Bổ sung người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp

1. Bổ sung người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp

Trong thực tế, việc không thường xuyên có mặt tại Việt Nam của người đại diện pháp lý của doanh nghiệp có thể bắt nguồn từ nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan, dẫn đến nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình giao kết hợp đồng và ký kết văn bản. Do đó, nhiều doanh nghiệp mong muốn giữ nguyên người đại diện pháp lý hiện tại và đồng thời bổ sung thêm một người đại diện mới. Để thực hiện việc bổ sung người đại diện pháp luật trong doanh nghiệp, quy trình sau cần được thực hiện:

Bước 1: Doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung người đại diện pháp luật cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bộ hồ sơ này sẽ bao gồm:

- Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật theo mẫu quy định của pháp luật;

- Các giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật hiện tại của doanh nghiệp và giấy tờ cá nhân của người được bổ sung;

- Quyết định của chủ sở hữu hoặc của Hội đồng thành viên hoặc của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị tương ứng.

Bước 2: Sau khi chuẩn bị bộ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ bổ sung người đại diện pháp luật cho cơ quan có thẩm quyền, tức là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc qua dịch vụ bưu chính, với thời gian nộp trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện xử lý theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp phát hiện thiếu sót trong hồ sơ, sẽ yêu cầu bổ sung và điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu của pháp luật. Sau đó, doanh nghiệp sẽ đến Phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả hoặc sử dụng dịch vụ bưu điện để nhận thông báo kết quả. Thời gian xử lý hồ sơ trong trường hợp này là 03 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Ngoài ra, quý khách cũng có thể tự thực hiện thủ tục bổ sung người đại diện pháp luật hoặc sử dụng dịch vụ của công ty Luật Minh Khuê. Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ như: thay đổi địa chỉ trụ sở chính, thay đổi tên doanh nghiệp, điều chỉnh thành viên, thay đổi vốn điều lệ, thay đổi thông tin cổ đông sáng lập trong công ty cổ phần, và thay đổi thông tin đăng ký thuế... Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẵn lòng tư vấn và hỗ trợ bạn với dịch vụ tốt nhất.

2. Trường hợp có thể bổ sung người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 12 của Luật doanh nghiệp năm 2020, người đại diện pháp lý của doanh nghiệp được xác định như sau:

- Người đại diện pháp lý của doanh nghiệp là cá nhân thực hiện các giao dịch dân sự, đại diện cho doanh nghiệp trong việc yêu cầu giải quyết các vấn đề pháp lý, hoặc tham gia các vụ kiện tại cơ quan có thẩm quyền. Họ cũng thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

- Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần có thể chỉ định một hoặc nhiều người đại diện pháp lý. Điều lệ của công ty quy định rõ về số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp lý. Nếu có nhiều hơn một người đại diện, điều lệ cần cụ thể về quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện.

- Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện pháp lý cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn một người đại diện pháp lý cư trú tại Việt Nam và có kế hoạch ra nước ngoài, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Trong trường hợp này, người đại diện pháp lý vẫn phải chịu trách nhiệm đối với hành động của người được ủy quyền.

Điều này có nghĩa là khi có nhu cầu thay đổi số lượng người đại diện pháp lý hoặc bổ sung người đại diện pháp lý trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Các loại hình công ty như trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện pháp lý. Do đó, nếu doanh nghiệp thuộc vào một trong hai trường hợp này, họ hoàn toàn có thể bổ sung thêm người đại diện pháp lý.

3. Thẩm quyền bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 138 của Luật Doanh nghiệp hợp nhất năm 2022, Đại hội đồng cổ đông được quy định các quyền và nghĩa vụ sau đây:

- Phê duyệt hướng phát triển của công ty.

- Quyết định loại cổ phần, số lượng cổ phần của mỗi loại cổ phần được phép chào bán trong công ty và quyết định tỷ lệ cổ tức hàng năm cho mỗi loại cổ phần trong công ty.

- Bầu, miễn nhiệm, hoặc bãi nhiệm các thành viên của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

- Quyết định về việc đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng số tài sản trở lên so với báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp có quy định khác trong điều lệ công ty.

- Quyết định sửa đổi hoặc bổ sung điều lệ công ty.

- Phê duyệt báo cáo tài chính hàng năm của công ty.

- Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại cổ phần.

- Xem xét và xử lý vi phạm của các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông.

- Quyết định về việc tái cơ cấu hoặc giải thể công ty.

- Phê duyệt ngân sách và tổng mức thù lao, thưởng, và các phúc lợi khác của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty.

- Phê duyệt nội dung của Quy chế quản trị nội bộ, Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

- Phê duyệt danh sách các công ty kiểm toán độc lập, phê duyệt quyết định của công ty kiểm toán độc lập để thực hiện hoạt động kiểm tra, và bãi nhiệm kiểm toán viên độc lập khi cần thiết.

- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và điều lệ của công ty.

Tương tự, dựa trên quy định tại Điều 24 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022, điều lệ của công ty cần phải chứa các điều khoản quan trọng, trong đó bao gồm việc xác định người đại diện theo pháp luật cho các loại hình công ty như trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. Điều này có nghĩa rằng, khi cần thêm người đại diện theo pháp luật cho công ty cổ phần, điều lệ của công ty cũng cần phải được điều chỉnh. Quyền quyết định việc bổ sung người đại diện theo pháp luật cho công ty cổ phần thuộc về Đại hội đồng cổ đông.

4. Lưu ý về điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty

Chú ý về điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty:

- Tuổi từ 18 trở lên.

- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

- Không bị treo mã số thuế trong hệ thống quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp.

- Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại công ty.

- Công ty phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam.

Chú ý về số lượng người đại diện theo pháp luật của một công ty:

- Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

- Điều lệ của công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Bổ sung người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!