Cách viết email thông báo họp chuyên nghiệp nhất

1. Thông báo mời họp là gì?

Họp là một hoạt động thường xuyên tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc doanh nghiệp hiện nay. Đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ, ít người thì việc thông báo mời họp có thể bằng miệng. Nhưng đối với những tập đoàn lớn, việc họp nhất định phải được chuẩn chỉnh hóa bằng thư mời, có thể là thư trực tuyến (email) hoặc thư gửi trực tiếp đến các cá nhân liên quan. Điều này sẽ làm cho mỗi người sẽ tự ý thức được việc chuẩn bị cho cuộc họp được diễn ra thuận lợi, chu đáo và cũng tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc hơn. Thư mời họp về bản chất là một thông báo về sự kiện cuộc họp sẽ diễn ra sắp tới trong một doanh nghiệp nào đó, có tác dụng thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đó. Những ai nhận được thư mời họp là đối tượng được tham gia cuộc họp hoặc có trách nhiệm triển khai cuộc họp được diễn ra theo đúng lộ trình đã đặt ra. 

Nội dung của thư mời họp sẽ tùy từng cơ quan, doanh nghiệp mà có những quy định cụ thể riêng nhưng thông thường nội dung của một thông báo mời họp sẽ có các thông tin sau:

• Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp được viết ở góc bên trái;
• Quốc hiệu tiêu ngữ phía bên phải;
• Tiêu đề thư mời viết chữ in hoa có dấu và được đặt ở căn chính giữa thư;
• Nội dung của thư mời họp gồm có: Đối tượng được mời (ví dụ: kính gửi tới cán bộ, nhân viên trong công ty), họp về nội dung gì (nội dung cuộc họp), địa điểm và thời gian, các tài liệu cần mang theo (nếu có), ...
• Cuối cùng là chữ ký của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

Về hình thức thì thư mời họp có thể thể hiện dưới dạng văn bản (kể cả dưới dạng văn bản điện tử), bằng miệng và các phương thức khác tùy nhu cầu và đặc thù của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà có hình thức thư mời họp sao cho phù hợp mà không trái với quy định của pháp luật. Hiện nay, việc công nghệ thông tin và mạng xã hội phát triển chính vì thế không hiếm để thấy các thư mời họp thông qua các dạng hình thức này. Bởi tính ưu việt của nó, sự tiện lợi, ít tốn kém công sức, thời gian, chi phí và đặc điểm là đảm bảo tính bảo mật, sự riêng tư của các cuộc họp nội bộ.

2. Cách viết email thông báo họp chuyên nghiệp nhất 

Như đã trao đổi ở trên thì việc gửi thông báo cuộc họp thông qua thư điện tử (email) hiện nay rất phổ biến. Nhưng không phải ai cũng biết cách trình bày nội dung của thông báo cuộc họp sao cho chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý về cách viết email thông báo cuộc họp.

2.1 Cấu trúc cho một email thông báo chuẩn

Bao gồm:

• Tiêu đề của email.
• Địa chỉ email người nhận.
• Lời chào đầu email.
• Nội dung chi tiết của email sẽ có phần mở, thân và kết.
• Chèn thêm ảnh, liên kết hoặc file tập tin đính kèm.
• Chữ ký email, kèm thông tin liên hệ. 

Trước khi viết email thông báo cuộc họp, hãy xác định mục đích chính của email thông báo đó. Ví dụ cuộc họp thường niên của ban lãnh đạo công ty về báo cáo kết quả kinh doanh trong tháng, quý, ...

2.2 Hướng dẫn cách viết

Phần mở đầu của email: Tiêu đề của email thông báo họp phải rõ ràng, tránh tình trạng không ghi tiêu đề hoặc ghi tiêu đề email thông báo họp quá dài. Bên cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay. Đây là quy tắc thông thường khi viết một email vì vậy, hãy luôn nhớ ghi tiêu đề phù hợp, không quá 50 kí tự, tóm tắt nội dung chính của thông báo họp. Lời chào mở đầu email thông báo rất quan trọng, tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Đối với cá nhân có thể trình bày cấu trúc lời chào như từ để chào + tên riêng của người nhận + dấu phẩy. Ví dụ: Chào anh X thân mến, ...

Nội dung ngắn gọn, súc tích: Trình bày nội dung thật cô đọng, dễ hiểu để tiết kiệm thời gian; nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi. Đối với mở đầu thư: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung thông báo về cuộc họp. Đối với thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể mà cuộc họp muốn trao đổi, hướng tới, ... Email thông báo mời họp chỉ ghi phần đề nghị nếu như có yêu cầu người tham dự cuộc họp chuẩn bị một nội dung nào đó, chẳng hạn như bài phát biểu hoặc tiết mục văn nghệ, hài kịch, … Đối với kết thư: Đề cập đến yêu cầu về nhận phản hồi để cho người tổ chức có thể sắp xếp vị trí hoặc ước lượng số lượng người tham dự cuộc họp hoặc đóng góp từ phía người nhận. 

Phần cuối cùng của email thông báo cuộc họp là phần nhắc lại thông tin quan trọng hoặc mời người nhận có bất kỳ thắc mắc, trao đổi nào liên quan đến nội dung cuộc họp. Ví dụ về một phần kết email chuyên nghiệp: Cảm ơn anh đã dành thời gian xem xét email này. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có thể tham gia cuộc họp hoặc có bất cứ thắc mắc nào.

Trong phần chữ ký bao gồm họ tên và chức danh công việc để người nhận có thể nhận ra. Chữ ký trong email rất quan trọng, một chữ ký đúng cách sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của người gửi. Cấu trúc của phần kết cơ bản bao gồm các nội dung sau: lời cảm ơn, họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email, chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại, số điện thoại đang sử dụng, địa chỉ email, phương thức liên hệ khác: Zalo, skype, whatsapp, … 

2.3 Về hình thức của một email thông báo chuyên nghiệp

Cần có là:

• Phần đuôi email nên gắn kết với tên công ty hơn là một địa chỉ @gmail.com bình thường, vì công việc cần sự tin tưởng về chủ thể hợp tác, trong khi gmail lại tạo ra quá đơn giản và phổ biến, thiếu nét đặc thù. Ví dụ: hạn chế sử dụng tên email như "chimsedinang", ...
• Chiều dài mail : tối đa ½ trang A4, ngắn gọn và tập trung vào những vấn đế liên quan.
• Kiểu chữ: với người Việt VNI-Times hoặc Times New Romance được khuyến khích sử dụng, hạn chế dùng những chữ kiểu, hoa hòe sẽ gây khó đọc.
• Màu sắc: tô đậm, in nghiêng hoặc tô màu những nội dung chính như số liệu phân tích, tài chính, thời gian… cũng là cách giúp người đọc thuận lợi nắm bắt thông tin quan trọng. Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu cho nhu cầu này.
• Biểu tượng cảm xúc: Đối với email thông báo họp là liên quan đến sự trịnh trọng và pháp lý, người gửi không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc.
• Tùy nội dung email thông báo họp là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản họp, thông báo họp đại hội đồng cổ đông mới 

3. Mẫu email thông báo họp chuyên nghiệp nhất.

Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp mẫu email thông báo họp, quý khách hàng có thể chỉnh sửa sao cho phù hợp với nội dung và mục đích của mình

>> Tham khảo thêm: Mẫu Thư xin lỗi khách hàng: Cách viết email, công văn xin lỗi

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng liên hệ số Hotline 1900.6162 để được giải đáp. Xin chân thành cảm ơn!