn!