Cách hạch toán hoàn thuế TNCN cho nhân viên

1. Nguyên tắc kê khai thuế, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Việc thực hiện kê khái, quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ cần tuân thủ theo quy định tại Công văn 50820/CTHN-TTHT năm 2022

Công thức xác định thuế TNCN: Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất thuế TNCN

Thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
Thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được áp dụng theo biểu thuế toàn phần.
Các khoản thu nhập ngoài tiền lương, tiền công được áp dụng theo biểu thuế toàn phần.

Thuế TNCN không đánh vào những cá nhân có thu nhập thấp. Do đó, khoản thu này sẽ công bằng với mọi đối tượng, góp phần làm giảm khoảng cách chênh lệch giữa các tầng lớp trong xã hội.

Khoản thuế TNCN này đánh vào người lao động có thu nhập cao. Nhưng thông thường doanh nghiệp sẽ khấu trừ số thuế phải nộp sau đó mới chi trả lương cho người lao động. Nguyên tắc kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân như sau:

• Doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc doanh nghiệp được uỷ quyền thực hiện việc kê khai, nộp thuế TNCN theo nguyên tắc khấu trừ tại nguồn, khấu trừ tiền thuế và nộp cho ngân sách nhà nước.
• Doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm tính số tiền thù lao được hưởng, tính thuế TNCN và thực hiện khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân, và nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước. 

Để thực hiện việc kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần tuân theo một số nguyên tắc quan trọng sau đây:

- Nguyên tắc khấu trừ thuế tại nguồn cho doanh nghiệp chi trả thu nhập: Nếu doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc được ủy quyền chi trả thu nhập, họ phải thực hiện việc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân dựa trên nguyên tắc khấu trừ thuế tại nguồn. Điều này có nghĩa là trước khi trả thu nhập cho người lao động, doanh nghiệp phải trích khấu trừ một phần thuế từ số thu nhập này và nộp vào Ngân sách Nhà nước. Điều này giúp đảm bảo rằng người lao động không cần tự thực hiện việc nộp thuế mà đã được doanh nghiệp đại diện thực hiện. Việc thực hiện nguyên tắc khấu trừ thuế tại nguồn có lợi ích quan trọng đối với người lao động. Điều này miễn giảm khả năng sai sót trong việc nộp thuế từ phía người lao động và tạo ra sự thuận tiện cho họ trong quá trình quản lý tài chính cá nhân. Người lao động có thể yên tâm về việc thuế đã được trích khấu trừ một cách chính xác và nộp vào Ngân sách Nhà nước.

- Tính tiền thù lao và tính thuế thu nhập cá nhân: Doanh nghiệp có trách nhiệm tính toán số tiền thù lao mà người lao động được hưởng và sau đó tính toán số thuế thu nhập cá nhân dựa trên mức thuế áp dụng. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và xác định chính xác các khoản thuế cần trích khấu trừ. Khi tính toán số tiền thù lao, doanh nghiệp cần đảm bảo tính đầy đủ các yếu tố liên quan như lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, và bất kỳ khoản phụ trợ nào mà người lao động được hưởng. Việc này đòi hỏi sự minh bạch và rõ ràng trong việc thu thập thông tin về thu nhập của người lao động.

- Khấu trừ thuế và nộp thuế: Sau khi tính thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp phải thực hiện việc khấu trừ thuế từ số tiền thù lao và nộp số tiền thuế này vào Ngân sách Nhà nước. Điều này đảm bảo rằng số tiền thuế được thu thập đúng cách và đúng hạn.

- Cấp "Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập": Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đặc biệt đối với cá nhân có thu nhập cao, họ cần cung cấp "Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập". Đây là một tài liệu xác nhận việc khấu trừ thuế và số tiền thuế đã được trích khấu trừ. Cá nhân sẽ sử dụng chứng từ này để quản lý và quyết toán biên lai thuế theo quy định của pháp luật.

Như vậy, việc tuân thủ các nguyên tắc trên là vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng quy trình kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân được thực hiện một cách chính xác và đúng hạn, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế.

