Cách làm giấy ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam

1. Thủ tục làm giấy ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam

Thưa luật sư,  Nếu mẹ tôi làm giẩy uỷ quyền cho cha tôi để được quyền tặng cho tài sản trên cho tôi thì phòng công chứng pháp lý bên đây có chịu không ? Nếu chịu thì thủ tục làm uỷ quyền là như thế nào ?

Mong Luật sư tư vấn giúp tôi !

Trả lời:

Theo Điều 55 Luật công chứng năm 2014 quy định Công chứng hợp đồng ủy quyền :

“1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền”.

Cụ thể, mẹ anh phải công chứng hợp đồng ủy quyền tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của Việt Nam tại quốc gia mà mẹ đang cư trú, sau đó gửi bản gốc hợp đồng ủy quyền đã được công chứng đó về Việt Nam sau đó cha anh sẽ tiếp tục công chứng hợp đồng ủy quyền đó tại văn phòng công chứng tại Việt Nam để hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền được quy định tại Điều 40 Luật công chứng 2014 như sau:

Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

Về việc tặng cho quyền sử dụng đất theo quy định tại điểm a, d Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013 quy định:

"a) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này

d) Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực hiện tại ủy ban nhân dân cấp xã".

Như vậy, để thực hiện việc tặng cho quyền sử dụng đất từ bố mẹ sang con trước tiên bạn và bố mẹ bạn phải đến một tổ chức công chứng trên địa có đất hoặc UBND cấp xã/phường để công chứng/chứng thực hợp đồng tặng cho này. Sau khi có hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất đã được công chứng/chứng thực thì bạn có thể tiến hành thủ tục đăng ký sang tên bạn tại văn phòng đăng ký đất đai, hồ sơ bao gồm:

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

+ Giấy tờ khác, như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu...

Về phần phí và lệ phí phải nộp :

Theo quy định tại khoản 10 Điều 4 Nghị định 45/2011/NĐ-CP Quy định các trường hợp không phải nộp lệ phí trước bạ:

"Nhà, đất nhận thừa kế hoặc là quà tặng giữa: vợ với chồng; cha đẻ, mẹ đẻ với con đẻ; cha nuôi, mẹ nuôi với con nuôi; cha chồng, mẹ chồng với con dâu; cha vợ, mẹ vợ với con rể; ông nội, bà nội với cháu nội; ông ngoại, bà ngoại với cháu ngoại; anh, chị, em ruột với nhau nay được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu".

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về thu nhập được miễn thuế:

“1. Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản giữa vợ với chồng; cha đẻ, mẹ đẻ với con đẻ; cha nuôi, mẹ nuôi với con nuôi; cha chồng, mẹ chồng với con dâu; cha vợ, mẹ vợ với con rể; ông nội, bà nội với cháu nội; ông ngoại, bà ngoại với cháu ngoại; anh, chị, em ruột với nhau.”

Theo đó, khi nộp kèm hồ sơ để thực hiện nghĩa vụ về tài chính bạn cần cung cấp các giấy tờ chứng minh quan hệ mẹ đẻ với con đẻ chẳng hạn như Giấy khai sinh để được miễn thuế thu nhập cá nhân.

2. Thủ tục công chứng chứng thực văn bản ủy quyền

– Theo quy định tại Chương V Luật Công chứng năm 2014, việc công chứng văn bản ủy quyền cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

+ Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó: phiếu ghi rõ thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

+ Hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền dự thảo.

+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp có hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản đó.

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng và giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

– Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP việc chứng thực văn bản ủy quyền theo thủ tục chứng thực như sau:

“Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.”

Tuy nhiên theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các văn bản không được chứng thực chữ ký bao gồm: các giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Văn bản ủy quyền được chứng thực chữ ký theo quy định tại điểm d Khoản 4 Điều 24 là Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Nếu người ủy quyền định lập Giấy ủy quyền có những nội dung về thù lao, nghĩa vụ, chuyển quyền sở hữu tài sản,… thì sẽ không thể thực hiện thủ tục chứng thực mà chỉ thực hiện thủ tục công chứng.

3. Thủ tục cụ thể cho từng hình thức văn bản 

– Trong trường hợp là Giấy ủy quyền thì người ủy quyền chỉ cần nộp hồ sơ và đợi kết quả công chứng hoặc chứng thực.

– Trong trường hợp công chứng Hợp đồng ủy quyền thì bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền ở hai nơi khác nhau:

Theo quy định tại Điều 55 Luật Công chứng năm 2014 quy định về công chứng hợp đồng ủy quyền thì công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia khi công chứng các hợp đồng ủy quyền. Bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng và bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

– Trong trường hợp lập hợp đồng ủy quyền, người ủy quyền phải chuẩn bị các hồ sơ nêu trên, sau đó mang tới cơ quan đại diện, ký trước mặt viên chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, sau đó cơ quan đại diện sẽ chứng vào phần của người ủy quyền. Người ủy quyền sẽ chuyển hồ sơ về Việt Nam để người được ủy quyền đến tổ chức hành nghề công chứng nơi người được ủy quyền đang cư trú để công chứng tiếp vào hợp đồng ủy quyền gốc khi nhận được hồ sơ ủy quyền.

4. Thẩm quyền công chứng hợp đồng ủy quyền tại nước ngoài về Việt Nam

Thẩm quyền về công chứng chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thuộc về cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, có thể là cơ quan đại diện ngoài giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khách được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong hai hình thức: Công chứng văn bản ủy quyền hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền tại một trong các cơ quan nêu trên. Thẩm quyền chứng thực, công chứng văn bản ủy quyền của các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại như sau:

– Theo quy định tại khoản 7 Điều 8 Luật các cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2017 thì cơ quan đại diện nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có nhiệm vụ thực hiện công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận là thành viên; tiếp nhận, bảo quản giấy tờ, tài liệu và đồ vật có giá trị của công dân, pháp nhân Việt Nam khi có yêu cầu và không trái với pháp luật của quốc gia tiếp nhận.

– Theo quy định tại Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 thì việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được quy định như sau: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.”

– Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản thuộc về phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản ủy quyền. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Ngoài ra, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong các hình thức văn bản ủy quyền là hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền. Người ủy quyền cũng có thể lựa chọn công chứng văn bản ủy quyền (công chứng cả chữ ký và nội dung hợp đồng không trái đạo đức, không trái pháp luật) hoặc chứng thực chữ ký trên văn bản ủy quyền (chứng thực chỉ xác nhận chữ ký do đúng người ký, không bảo đảm về nội dung).

Tuy nhiên, cần lưu ý trong trường hợp giấy ủy quyền được lập khi bên ủy quyền đơn phương ủy quyền, không cần có mặt của bên được ủy quyền. Nhưng nếu lập Hợp đồng ủy quyền thì buộc phải thể hiện tên của bên được ủy quyền và có ký tên trên Hợp đồng ủy quyền tại phần “Người được ủy quyền”.

5. Quan hệ của các chủ thể trong hợp đồng ủy quyền 

Trên cơ sở hợp đồng ủy quyền, thì trong trường hợp này người được ủy quyền đại diện cho người ủy quyền thực hiện các hành vi pháp lí trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Vì vậy, đại diện theo ủy quyền có hai mối quan hệ pháp lí cùng tồn tại.

– Quan hệ giữa người ủy quyền và người được ủy quyền. Người được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện các hành vi pháp lí trong phạm vi ủy quyền

– Quan hệ giữa người được ủy quyền với bên thứ ba của giao dịch. Người được ủy quyền với tư cách của người đã ủy quyền giao kết hoặc thực hiện các giao dịch dân sự với người thứ ba. Người được ủy quyền có những quyền và nghĩa vụ nhất định với người thứ ba của giao dịch.

6. Chấm dứt ủy quyền theo luật

Hợp đồng ủy quyền chấm dứt theo các căn cứ chung về chấm dứt hợp đồng. Ngoài ra, hợp đồng ủy quyền có căn cứ chấm dứt riêng trên thực tế

– Hợp đồng ủy quyền chấm dứt khi hết thời hạn

+ Việc ủy quyền phải lập thành văn bản đã xác định rõ thời hạn ủy quyền. Trong thời hạn đó, bên được ủy quyền phải thực hiện xong công việc đã được ủy quyền. Trong trường hợp bên được ủy quyền chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa xong nghĩa vụ của mình vì những lí do khách quan, chủ quan mà việc ủy quyền hết thời hạn thì hợp đồng ủy quyền chấm dứt.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng cảm ơn!