1. Quy định pháp luật về xuất hóa đơn

Điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:

"b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế."

Trường hợp bạn là văn phòng đại diện có mã số thuế, có con dấu riêng có tài khoản riêng tuy nhiên văn phòng đại diện của bạn vẫn là 1 đơn vị trực thuộc quản lý của công ty chính, hơn nữa văn phòng đại diện không có hoạt động thu chi vì thế không tiến hành khai thuế vậy nếu văn phòng đại diện của bạn có phát sinh việc mua hàng hóa (trực tiếp thanh toán) phục vụ cho mục đích hoạt động vậy hóa đơn có thể xuất mang tên văn phòng đại diện sau đó chuyển hóa đơn về cho trụ sở chính để tiến hành khai thuế.

Còn nếu những chi phí ấy do trụ sở chính trực tiếp thanh toán thì trên hóa đơn ghi thông tin của trụ sở chính tại tiêu thức "tên, địa chỉ, mã số thuế người mua".

2. Khái niệm về xuất hóa đơn

Đối với những đối tượng sinh viên mới ra trường, câu hỏi “xuất hóa đơn là gì?” là câu hỏi khá phổ biến. Hiểu một cách nôm na, xuất hóa đơn chính là việc điền thông tin của khách hàng, hàng hóa, dịch vụ, cung cấp cho khách cùng với số tiền và số thuế lên trên hóa đơn. Hiện nay, bên cạnh việc xuất hóa đơn bằng cách viết tay thủ công, có không ít các công ty áp dụng công nghệ in kim để thực hiện nhiệm vụ này. Bằng cách này, những sai sót trong quá trình xuất hóa đơn được giảm thiểu một cách trông thấy.

Xuất hóa đơn có thể được coi là một nhiệm vụ hằng ngày của kế toán. Với những công ty lớn, hàng ngày có thể xuất đến hàng chục, thậm chí hàng trăm hóa đơn do số lượng đơn hàng nhiều.

Hóa đơn là một trong những chứng từ, văn bản không thể thiếu trong các hoạt động mua bán hàng phi mậu dịch. Bạn hãy tìm hiểu ngay mậu dịch là gì để biết xuất hóa đơn giá đối với mặt hàng phi mậu dịch như thế nào và tất cả thông tin liên quan nhé.

3. Các văn bản luật liên quan đến lập và xuất hóa đơn cần nhớ

Cần lưu ý các văn bản luật sau:

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP Ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi Thông tư 156/2013/TT-BTC, 111/2013/TT-BTC, 219/2013/TT-BTC, 08/2013/TT-BTC, 85/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 78/2014/TT-BTC để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế.
Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước.
Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trong các văn bản trên, thì 3 Nghị định, Thông tư mới ban hành nhất và bạn cần quan tâm nhiều hơn chính là: Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

4. Ba nguyên tắc xuất hóa đơn quan trọng

4.1 Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT thì các doanh nghiệp khi lập xuất hóa đơn phải đảm bảo những điều sau:

Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Không được tẩy xóa, sửa chữa.
Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

4.2 Nguyên tắc về quy định các tiêu thức trên hóa đơn khi lập và xuất

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung như quy định pháp luật.
Cụ thể, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
Tổng số tiền thanh toán.
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra, một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Tham khảo: Văn phòng đại diện có phải nộp tờ khai thuế hàng tháng không?

4.3 Nguyên tắc về xử lý đối với hóa đơn bị sai sau khi đã xuất

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với các trường hợp gặp sai sót sau khi đã xuất sẽ được xử lý như như các trường hợp cụ thể quy định dưới đây.

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế.

- Với hóa đơn điện tử đã xuất và và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi có sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

- Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót cũng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Lưu ý rằng:

Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

Với trường hợp này, sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Tham khảo bài viết liên quan:

Tư vấn điều kiện xuất hóa đơn đầu vào cho chi nhánh của doanh nghiệp ?

Hóa đơn xuất cho chi nhánh như thế nào ?

Thủ tục và điều kiện được cấp hóa đơn đỏ?

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác! Trân trọng./.