2. Tài khoản sử dụng để hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân: Phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, đã nộp và phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Cụ thể:

3. Cách hạch toán hoàn thuế TNCN cho nhân viên

Căn cứ vào nguyên tắc kế toán tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (tài khoản cấp 1 của TK 3335). Căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3335.

Cách hạch toán khi khấu trừ thuế TNDN

Khi xác định số thuế TNCN phải nộp, doanh nghiệp khấu trừ tại nguồn. Tính trên thu nhập chịu thuế của công nhân viên và người lao động khác, hạch toán:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
• Có TK 3335 – Thuế Thu nhập cá nhân.

Cách hạch toán khi trả thu nhập cho các cá nhân bên ngoài 

Khi chi trả thu nhập cho các cá nhân bên ngoài. Doanh nghiệp phải xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Tính trên thu nhập không thường xuyên chịu thuế theo từng lần phát sinh thu nhập.

– Khấu trừ thuế thu nhập khi chi trả tiền thù lao, dịch vụ thuê ngoài…, hạch toán:

• Nợ các TK 154, 631, 642, 635, … (tổng số phải thanh toán).
• Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng tiền phải thanh toán) (3531).
• Có TK 3335 – Thuế Thu nhập cá nhân (số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ).
• Có các TK 111, 112 (số tiền thực trả sau khi khấu trừ thuế).

– Khấu trừ thuế TNCN khi chi trả các khoản nợ phải trả. Cho các cá nhân bên ngoài có thu nhập, hạch toán

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả).
• Có TK 3335 – Thuế Thu nhập cá nhân (số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ).
• Có các TK 111, 112 (số tiền thực trả sau khi khấu trừ thuế).

Cách hạch toán khi nộp thuế

Khi nộp thuế thu nhập cá nhân vào Ngân sách Nhà nước thay cho người có thu nhập, hạch toán:

• Nợ có TK 3335 – Thuế Thu nhập cá nhân
• Có các TK 111, 112…

Hạch toán thuế TNCN sau quyết toán

Hạch toán quyết toán thuế TNCN cần phải thực hiện cả sau khi quyết toán.
Sau quyết toán, kế toán phải mở sổ theo dõi từng cá nhân. Xem thừa hoặc thiếu số thuế phải nộp trong năm như sau:

Kế toán theo dõi chi tiết từng số thuế nộp thừa, thiếu của từng cá nhân trên sổ phụ, vẫn để số dư trên TK 3335.
Kế toán theo dõi chi tiết số thuế nộp thừa, thiếu của từng cá nhân trên sổ phụ, theo dõi chi tiết trên TK 1388.

• Nợ TK 3335- Thuế thu nhập cá nhân.
• Có TK 1388- Phải trả, phải nộp khác (Chi tiết từng nhân viên).

Đối với những cá nhân sau quyết toán còn thiếu số thuế phải nộp. Kế toán lập phiếu thu, thu thêm số thuế của cá nhân đó và hạch toán:

• Nợ TK 1111
• Có TK 3335, 1388

Khi nộp thuế, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 3335, 138
• Có TK 1111, 1112

4. Cách hạch toán khi nộp thuế thu nhập cá nhân thừa

Nếu để bù trừ với kỳ sau

- Phản ánh tiền thuế thừa để bù trừ

• Nợ TK 3335
• Có TK 138

- Đến khi bù trừ

• Nợ TK 138
• Có TK 3335

Nếu đề nghị hoàn thuế

Doanh nghiệp phải có giấy đề nghị hoàn trả thu NSNN mẫu 01/ĐNHT nộp đến cơ quan thuế

- Phản ánh tiền thuế thừa chờ hoàn về

• Nợ TK 3335
• Có TK 338

- Đến khi hoàn được

• Nợ TK 112
• Có TK 3335

- Khi trả tiền thừa lại cho người lao động

• Nợ TK 338
• Có TK 111, 112

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn cách hạch toán thuế khi mua bán phần mềm từ nước ngoài thanh toán bằng thẻ visa ?. Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, hãy liên hệ ngay đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn