Các bước kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân

1. Kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TTNCN) là gì?

Chúng ta đều biết thuế là nguồn thu lâu dài và chủ yếu của ngân sách Nhà nước, đảm bảo cho Nhà nước có kinh phí để duy trì bộ máy quản lý, chi trả cho các hoạt động công cộng như xây dựng cơ sở vật chất cẩu đường, công trình công cộng, chi trả phúc lợi xã hội. Chính vì tầm quan trọng của thuế đối với việc duy trì và phát triển của quốc gia mà mỗi cá nhân hoặc tổ chức trong xã hội đều có nghĩa vụ đóng góp vào nguồn thu này. Tuy nhiên, đối với cá nhân, loại thuế thông thuộc và được quan tâm nhất có lẽ là Thuế thu nhập cá nhân (“TTNCN”) - là loại thuế mà cá nhân nộp cho Nhà nước được trích từ thu nhập của cá nhân. Trong phạm vi cuốn Cẩm nang này, tác giả đề cập đến TTNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân, là loại thu nhập phổ biến nhất trong xã hội.

Đóng thuế nói chung, hay TTNCN nói riêng là nghĩa vụ của mọi cá nhân sinh sống, làm việc tại Việt Nam, tuy nhiên, trong phạm vi cuốn Cẩm nang này, tác giả đề cập đến các vấn đề liên quan đến TTNCN của cá nhân cư trú, là những cá nhân có các đặc điểm sau:

- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam, trong đó ngày đến và ngày đi được tính là 01 ngày.

Ngày đến và ngày đi được căn cứ vào chứng thực của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trên hộ chiếu (hoặc giấy thông hành) của cá nhân khi đến và khi rời Việt Nam. Trường hợp nhập cảnh và xuất cảnh trong cùng một ngày thì được tính chung là một ngày cư trú.

- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, là nơi cá nhân sinh sống thường xuyên, ổn định không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú (đối với cá nhân là công dân Việt Nam) hoặc là nơi ở thường trú ghi trong Thẻ thường trú hoặc nơi ở tạm trú khi đăng ký cấp Thẻ tạm trú do cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Công an cấp (đối với cá nhân là công dân nước ngoài) hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam, với thời hạn của các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.

Như vậy, trong trường hợp bạn là cá nhân cư trú có những đặc điểm trên đây và bạn có thu nhập, đáng lưu ý nhất là thu nhập từ tiền lương, tiền công nhận được từ người sử dụng lao động, hoặc thu nhập từ hoạt động kinh doanh, không phân biệt thu nhập đó phát sinh trong hay ngoài lãnh thổ Việt Nam, bạn có nghĩa vụ nộp TTNCN cho Việt Nam.

Cũng như đăng ký thuế, trong trường hợp bạn là cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, bạn có thể khai, quyết toán thuế trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay bạn.

2. Quy định và trình tự kê khai thuế thu nhập cá nhân

Thủ tục khai thuế lại được thực hiện theo từng quý. Tuy nhiên, bạn chỉ phải thực hiện thủ tục khai thuế theo quý này nếu bạn là cá nhân cư trú và có thu nhập từ tiến lương, tiền công thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế;

- Thu nhập từ tiến lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.

Nếu bạn có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc trường hợp phải kê khai thuế trực tiếp tại cơ quan thuế, bạn cần phải thực hiện theo trình tự sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai thuế.

Bạn cần chuẩn bị Tờ khai thuế theo mẫu

Bước 2: Nộp hồ sơ.

Sau khi chuẩn bị hổ sơ khai thuế, bạn sẽ nộp hồ sơ này tại Cục Thuế trực tiếp quản lý nơi bạn làm việc hoặc nơi phát sinh công việc tại Việt Nam (trường hợp bạn không làm việc tại Việt Nam).

Lưu ý: Bạn có nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Bước 3: Nhận kết quả.

Sau khi nộp hồ sơ khai thuế, nếu thuộc trường hợp phải nộp TTNCN bổ sung, bạn phải nộp thuế vào ngân sách Nhà nước trong thời gian chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Lưu ý, TTNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần như sau:

3. Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Nếu bạn là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo trừ các trường hợp sau:

- Có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau;

- Có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đổng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị mà có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quần tháng trong năm không quá 10 triệu đồng, đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cẩu thì không quyết toán thuế đối với phần thu nhập này; và

- Được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Nếu thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế đối với thu nhập tù tiền lương, bạn cũng có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện thủ tục này thay bạn trong các trường hợp sau:

- Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm;

- Có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyển quyết toán, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10% mà không có yêu cẩu quyết toán đối với phần thu nhập này; và

- Là NLĐ được điểu chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp.

4. Trình tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Bước 1: Chuẩn bị hổ sơ quyết toán thuế.

Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu

- Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có);

Bạn phải cam kết chịu trách nhiệm vể tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó. Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho bạn do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho bạn mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp, theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp, bạn có thể nộp bản chụp Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản chụp chứng từ ngần hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của bạn.

- Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có);

- Trường hợp bạn nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh vể số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.

Ngoài ra, như đã nói ở trên, bạn có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập nộp thay hổ sơ quyết toán thuế cho bạn. Trong trường hợp này, bạn cần cung cấp cho cơ quan chi trả thu nhập giấy ủy quyền kèm theo bản chụp hóa đơn, chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ.

Sau khi chuẩn bị đủ hổ sơ quyết toán thuế, bạn sẽ nộp hổ sơ này cho cơ quan thuế được xác định sau đầy:

- Cục thuế nơi bạn đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm: Trong trường hợp bạn đã thực hiện khai thuế trực tiếp trong năm.

- Cơ quan thuế quản lý cơ quan chi trả thu nhập cho bạn: Trong trường hợp bạn đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thần tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Nếu bạn có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thần bạn thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.

- Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú): Trong trường hợp: Bạn có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân bạn; hoặc Bạn chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thần ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào; hoặc Bạn có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào.

Lưu ý: Bạn có nghĩa vụ nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Bước 3: Nhận kết quả.

Sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế, nếu thuộc trường hợp phải nộp bổ sung TTNCN, bạn phải nộp thuế vào ngân sách Nhà nước trong thời gian chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hổ sơ quyết toán thuế.

Lưu ý: TTNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công cũng sẽ được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phẩn như sau:

5. Mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

TỜ KHAI QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

(Áp dụng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công)

[01]Kỳ tính thuế: Năm ....... (từ tháng …/… đến tháng…/….)

[02] Lần đầu: [03]Bổ sung lần thứ:

[04] Tên người nộp thuế:…………………..…………………………...................

[06] Địa chỉ: …………………………………….......................................................

[07] Quận/huyện: ..................... [08] Tỉnh/thành phố: ...............................................

[09] Điện thoại:……………..[10] Fax:........................[11] Email: ...........................

[12] Số tài khoản ngân hàng (nếu có):……………...[12a]Mở tại: ………………

[13] Tên đại lý thuế (nếu có):…..……………………............................................

[15] Địa chỉ: ………………………………………………………………………...

[16] Quận/huyện: ...................... [17] Tỉnh/thành phố: ..............................................

[18] Điện thoại: ....................... [19] Fax: ................. [20] Email: ............................

[21] Hợp đồng đại lý thuế: Số: ..................................Ngày:.......................................

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.