>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế, gọi: 1900 6162

 

Luật sư tư vấn:

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật là người đại diện do pháp luật quy định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định mà không phải do các bên thoả thuận.

Người đại diện theo pháp luật là những người trong các trường hợp sau: cha, mẹ đối với con chưa thành niên; người giám hộ đối với người được giám hộ; người được Tòa án chỉ định đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người đứng đầu của pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với pháp nhân; chủ hộ đối với hộ gia đình trong các giao dịch vì lợi ích chung của hộ, làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của cả hộ gia đình; tổ trưởng tổ hợp tác đối với tổ hợp tác; những người khác theo quy định của pháp luật.

 

2. Thời hạn đại diện theo quy định luật dân sự

Thời hạn đại diện là khoảng thời gian mà trong đó người đại diện nhân danh và vì lợi ích của người được đại diện xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Thời hạn đại diện được xác định theo những căn cứ sau (theo bộ luật dân sự năm 2015):

Thứ nhất, thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, nếu văn bản ủy quyền, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, điều lệ của pháp nhân... có ấn định một thời hạn cụ thể thì thời hạn đại diện sẽ được xác định theo thời hạn đó.

Thứ hai, trường hợp không xác định được thời hạn đại diện theo căn cứ nêu trên thì thời hạn đại diện được xác định như sau:

1. Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó.

2. Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được ấn định một khoảng thời gian cố định. Đơn cử trong Bộ luật Dân sự hiện hành, lần đầu tiên ghi nhận thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện. Việc ấn định một khoảng thời gian cụ thể được áp dụng cho các quan hệ đại diện mà các bên không có thoả thuận về thời hạn, pháp luật cũng không có quy định, cũng không theo một giao dịch cụ thể thì sẽ tạo điều kiện để các bên ý thức được việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của các bên trong quan hệ đại diện cũng như tạo điều kiện để những người thứ ba ý thức trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

 

3. Thay đổi chữ ký của người đại diện theo pháp luật

Việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật không cần phải làm thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tuy nhiên theo quy định tại Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật. Và Doanh nghiệp không cần thông báo các thủ tục với cơ quan thuế :

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Như vậy, đối với việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất. Tránh trường hợp doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị phạt theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP :

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

- Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

- Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

- Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

- Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;

- Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;

- Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;

- Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

 

4. Công ty có thể tham khảo mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký dưới đây :

CÔNG TY TNHH MINH KHUÊ
————-
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————-
Số: ..../20..../SĐK-MK Hà Nội, ngày ..... tháng ..... năm 20....

 

SỔ ĐĂNG KÝ MẪU CHỮ KÝ

 

STT Họ và tên Chức danh Chữ ký 1 Chữ ký 2 Chữ ký 3
1 Trần Văn H Tổng giám đốc
2 Lê Thị B Kế toán toán trưởng
3 Kế toán
4 Thủ quỹ
5 Thủ kho

 

 

5. Chấm dứt đại diện theo pháp luật

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, thông thường, đại diện theo pháp luật sẽ chấm dứt trong những trường hợp sau đây:

Một là, người được đại diện là cá nhân đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã được khôi phục. Cụ thể, nếu con đã thành niên, đủ 18 tuổi thì cha mẹ không còn là người đại diện theo pháp luật cho con. Nếu người được đại diện là người bị mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, là người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi nhưng nay những căn cứ để tuyên bố người đó bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự... không còn, Tòa án ra quyết định hủy bỏ quyết định tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, quyết định tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự, quyết định tuyên bố một người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì những người này không cần đến người giám hộ nữa. Đồng nghĩa, người giám hộ không còn là người đại diện theo pháp luật cho những người này nữa; >> Xem thêm: Chấm dứt đại diện là gì ? Quy định về chấm dứt việc đại diện như thế nào ?

Hai là, người được đại diện là cá nhân chết, người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại. Tương tự như đại diện theo ủy quyền, trong trường hợp người được đại diện là cá nhân chết, người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại do bị giải thể hoặc phá sản thì đại diện theo pháp luật cững sẽ chấm dứt; và Ba là, các trường hợp riêng biệt khác nếu được các luật khác có quy định. Đại diện theo pháp luật chấm dứt cũng làm chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên chủ thể trong quan hệ đại diện đó và được giải quyết hậu quả theo quy định của pháp luật..

 

6. Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Khi nghiên cứu về tổ chức quản lý công ty, một vấn đề rất quan trọng là phải làm rõ người đại diện theo pháp luật cùa công ty. Đây không phải là một định chế riêng trong hệ thống quản lý của công ty mà nó nằm trong cơ cấu tổ chức của công ty như đã giới thiệu trên.

Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần trong trường hợp chỉ có một người đại diện thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty (do Điều lệ công ty quy định). Nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nói chung và công ty nói riêng là cá nhân đại diện cho doanh ngiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Toà án, các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Luật Doanh nghiệp quy định công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, vấn đề có nhiều người đại diện theo pháp luật, một mặt tạo điều kiện thuận lợi trong việc điều hành doanh nghiệp, mặt khác cũng có thể xảy ra những rủi do pháp lý cho doanh nghiệp cũng như các đối tác của doanh nghiệp.

Luật Doanh nghiệp quy định trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật, như sau:

- Thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

- Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.

>> Xem thêm: Người đại diện là gì ? Thời hạn đại diện theo quy định luật dân sự

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ nói trên.

Pháp luật quy định doanh nghiệp bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Quy định này nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có người đại diện cư trú tại Việt Nam để điều hành, quản lý doanh nghiệp, thực hiện trách nhiệm của một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã được luật định điều 12, Luật Doanh nghiệp năm 2020. cụ thể:

Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Mô hình quản lý được luật doanh nghiệp đưa ra để các công ty cổ phần lựa chọn. Mỗi mô hình đều có những ưu điểm và những hạn chế nhất định và không có mô hình quản trị nào hoàn hảo cho tất cả các công ty.

Công ty luật Minh Khuê tiếp nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý của khách hàng 7 ngày trong tuần, 24 giờ mỗi ngày. Đội ngũ luật sư của Chúng tôi sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng. Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!